Comment gérer les bénévoles : Guide et bonnes pratiques

Les bénévoles peuvent amplifier considérablement l’impact d’une organisation à but non lucratif, ce qui rend leur gestion efficace cruciale. En tirant parti du temps et des compétences des bénévoles de manière stratégique, les organisations peuvent accomplir leurs missions plus efficacement et étendre leur portée.

Ce guide de gestion des bénévoles explore les stratégies essentielles et les meilleures pratiques pour soutenir divers groupes de bénévoles, en veillant à ce qu’ils contribuent de manière significative à la mission de votre organisation à but non lucratif.

Les bénévoles peuvent être la force dynamique de votre organisation à but non lucratif en alimentant votre mission avec passion et engagement. Les gérer efficacement n’est pas seulement important, c’est essentiel pour réussir. Voyons comment vous pouvez exceller dans la gestion des bénévoles de votre organisation.

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Table des matières

Qu’est-ce que la gestion des bénévoles ?

Éléments de la gestion des bénévoles

Types d’engagement bénévole

Comment gérer les bénévoles dans une organisation à but non lucratif

Pratiques exemplaires en matière de gestion des bénévoles

Comment remercier vos bénévoles

Conclusion sur la gestion des bénévoles

FAQ sur la gestion des bénévoles

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Qu’est-ce que la gestion des bénévoles ?

La gestion des bénévoles est le ciment qui assure la coordination entre les équipes. Le processus de gestion des bénévoles implique le recrutement, le suivi, l’engagement et la mise en place de mesures pour retenir les bénévoles.

Les bénévoles sont les plus grands partisans de votre organisation. Vous voulez qu’ils restent à long terme et travaillent avec la même passion et le même zèle pour la mission. Des mesures appropriées pour gérer les bénévoles permettent d’éviter le roulement des bénévoles, ce qui vous permet d’économiser du temps et des coûts de formation.

Créez une expérience positive pour eux grâce à une stratégie efficace de gestion des bénévoles. Cela donne aux bénévoles un sentiment d’appartenance à votre organisation, les motivant à travailler vers votre vision.

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4 éléments de la gestion des bénévoles

1. Recrutement de bénévoles

Le processus de recrutement de bénévoles consiste à trouver des personnes prêtes et disposées à servir votre organisation à but non lucratif. 

La première étape du recrutement consiste à identifier vos besoins en matière d’embauche de bénévoles. Commencez par évaluer les objectifs et la capacité actuelle de votre organisation. Identifiez les domaines dans lesquels un soutien supplémentaire pourrait améliorer votre impact ou votre efficacité. Vous devez également tenir compte des projets à court terme et des besoins continus pour déterminer où les bénévoles peuvent contribuer le plus efficacement.

Rédigez une description de poste claire pour l’occasion de définir les attentes et d’informer les candidats sur le poste de bénévole. Utilisez différents canaux pour trouver des bénévoles potentiels et assurez-vous également de créer une base de données de bénévoles pour embaucher rapidement en cas de besoin.

Voici quelques détails que vous pouvez mentionner dans la description pour les volontaires potentiels :

• Quel rôle rempliront-ils et quelles sont leurs responsabilités ?
• Le lieu du travail bénévole (à distance ou en personne, et où)
• Les compétences nécessaires pour effectuer efficacement les tâches attendues
• Engagement de temps et disponibilité prévus
• Formation ou orientation requise pour le poste

Utilisez une plateforme de gestion des bénévoles comme POINT ou Bugle pour recruter des candidats. Les plateformes de collecte de fonds proposent souvent des programmes de parrainage ou de parrainage, permettant aux utilisateurs d’inviter leurs amis à se joindre. 

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2. Communications avec les bénévoles

Une communication ouverte avec les bénévoles est essentielle à toutes les étapes du processus de gestion des bénévoles. C’est une voie à double sens qui nécessite des efforts des deux côtés. Encouragez vos bénévoles à partager et à parler de leurs préférences et de leurs besoins.

Mettez en place des canaux de communication pratiques comme Slack ou Microsoft Teams pour communiquer avec les bénévoles pendant et après le travail. Élaborez un plan de communication pour partager des informations importantes et des mises à jour avec les bénévoles. Tenez compte des questions et des commentaires des bénévoles dans votre plan de communication.

Cela profitera à vos bénévoles et leur montrera que vous accordez de l’importance à leurs opinions et à leur bien-être. Les outils de communication automatisés peuvent aider à maintenir les communications avec moins d’efforts. Vous pouvez automatiser les réponses selon vos besoins et utiliser une fonction de planification pour envoyer des bulletins d’information réguliers qui tiennent les bénévoles informés.

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3. Responsabilisation des bénévoles

Responsabiliser les volontaires en leur assignant des rôles adaptés à leurs compétences et à leurs intérêtsCela contribuera à créer une expérience enrichissante pour les personnes impliquées dans le projet.

Offrir des possibilités de formation pour s’assurer que les bénévoles sont prêts à travailler en cas de besoin. Offrir différents types de formation aux bénévoles en fonction de leur talent, de leurs compétences et de leurs intérêts. Par exemple, les rôles de bénévolat virtuel peuvent nécessiter des possibilités de formation à distance. 

Créez des vidéos de formation en ligne, du matériel hors ligne et des ressources pour différents bénévoles. Expliquez-leur leurs rôles et motivez-les de temps en temps. Les faire se sentir habilités à faire le meilleur travail augmentera leur moral et leurs performances.

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4. Reconnaissance des bénévoles

Le dernier élément de la gestion des bénévoles consiste à les récompenser pour leur travail acharné. Exprimez votre gratitude aux bénévoles qui donnent de leur temps et de leur énergie à votre organisation à but non lucratif. 

Montrez aux bénévoles que votre organisation valorise vraiment leurs compétences et leur éthique de travail.

De nombreuses organisations remercient les donateurs mais oublient d’apprécier les bénévoles, qui sont essentiels à leur travail continu. Montrez votre gratitude à vos bénévoles en offrant des cadeaux ou des notes de remerciement. Reconnaître leurs efforts renforce les relations.

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Types d’engagement bénévole

Volontariat événementiel 

Le bénévolat événementiel consiste à aider à soutenir, planifier, organiser et gérer des événements tels que des collectes de fonds, des festivals communautaires, des galas de collecte de fonds et des compétitions, entre autres. Les rôles et responsabilités principaux d’un bénévole d’événement peuvent inclure :

• Marketing
• Vente de billets d'événements
• Mobiliser les donateurs
• Supervision et sécurité
• Envoi de demandes de dons
• Nettoyage après l’événement
• Suivis avec des notes de remerciement et des formulaires de rétroaction

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Volontariat de compétences

La comptabilité, le travail juridique ou les relations publiques nécessitent une assistance basée sur les compétences. Les personnes ayant de l’expérience dans ces domaines et les compétences appropriées peuvent faire du bénévolat pour votre organisation.

Cette implication peut être ponctuelle ou à long terme, selon la relation de bénévolat et son intérêt.

Certaines organisations ont du mal à trouver des ressources et recherchent des bénévoles ayant des compétences spécialisées pour combler les lacunes de l’expertise de votre organisation. Ces bénévoles apportent leur expertise professionnelle pour construire, améliorer et étendre la capacité d’une organisation à servir leur communauté.

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Bénévolat à long terme

Le bénévolat à long terme repose sur des relations solides et durables entre le bénévole et l’organisation. Il s’agit d’un partenariat de projet engagé et continu avec des attentes claires. 

Les personnes qui se sentent profondément liées à une cause peuvent s’engager dans le bénévolat à long terme. Ils veulent voir l’impact et la différence que leur contribution contribue à apporter à la communauté.

Bien que peu de bénévoles s’engagent à long terme, ceux qui le font sont des atouts précieux pour votre organisation à but non lucratif. 

Avec un programme de fidélisation des bénévoles réfléchi et engageant, vous pouvez transformer des bénévoles occasionnels en bénévoles durables. Organisez un événement annuel ou hebdomadaire d’appréciation des bénévoles et montrez votre gratitude pour l’initiative des bénévoles. Cela peut maximiser les chances que les gens restent dans votre organisation à but non lucratif. 

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Bénévolat administratif

Les bénévoles administratifs peuvent faire gagner beaucoup de temps et de ressources aux organisations à but non lucratif en gérant des tâches telles que la saisie de données, la réponse aux appels et la tenue des dossiers. Cela permet au personnel de se concentrer sur les activités essentielles de la mission

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6 rôles d’un gestionnaire de bénévoles dans des organisations à but non lucratif

1. Organisation des opérations de volontariat

Un gestionnaire de bénévoles agit en tant que coordonnateur qui travaille en étroite collaboration avec les bénévoles. Ils évaluent les compétences des bénévoles et leur assignent les tâches les mieux adaptées à leurs compétences. 

Les gestionnaires s’engagent régulièrement avec les bénévoles. Comprendre leurs forces et leurs faiblesses permet aux gestionnaires de bénévoles de tirer le meilleur parti des bénévoles. 

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2. Planification des quarts de travail des bénévoles 

Vous pouvez avoir suffisamment de bénévoles, mais si vous ne gérez pas et ne mettez pas les bonnes personnes au travail, la mission risque de ne pas obtenir les résultats souhaités. Un gestionnaire de programme de bénévolat efficace évalue les besoins du projet et assure une couverture adéquate des bénévoles pour chaque projet.

Les gestionnaires de programmes de bénévolat évaluent les préférences et la disponibilité des bénévoles. Avec les bons outils de planification, la gestion des bénévoles peut être facile.

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3. Recruter et former des bénévoles 

Les gestionnaires de bénévoles embauchent et forment également des bénévoles. Ils publient des offres d’emploi, trient les candidatures, sélectionnent les candidats et intègrent les nouveaux membres de l’équipe. Les gestionnaires gèrent le processus d’embauche de bout en bout. Ils fournissent une formation et des ressources pour doter les bénévoles des compétences et des connaissances nécessaires à leurs rôles.

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4. Développer les ressources bénévoles nécessaires 

Un logiciel de gestion des bénévoles peut aider les bénévoles à se familiariser avec les tâches et à travailler efficacement. Les ressources aident les bénévoles à obtenir les instructions nécessaires et à travailler de manière indépendante sans l’intervention d’un gestionnaire. 

Ces ressources peuvent inclure des modules de formation, des manuels d’apprentissage et des manuels pour les bénévoles.

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5. Communiquer les données sur les bénévoles 

Le signalement est une partie essentielle des responsabilités d’un gestionnaire de bénévoles. Les organisations à but non lucratif ont besoin d’informations à jour sur leurs bénévoles pour planifier des événements, gérer des budgets et allouer des ressources. 

Les gestionnaires responsables suivent les données sur les bénévoles, telles que les enquêtes de satisfaction, les moyennes d’efficacité, les taux d’engagement et de rétention et les chiffres d’optimisation des ressources.

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6. Travailler avec d’autres gestionnaires

Les gestionnaires de bénévoles coordonnent avec d’autres chefs de service et gestionnaires. Ils travaillent avec les gestionnaires d’autres programmes de bénévolat et coordonnent avec d’autres gestionnaires pour déployer efficacement les bénévoles dans divers projets.

Comprendre les objectifs de la campagne et suivre les progrès sont les principales responsabilités du gestionnaire.

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Pratiques exemplaires en matière de gestion des bénévoles

1. Préparez un processus d’orientation approfondi 

Votre processus d’orientation permet aux bénévoles de faire connaissance avec votre organisme. Décrivez un processus d’orientation simple qui couvre les responsabilités. Incluez des détails tels que la mission, les politiques et les directives de votre organisation à but non lucratif. 

Le processus clarifie les rôles des bénévoles et les aide à se fondre dans l’organisation. Il jette des bases solides pour un programme de bénévolat positif et productif.

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2. Communiquez les attentes

Décrire ce que votre organisation à but non lucratif attend des bénévoles leur permet de répondre plus facilement à vos besoins.

Créez un document avec les exigences de base du poste dans le cadre de votre programme de bénévolat. Par exemple:

• Doit s’engager à consacrer au moins cinq heures par semaine pendant au moins trois mois
• Solides compétences en communication pour interagir avec les clients, les donateurs et le public
• Expérience de la saisie de données, du classement, des tâches de base en tenue de livres, etc.

La clarté est essentielle pour attirer les bons bénévoles et s’assurer qu’ils sont préparés et fiables. 

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3. Faites attention aux préférences des bénévoles

Tenir compte des préférences du bénévole aide à reconnaître sa valeur. Utilisez votre logiciel de gestion des bénévoles pour suivre les préférences de vos bénévoles lors de l’attribution du travail bénévole, de la planification et du choix des canaux de communication.  

Cela aide à établir une relation saine avec les bénévoles. Plus vous faites preuve de réactivité envers les bénévoles, plus ils sont susceptibles de continuer à faire du bénévolat pour votre organisation. Tenez compte des commentaires des bénévoles pour comprendre l’évolution de leurs besoins et de leurs préférences.

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Comment remercier vos bénévoles

Une note de remerciement formelle peut souligner que vous appréciez ce qu’ils apportent à la table et que vous reconnaissez leurs efforts. 

Voici d’autres façons de montrer votre gratitude aux bénévoles :

• Écrivez une lettre de remerciement officielle
• Envoyez-leur une carte pour leur anniversaire
• Donnez-leur des dédicaces sur les réseaux sociaux 
• Appelez-les personnellement pour les remercier
• Créer des certificats de participation
• Organiser des événements d’appréciation des bénévoles chaque année
• Construisez un mur de bénévoles au Temple de la renommée
• Mettez en avant les bénévoles dans votre newsletter 
• Créez des publications sur les réseaux sociaux pour partager leur réussite ou une histoire d’impact mettant en valeur leur contribution
• Créer un tableau de reconnaissance des bénévoles pour souligner les efforts extraordinaires
• Offrir aux bénévoles des occasions d’assumer des rôles de leadership
• Travailler avec les entreprises et les magasins locaux pour offrir des rabais aux bénévoles
• Invitez les bénévoles et leurs familles à des événements de réseautage et à des fêtes

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Conclusion sur la gestion des bénévoles

Les organisations à but non lucratif comptent sur des personnes dévouées prêtes à consacrer leur temps, leurs compétences et leurs efforts. Une gestion efficace des bénévoles est cruciale pour maximiser l’impact de ces précieux contributeurs à la mission de votre organisation à but non lucratif. Encouragez la communication, formez-les bien, reconnaissez leurs efforts et donnez-leur de l’espace pour grandir. 

Bien que la gestion des bénévoles soit cruciale, la collecte de fonds reste un défi majeur pour de nombreuses organisations à but non lucratif, en particulier avec les coûts de plateforme impliqués. Fournissez les bonnes ressources à vos bénévoles pour organiser des collectes de fonds réussies. Envisagez d’utiliser Zeffy, une plateforme de collecte de fonds 100 % gratuite, pour compléter vos efforts de bénévolat et maximiser l’impact de votre organisation.

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FAQ sur la gestion des bénévoles

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