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Toute organisation à but non lucratif est confrontée à des risques qui peuvent perturber son travail, comme une mauvaise gestion financière, des problèmes de conformité ou des crises inattendues. En l'absence d'un plan de gestion des risques approprié, ces perturbations peuvent nuire à votre mission et avoir un impact sur votre réputation.
Une gestion efficace des risques des organisations à but non lucratif vous aide à identifier, évaluer et contrôler les risques afin de protéger votre organisation et d'assurer ses missions.
Dans ce guide, nous vous proposons des étapes pratiques pour gérer les risques de manière intelligente afin que votre association puisse rester résistante à tous les obstacles.
L'importance de la gestion des risques pour les organisations à but non lucratif
La gestion stratégique des risques constitue l'épine dorsale du fonctionnement durable des organisations à but non lucratif, leur permettant de remplir leurs missions tout en protégeant leurs ressources, leur réputation et leurs relations.
Une approche bien conçue de la gestion des risques ne se contente pas de prévenir les problèmes, elle crée des opportunités de croissance et d'innovation.
Les principaux avantages d'une gestion efficace des risques sont les suivants
Amélioration de l'impact de la mission: En identifiant et en traitant les obstacles potentiels à un stade précoce, votre association peut consacrer davantage de ressources au service des bénéficiaires et moins à la gestion de la crise.
Renforcement de la confiance des parties prenantes: La démonstration d'une gestion proactive des risques renforce la confiance des donateurs, des bénévoles et des partenaires communautaires.
Amélioration de l'affectation des ressources: La compréhension de votre environnement de risque permet de prioriser les investissements dans les domaines les plus importants pour votre mission.
Une plus grande résilience organisationnelle: Les organisations à but non lucratif bien préparées peuvent s'adapter rapidement aux défis et maintenir la continuité des services en cas d'événements inattendus.
Une meilleure prise de décision: L'évaluation des risques fondée sur des données fournit des informations précieuses pour la planification stratégique et l'élaboration de programmes.
Ces avantages créent une base plus solide pour le succès à long terme de votre association et son impact sur la communauté.
4 bonnes pratiques pour une stratégie efficace de gestion des risques des organisations à but non lucratif
1. Identifier les risques
La première étape de l'élaboration d'une stratégie de gestion des risques pour votre association consiste à identifier les problèmes spécifiques à votre organisation. Analysez tous les aspects de vos activités afin d'identifier les zones vulnérables.
L'équipe dirigeante, le personnel et les membres du conseil d'administration peuvent donner des indications sur les risques critiques et récurrents. Avec leur aide, examinez les activités, les finances et les programmes de votre association pour repérer les risques. Par exemple, recherchez les lacunes dans les processus, tels que la sollicitation des donateurs, la gestion des donateurs et l'organisation d'événements.
L'examen des incidents passés peut aider à prévoir avec plus de précision les vulnérabilités futures. Demandez régulièrement l'avis des parties prenantes telles que les bénévoles, les donateurs et les membres de la communauté.
2. Évaluer, analyser et hiérarchiser les risques
Utilisez des outils tels qu'une matrice d'évaluation des risques des organisations à but non lucratif pour décider des risques à traiter en priorité. Deux questions simples permettent de hiérarchiser la gestion :
Quelle est la probabilité que le risque se réalise ?
Quel dommage pourrait-il causer ?
Les risques les plus probables et les plus graves - comme les violations de données exposant des informations sensibles sur les donateurs - doivent être traités immédiatement. D'autres risques moins probables ou moins importants, tels que des retards dans la publication d'informations dans les médias sociaux, peuvent simplement être surveillés et traités au fur et à mesure qu'ils se produisent.
Pensez également aux risques inhérents à votre organisation à but non lucratif. Par exemple, si votre association dépend d'un grand donateur pour la majeure partie de son financement, les risques associés à la perte de ce donateur sont importants. Abordez ces questions en priorité afin d'éviter les répercussions sur le moral des bénévoles, les promesses de la mission et la confiance des donateurs.
3. Atténuation et contrôle des risques
Une fois que les organisations à but non lucratif savent sur quels risques elles doivent se concentrer, l'étape suivante consiste à les gérer et à les réduire en se coordonnant avec l'équipe et en décidant d'une stratégie globale de gestion des risques.
Commencez par déterminer si le problème concerne l'ensemble de l'organisation ou si des équipes spécifiques peuvent le résoudre. Mettez en place des procédures opérationnelles standardisées (POS) soulignant le rôle et le calendrier de chaque membre impliqué dans le processus de gestion des risques.
Ensuite, les procédures de contrôle interne visant à protéger les finances et les opérations doivent être définies. Par exemple, le fait que deux personnes approuvent les dépenses importantes permet d'éviter les fraudes. Complétez les efforts de votre équipe par un logiciel de comptabilité à but non lucratif sécurisé afin de protéger les informations relatives aux donateurs et d'assurer un suivi plus précis des transactions financières.
Envisagez de faire réaliser des audits par des tiers afin de garantir la conformité légale du statut d'exonération fiscale et d'éviter les amendes.
4. Suivi et examen des risques
Vérifier régulièrement l'efficacité de vos stratégies de gestion des risques vous aide à faire évoluer vos plans au fur et à mesure que vous vous développez et que vous prenez de nouvelles initiatives. Pour garder une longueur d'avance sur les risques potentiels et vous adapter à l'évolution des tendances des organisations à but non lucratif, communiquez fréquemment avec votre équipe de gestion des risques et vérifiez les analyses de performance.
Les auto-évaluations permettent également de comprendre l'impact des politiques actuelles et de détecter les lacunes avant qu'elles ne deviennent des problèmes majeurs.
Par exemple, l'examen des processus financiers et des pratiques en matière de sécurité des données peut montrer si vos systèmes de cryptage de la vie privée se renforcent. Des risques plus simples, comme le manque de compétences au sein de l'équipe et leur impact, peuvent également être atténués grâce à des examens réguliers.
7 types courants de risques à éviter pour les organisations à but non lucratif
1. Violations de données et risques liés à la cybersécurité
Les organisations à but non lucratif stockent souvent des informations sensibles sur les donateurs, ce qui en fait une cible pour les cyberattaques.
À mesure que la dépendance à l'égard des plateformes numériques augmente, des risques tels que le phishing et les ransomwares peuvent entraîner des fuites de données sur les donateurs et des fraudes dans les transactions. L'investissement dans un système sécurisé et la formation régulière de votre équipe peuvent contribuer à prévenir ces problèmes.
2. L'instabilité financière
Les ralentissements économiques ou les changements de priorités des donateurs peuvent réduire les financements. Les organisations à but non lucratif qui dépendent de sources de financement limitées, telles qu'une seule subvention ou quelques grands donateurs, sont particulièrement vulnérables. Une stratégie de financement diversifiée est essentielle pour gérer ce risque financier.
L'évolution des lois et le durcissement des réglementations posent des problèmes aux organisations à but non lucratif, notamment en ce qui concerne le statut d'exonération fiscale ou les exigences en matière de rapports. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes, la perte du statut et la rupture de la confiance des donateurs. Des examens juridiques réguliers permettent aux organisations à but non lucratif de rester en conformité.
En raison de la concurrence avec les entreprises à but lucratif, il est devenu plus difficile pour les organisations à but non lucratif d'attirer et de conserver des employés qualifiés. Un taux de rotation élevé, une formation médiocre et l'épuisement du personnel peuvent compliquer le fonctionnement des organisations à but non lucratif.
Envisagez d'offrir des avantages sociaux équitables et des programmes de formation en libre-service pour réduire le malaise des employés et renforcer les équipes.
5. Atteinte à la réputation
Des erreurs telles qu'une mauvaise communication, l'utilisation de termes discriminatoires et l'ajout de frais cachés sur les dons peuvent ternir la réputation de votre association et affaiblir les relations avec les donateurs. De solides stratégies de communication avec les donateurs et des politiques internes claires peuvent aider à gérer et à réduire ces risques.
6. Risques stratégiques liés à l'adoption des technologies
La technologie peut améliorer le fonctionnement des organisations à but non lucratif, mais l'utilisation d'outils obsolètes ou la mauvaise mise en œuvre de nouveaux systèmes peuvent causer plus de dommages que d'avantages. Ces problèmes peuvent être évités en dispensant une formation et en veillant à ce que les nouveaux outils soient sécurisés et fonctionnent sans heurts.
Les catastrophes naturelles et le changement climatique posent des défis aux organisations à but non lucratif, en particulier à celles qui travaillent dans le domaine de l'aide aux sinistrés ou dans des zones à haut risque. Créez des plans d'urgence, prévoyez des ressources supplémentaires, formez une équipe de secours pour éviter les pertes et, enfin, renforcez régulièrement les capacités de gestion du stress de votre équipe.
Téléchargez notre liste de contrôle gratuite sur la gestion des risques pour les organisations à but non lucratif
Grâce à l'automatisation, RiskWatch améliore la rapidité et la précision de l'évaluation des risques et de la documentation. Ses tableaux de bord en temps réel vous aident à suivre toutes les activités et à recevoir des alertes précoces en cas de risques financiers ou d'engagement potentiels.
2. LogicManager
LogicManager est conçu pour suivre et gérer tous les types de risques financiers au sein de votre organisation. Il vous permet de rassembler toutes les données relatives aux risques en un seul endroit et vous aide à rester prêt pour les audits ou les défis inattendus.
3. Ostendio
Ostendio offre une plateforme intégrée de sécurité et de gestion des risques conçue pour renforcer les opérations commerciales et les chaînes d'approvisionnement. Elle permet aux organisations d'élaborer, d'exploiter et de présenter l'ensemble de leur programme de sécurité sur une plateforme unique. Parmi les fonctionnalités, citons la gestion des tâches de conformité en temps réel, l'évaluation des risques des fournisseurs et les capacités d'audit collaboratif.
4. ZenGRC
ZenGRC protège les organisations à but non lucratif des risques juridiques en leur fournissant une plate-forme centrale pour suivre la conformité avec les lois sur les organisations à but non lucratif. Il organise les documents importants, surveille les tâches pour s'assurer que rien n'est oublié et simplifie les audits en gardant tout en un seul endroit.
5. Résolveur
Resolver fournit une plateforme complète d'intelligence du risque qui rassemble toutes les données sur le risque, les analyse dans leur contexte et détaille l'impact réel de chaque risque sur l'entreprise. Elle permet une collaboration au sein de l'entreprise pour que les équipes comprennent parfaitement leurs risques et l'efficacité des contrôles.
6. Riskonnect
Riskonnect offre une plateforme unifiée pour gérer les risques et la conformité au sein d'une organisation. Elle fournit des données et des analyses en temps réel, permettant aux entreprises de prendre rapidement des décisions éclairées. La plateforme offre une visibilité des risques, une conformité rationalisée et des outils de reporting permettant de suivre les progrès et d'identifier les tendances.
Dernières réflexions sur la gestion des risques des organisations à but non lucratif
La gestion des risques est essentielle pour les organisations à but non lucratif afin de protéger leur mission, leurs ressources et leur réputation.
Bien qu'il soit impossible d'éliminer tous les risques, une stratégie claire vous permet de relever efficacement les défis et de rester concentré sur vos objectifs. Des examens réguliers, des politiques claires et une approche proactive aident les organisations à garder une longueur d'avance sur les nouveaux défis.
La plateforme de collecte de fonds 100% gratuite de Zeffy peut soutenir vos efforts en gérant en toute sécurité les paiements des donateurs et en protégeant les données sensibles. En utilisant des solutions fiables, votre organisation à but non lucratif peut rester concentrée sur sa mission tout en minimisant les risques potentiels.
FAQ sur la stratégie de gestion des risques des organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif courent parfois le risque de perdre des informations importantes lorsque des membres du personnel ou des bénévoles clés quittent l'organisation. Il peut être difficile d'assurer le bon fonctionnement des choses si elles ne disposent pas de documents clairs sur leur fonctionnement, comme les processus, les programmes et les politiques.
Pour éviter cela, les associations doivent mettre à jour régulièrement leurs manuels internes et prévoir des plans en cas de départ d'une personne. En procédant ainsi, votre association peut maintenir la cohérence et la qualité de son travail, même en cas de changement.
Les informations erronées concernant une association peuvent se propager rapidement et nuire à sa réputation. Pour éviter cela, les organisations à but non lucratif doivent surveiller ce qui se dit sur elles en ligne et corriger immédiatement toute information erronée.
Elles doivent mettre en place un plan d'intervention en cas de malentendus ou d'affirmations erronées. Ce plan consiste notamment à désigner une personne chargée de s'adresser au public et à veiller à ce que les messages diffusés soient clairs et cohérents.
Le départ soudain d'un dirigeant d'une organisation à but non lucratif peut entraîner des problèmes de gestion. Pour se prémunir contre ce risque, les organisations à but non lucratif doivent disposer d'un plan d'action en cas de départ d'un responsable.
Ce plan doit comprendre des étapes claires pour la transition, comme la formation d'autres membres de l'équipe pour assumer les fonctions du dirigeant pendant qu'un nouveau dirigeant est trouvé. Cela permet d'assurer le bon fonctionnement de l'association et de réduire le risque de confusion pendant le changement.
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