Un guide pour la planification de la succession des organisations à but non lucratif : Assurer le bon fonctionnement de votre petit organisme à but non lucratif

Si vous dirigez une petite organisation à but non lucratif, vous avez probablement six casquettes, vous faites des heures supplémentaires non rémunérées et vous tenez l'ensemble des opérations dans votre tête. L'idée de prendre du recul peut sembler impensable.

Voici ce qu'on ne vous dit pas : la planification de la relève pour les petites organisations à but non lucratif ne consiste pas à embaucher des cadres fantaisistes ou à mettre en place des programmes de leadership d'entreprise. Que se passe-t-il lorsque vous êtes le gardien du mot de passe, celui qui retient les donateurs et la personne qui sait où tout se trouve ?

La réalité est brutale. Les recherches montrent que 95 % des dirigeants d'organisations à but non lucratif s'inquiètent de l'épuisement professionnel et que 60 % d'entre eux déclarent se sentir "épuisés" à la fin de chaque journée de travail. Les petites organisations sont particulièrement vulnérables car elles dépendent d'une ou deux personnes clés.

Vos relations personnelles sont les relations avec les donateurs, et la plupart des connaissances essentielles se trouvent dans un seul cerveau.

La planification de la relève pour les petites organisations à but non lucratif ne consiste pas à se remplacer soi-même. Il s'agit de développer la résilience afin que votre mission survive, que vous soyez épuisé, malade ou que vous deviez simplement prendre du recul.

Dans ce guide, vous trouverez des étapes pratiques, des calendriers et des stratégies éprouvées pour créer un plan de succession pour les petites organisations à but non lucratif qui permettra à votre organisation de rester forte pendant les périodes difficiles.

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Table des matières :

Qu'est-ce qu'un plan de succession pour les organisations à but non lucratif ?

5 raisons pour lesquelles les petites organisations à but non lucratif ne peuvent pas se permettre de ne pas avoir de plan de succession

Ce que doit contenir votre plan de succession pour les organisations à but non lucratif - 10 points essentiels

Calendrier du plan de succession pour les organisations à but non lucratif

Qui fait quoi dans les plans de succession des petites organisations à but non lucratif ?

6 étapes simples pour la planification de la succession dans les petites organisations à but non lucratif

Dernières réflexions sur la planification de la relève dans les organisations à but non lucratif

FAQ sur la planification de la relève dans les organisations à but non lucratif

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Qu'est-ce qu'un plan de succession pour les organisations à but non lucratif ?

Pour les petites organisations à but non lucratif, un plan de succession n'a rien à voir avec le développement du leadership au sein de l'entreprise ou avec les comités de gouvernance. Il s'agit de répondre à une question terrifiante : Qu'adviendra-t-il de votre mission si vous ne pouvez plus la mener à bien ?

Un plan de succession réaliste pour les petites organisations à but non lucratif couvre trois scénarios de base :

• Sauvegarde en cas d'urgence:
  Quelqu'un qui peut accéder à votre compte bancaire, payer les factures et alerter le reste de votre cercle de direction - cofondateur, membre du conseil d'administration ou bénévole de confiance - si vous n'êtes soudainement pas disponible. Cette personne n'a pas besoin de gérer des programmes ou de rédiger des demandes de subvention ; elle doit simplement veiller à ce que les lumières restent allumées pendant quelques semaines.
• Couverture temporaire:
  Un plan pour savoir qui s'occupera de vos principales responsabilités si vous devez vous retirer pendant quelques mois. Il peut s'agir d'un membre du conseil d'administration qui se charge de la communication avec les donateurs, d'un bénévole qui gère les opérations quotidiennes ou d'un partenariat avec une autre organisation à but non lucratif pour maintenir les programmes.
• Transition organisationnelle:
  Si vous décidez de quitter définitivement l'entreprise, que faut-il faire ? Il s'agit notamment de transférer les relations, de trouver quelqu'un pour prendre la relève (si possible) ou de prendre la décision difficile de mettre fin aux activités de manière responsable.

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5 raisons pour lesquelles les petites organisations à but non lucratif ne peuvent pas se permettre de ne pas avoir de plan de succession

1. Il protège contre la crise du point de défaillance unique

Les petites organisations à but non lucratif dépendent généralement d'une seule personne qui détient toutes les relations, tous les mots de passe et toutes les connaissances institutionnelles. Lorsque cette personne part soudainement, l'organisation peut s'effondrer en quelques semaines. 

Les études montrent que les organisations à but non lucratif dont les fondateurs sont autocratiques et égocentriques ne survivent pratiquement jamais lorsque le dirigeant se retire, car tout passe par une seule personne.

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2. Elle préserve les relations profondément personnelles avec les donateurs

Contrairement aux grandes organisations à but non lucratif, où les donateurs donnent pour l'institution, les donateurs des petites organisations à but non lucratif donnent souvent parce qu'ils vous font personnellement confiance. Ils connaissent votre nom, votre histoire et votre passion. 

En l'absence d'un plan de transition, les donateurs disparaissent en même temps que vous. Un plan de succession permet d'initier progressivement les donateurs à votre mission, au-delà de votre personnalité.

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3. Il empêche le cauchemar du "gardien du mot de passe".

Vous avez probablement accès à des informations bancaires, à des identifiants de connexion à des sites web, à des mots de passe de portail de subventions et à des numéros de téléphone de membres du conseil d'administration stockés sur vos comptes personnels. Si quelque chose vous arrive, votre équipe ne peut même pas accéder aux outils opérationnels de base. Il ne s'agit pas d'une question de gouvernance, mais d'une question de survie de l'organisation.

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4. Il met fin à la dérive de la mission lorsque vous êtes débordé

Les fondateurs de petites associations s'épuisent souvent parce qu'ils n'ont personne à qui déléguer. Tout le monde dépend de vos décisions, de votre approbation et de votre expertise. 

Un plan de succession de base vous oblige à documenter les processus et à former d'autres personnes. Cela permet de réduire la charge de travail quotidienne et d'éviter l'épuisement qui conduit à une mauvaise prise de décision.

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5. Il renforce la crédibilité auprès des bailleurs de fonds qui s'inquiètent de la durabilité.

Les bailleurs de fonds et les donateurs s'interrogent de plus en plus sur la viabilité des organisations. Ils veulent savoir ce qui se passe si vous êtes renversé par un bus. 

Les petites organisations à but non lucratif qui peuvent démontrer qu'elles ont mis en place un plan de continuité du leadership, même s'il ne s'agit que d'un plan de base, ont plus de chances de recevoir un financement. Cela s'explique principalement par le fait qu'elles semblent plus stables et gérées de manière professionnelle.

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Ce que doit contenir votre plan de succession pour les organisations à but non lucratif - 10 points essentiels

Les petites organisations s'appuient souvent sur une poignée de personnes clés, généralement le directeur général, le président du conseil d'administration et le responsable du développement ou du programme. Voici comment les petites équipes peuvent élaborer un plan solide sans le compliquer à l'excès :

1. Dressez la liste de tous les rôles essentiels :
   ‍Liste despersonnes qui gèrent les programmes, paient les factures, répondent aux donateurs, publient des informations sur les réseaux sociaux et établissent des rapports.
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2. Nommez un remplaçant en cas d'urgence :
   Choisissez quelqu'un qui peut atteindre la banque, couvrir les dépenses et alerter votre cercle de direction - cofondateur, membre du conseil d'administration ou quelqu'un d'autre.
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3. Centralisation des identifiants :
   Stockez les identifiants bancaires, CRM, de sites Web et de portails de subventions dans un dossier partagé et sécurisé.
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4. Classez les documents clés :
   Ajoutez les statuts, les polices d'assurance, les contrats de vente et les lettres de l'IRS ou de l'ARC dans le même dossier.
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5. Rédigez les tâches récurrentes :
   Notez les dates de paie, les échéances des subventions et les cycles de reporting afin de ne rien oublier.
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6. Formation croisée des coéquipiers :
   Assurez-vous qu'au moins deux personnes, membres du personnel, du conseil d'administration ou bénévoles, savent comment s'acquitter de chaque tâche essentielle.
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7. Mettre en place des garde-fous en matière de dépenses :
   Autorisez à l'avance qui peut signer des chèques ou approuver des paiements en ligne et dans quelles limites.
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8. Rédigez un plan de communication sur 30 jours :
   Précisez qui envoie des courriels aux donateurs, met à jour les canaux sociaux et rassure les partenaires pendant la transition.
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9. Réviser et tester chaque année :
   Ajoutez le plan à l'ordre du jour annuel du conseil d'administration ; conservez-le sous forme de Google Doc pour faciliter les mises à jour.
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10. Tirez parti d'outils tout-en-un :
    Des plateformes comme Zeffy centralisent vos données de collecte de fonds, vos formulaires de don et vos outils de campagne en un seul endroit - ainsi, si quelqu'un part, rien n'est perdu.

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Calendrier du plan de succession pour les organisations à but non lucratif

La planification de la succession n'a pas besoin d'être compliquée, en particulier pour les petites organisations à but non lucratif disposant d'un personnel limité. L'essentiel est de hiérarchiser les urgences, d'assurer une formation polyvalente à votre équipe et de revoir votre plan chaque année. Voici un calendrier pratique pour rester prêt sans surcharger votre organisation.

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Court terme (0-6 mois) : Se préparer aux situations d'urgence

Les petites organisations à but non lucratif sont particulièrement vulnérables aux changements soudains de direction. Le risque augmente si le directeur exécutif (DE) a plusieurs casquettes. Votre plan d'urgence doit être un document d'une à deux pages qui répond aux questions suivantes

• Qui prend le relais en cas de départ soudain ou d'indisponibilité du DE ?
• Qui peut signer les chèques ou accéder au compte bancaire ?
• Qui informe le conseil d'administration, les bailleurs de fonds et les donateurs ?
• Où sont stockés les documents clés et les mots de passe ?

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À moyen terme (6 à 12 mois) : Identifier les talents internes et leur donner une formation polyvalente

Vous n'avez pas besoin d'un département RH complet pour renforcer la résilience de vos dirigeants. Identifiez plutôt quelques membres de l'équipe, du conseil d'administration ou des bénévoles qui pourraient intervenir en cas de besoin. Ensuite :

• Assurer une formation croisée du personnel sur les rôles de chacun, même dans les très petites équipes.
• Documenter les principales responsabilités pour chaque fonction de direction (par exemple, collecte de fonds, communication avec le conseil d'administration, supervision des programmes).
• Associez les dirigeants émergents à des mentors du conseil d'administration ou à des directeurs généraux sortants pour un accompagnement informel.

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Long terme (12 mois et plus) : Développer et intégrer des leaders

Si vous prévoyez une transition de la direction au cours de l'année ou des deux années à venir (par exemple, le départ à la retraite d'un fondateur), commencez à formaliser votre projet :

• Un plan d'intégration léger pour le prochain directeur général ou cadre supérieur
• Une équipe de soutien ou un comité du conseil d'administration pour gérer la transition
• Activités régulières de partage des connaissances (comme l'observation, la rédaction de SOP ou des exercices de planification de scénarios)

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Examens continus : Maintenir la pertinence du plan

Considérez la planification de la relève comme un processus continu et non comme une tâche ponctuelle. Passez en revue votre plan d'urgence et votre pipeline de dirigeants une fois par an, idéalement au cours de l'année :

• Retraites de planification stratégique
• Évaluations annuelles du DE
• Intégration des nouveaux membres du conseil d'administration

Ajoutez un rappel de calendrier pour que votre équipe examine le plan, le mette à jour et confirme les sauvegardes chaque année.

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Qui fait quoi dans les plans de succession des petites organisations à but non lucratif ?

Dans les petites organisations non lucratives, il n'y a pas de département des ressources humaines ni de comité de gouvernance. Il y a des gens qui portent plusieurs casquettes et qui essaient de faire fonctionner les choses. Voici qui s'occupe de la planification des successions :

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6 étapes simples pour la planification de la succession dans les petites organisations à but non lucratif

1. Dressez la carte de vos fonctions critiques (et non de vos rôles)

Cessez de penser aux titres des postes. Faites plutôt la liste de ce qui permet à votre association de fonctionner : qui rédige les demandes de subvention, gère les relations avec les donateurs, s'occupe des finances, dirige les programmes et gère les crises. Dans la plupart des petites associations, vous faites de 4 à 6 de ces tâches. Notez ce qui se passerait si vous ne pouviez pas faire chacune de ces tâches pendant un mois.

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2. Identifiez vos 3 relations les plus importantes

Votre association dépend probablement d'une poignée de personnes clés : votre plus grand donateur, votre bénévole le plus fiable, un membre du conseil d'administration qui vous soutient ou un partenaire de la communauté. Ces relations vous sont souvent personnelles. 

Réfléchissez à la manière d'initier progressivement ces personnes à votre mission, au-delà de votre simple personnalité.

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3. Documenter les éléments de base qui vous maintiennent en vie

Oubliez le développement du leadership. Concentrez-vous sur la survie pratique : 

• Où sont vos mots de passe ?
• Qui peut accéder à votre compte bancaire ?
• Quelles sont les dates limites pour l'octroi des subventions ?
• Où se trouve votre liste de donateurs ?

Créez un document simple que quelqu'un pourrait utiliser pour faire fonctionner les choses pendant 30 jours sans vous.

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4. Formez une personne qui sera votre remplaçant

Il ne s'agit pas de préparer un successeur. Choisissez une personne (membre du personnel, bénévole fiable ou membre du conseil d'administration) qui pourrait s'occuper temporairement de vos tâches les plus importantes. Cette personne n'a pas besoin de tout savoir. Elle doit juste en savoir assez pour éviter un désastre.

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5. Prévoir le pire des scénarios

Que se passe-t-il si vous partez et que personne ne peut vous remplacer ? De nombreuses petites organisations à but non lucratif sont confrontées à cette réalité. Documentez la manière de mettre fin aux activités de manière responsable : comment restituer les fonds de subvention inutilisés, transférer les relations avec les clients, céder les actifs et informer les parties prenantes. Il ne s'agit pas d'abandonner, mais d'être responsable.

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6. Mettez votre plan à jour lorsque la vie change

Revoyez votre plan de succession deux fois par an. Lorsque des personnes clés partent, lorsque votre rôle change, lorsque vous vous sentez épuisé ou lorsque votre organisation se développe. Restez simple - un document Google que vous mettez à jour vaut mieux qu'un plan sophistiqué qui reste inutilisé.

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Dernières réflexions sur la planification de la relève dans les organisations à but non lucratif

Pour les petites organisations à but non lucratif, la planification de la relève ne consiste pas à mettre en place une machine de gestion des ressources humaines, mais à protéger la mission lorsque des difficultés surviennent.

Qu'il s'agisse d'une démission soudaine, d'une urgence familiale ou d'une retraite bien méritée, les transitions en matière de leadership peuvent soit freiner vos progrès, soit mettre en évidence votre résilience. Qu'est-ce qui fait la différence ? Un plan clair, simple et revu régulièrement.

N'attendez pas le départ d'une personne clé pour vous rendre compte que personne d'autre n'a le login, ne connaît vos principaux donateurs ou ne peut approuver les dépenses. Même un plan léger - un document Google avec des noms, des sauvegardes et des mots de passe - peut donner à votre équipe la confiance nécessaire pour faire avancer les choses.

Plus important encore, la planification de la succession ne consiste pas à remplacer des personnes, mais à préserver un objectif.

Zeffy vous aide à rester prêt. En centralisant vos outils de collecte de fonds, vos dossiers de donateurs et vos données d'événements sur une plateforme 100 % gratuite, Zeffy garantit que lorsque des transitions se produisent, votre élan ne s'arrête pas.

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FAQ sur la planification de la relève dans les organisations à but non lucratif