Une gestion efficace des subventions peut faire ou défaire l'impact d'une organisation à but non lucratif. De la recherche d'opportunités au suivi des échéances en passant par le respect des règles, le processus de gestion des subventions submerge souvent les organisations qui tentent d'obtenir un financement vital pour leur mission.
Les logiciels de gestion des subventions sont devenus essentiels pour les organisations à but non lucratif modernes, transformant les processus de subvention complexes en flux de travail rationalisés.
Dans cet article, nous examinerons les caractéristiques et les avantages des différents systèmes de gestion des subventions afin de vous aider à obtenir les meilleures subventions pour votre association.
7 meilleurs outils de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif
- Foundant GrantHub Pro
- Gestionnaire du cycle de vie des subventions
- Salesforce Nonprofit Cloud
- Instrumentl
- Grantseeker (anciennement Fluxx Grantseeker)
- Demandeur de subvention AmpliFund
- GEMS
Pourquoi un système de gestion des subventions est-il important pour les organisations à but non lucratif ?
Le logiciel de gestion des subventions est un outil qui aide les organisations à gérer l'ensemble du processus de demande et de gestion des subventions. Il facilite le suivi des demandes, des échéances et des sources de financement.
Ces outils permettent aux associations de stocker des documents importants, de suivre les budgets et de contrôler les dépenses, ce qui leur permet de voir facilement combien d'argent il leur reste et de s'assurer qu'elles l'utilisent correctement.
Avantages de l'utilisation d'un outil de gestion des subventions
- Suivi centralisé des subventions: Suivi de toutes les subventions en un seul endroit, de la demande à la clôture.
- Gestion automatisée des délais: Ne manquez jamais les dates critiques grâce aux rappels intégrés
- Conformité renforcée: Restez au fait des exigences en matière de rapports et des lignes directrices en matière de dépenses
- Amélioration de la collaboration: Permettre aux membres de l'équipe de travailler ensemble de manière transparente sur les applications
- Une meilleure allocation des ressources: Suivre l'utilisation du budget et éviter les dépenses excessives
- Augmentation des taux de réussite: Tirer des enseignements des demandes antérieures et améliorer les demandes futures
- Gain de temps: Réduction de la saisie manuelle des données et des tâches administratives
- Des décisions fondées sur des données: Générer des informations à partir des performances passées pour guider la stratégie
- Rapports simplifiés: Créez rapidement des rapports professionnels pour les parties prenantes
- Réduction des risques: Maintenir des pistes d'audit et assurer une documentation appropriée
7 meilleurs outils de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif
1. Foundant GrantHub Pro
Foundant GrantHub Pro est un outil de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif et les consultants. Il aide les organisations à trouver et à gérer plus facilement les subventions. Ce logiciel est particulièrement utile pour les gouvernements nationaux, locaux et tribaux, les établissements d'enseignement et les organismes de santé.
2. Salesforce Nonprofit Cloud
SalesforceNonprofit Cloud for Grantmaking associe la gestion des subventions à la gestion de la relation client (CRM). Cet outil aide les organisations à but non lucratif à gérer les dons, les programmes et les résultats en un seul endroit. Il est hautement personnalisable et offre des fonctions de reporting complètes.
3. Gestionnaire du cycle de vie des subventions
Grant Lifecycle Manager est un outil basé sur le cloud qui rationalise l'ensemble du processus d'octroi de subventions, en aidant les fondations à gérer les activités de financement en toute sécurité.
4. Instruments
Instrumentl aide les organisations à but non lucratif à trouver et à suivre les subventions, en utilisant un système d'appariement intelligent pour mettre en relation les organisations avec les meilleures opportunités de financement. Le logiciel fournit également des rappels pour les tâches et les échéances, aidant ainsi les utilisateurs à rester organisés.
5. Grantseeker (anciennement Fluxx Grantseeker)
Grantseeker est un outil facile à utiliser pour gérer les subventions et vous aide à suivre les demandes, les paiements et les échéances pour que tout soit organisé. Il dispose également d'une fonction de recherche performante pour trouver de nouvelles sources de financement, ce qui simplifie le processus de recherche de subventions et le rend plus efficace.
6. AmpliFund Grant Seeker
AmpliFund Grant Seeker est conçu pour gérer les subventions, en vous aidant à suivre facilement les échéances et la conformité des rapports. Il vous permet de rester organisé tout au long du processus de subvention, ce qui en fait un outil idéal pour les agences gouvernementales, locales et d'État, les organisations à but non lucratif, les établissements d'enseignement et les organisations de soins de santé.
7. GEMS
Le logiciel de gestion des subventions GEMS a été développé par des rédacteurs de demandes de subventions qui comprennent les défis de l'organisation. Il vous permet de contrôler la gestion avant et après l'attribution de la subvention. L'outil génère également des rapports instantanés et vous aide à analyser rapidement les résultats.
Les 10 principales caractéristiques à rechercher dans les outils de gestion des subventions
1. Interface conviviale
Une plateforme de gestion des subventions doit privilégier la facilité d'utilisation grâce à une navigation claire, des flux de travail simples et une complexité minimale. L'interface doit aider les utilisateurs :
- Trouver rapidement les informations clés grâce à des structures de menu logiques
- Effectuer des tâches courantes sans formation approfondie
- Accéder à des tableaux de bord visuels qui mettent en évidence les mesures importantes
- Naviguer entre les fonctionnalités de manière fluide et sans confusion
Recherchez des logiciels qui mettent l'accent sur la clarté et la simplicité tout en conservant des fonctionnalités puissantes.
2. Contrôles d'accès
La sécurité est essentielle pour les organisations à but non lucratif. Choisissez un logiciel qui offre des autorisations basées sur les rôles, permettant aux membres de l'équipe d'accéder uniquement aux informations nécessaires à leur rôle.
L'authentification multifactorielle ajoute une couche supplémentaire de sécurité, en demandant aux utilisateurs de fournir plus d'une forme de vérification avant d'accéder aux données sensibles.
Ensemble, ces fonctionnalités contribuent à protéger les informations importantes de votre organisation, à réduire le risque de violation des données internes et à garantir que seules les personnes compétentes ont accès aux documents sensibles.
3. Outils de conformité et d'audit
L'outil doit disposer de pistes d'audit et de journaux du système de gestion des subventions pour assurer le suivi des actions, ce qui facilite les audits internes et externes.
Les certifications de sécurité de tiers, comme la conformité SOC-2, permettent également de confirmer que le logiciel a mis en place des mesures de sécurité solides.
4. Suivi des subventions
Le logiciel de gestion des subventions doit vous permettre de fixer et de gérer plusieurs échéances pour chaque subvention afin que vous ne manquiez pas de dates importantes. Le suivi du budget en temps réel vous aide à respecter les règles financières tout en vous permettant d'établir des rapports précis sur les dépenses.
5. Gestion des applications
Une plateforme de gestion des subventions transforme la manière dont les organisations traitent leurs demandes de subventions du début à la fin. Les solutions modernes proposent des bibliothèques de documents centralisées où les équipes peuvent stocker et accéder à des modèles, des documents d'appui et des demandes antérieures couronnées de succès.
Les meilleurs systèmes remplissent automatiquement les champs communs à toutes les applications, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs, tandis que les listes de contrôle intégrées et le suivi des progrès permettent de s'assurer qu'aucun élément essentiel n'est oublié au cours du processus de soumission.
6. Rapports et analyses
Le logiciel doit vous permettre de créer des rapports personnalisés sur les activités de subvention, les taux de réussite et les sources de financement, ce qui vous aidera à comprendre les performances de votre organisation.
Les tableaux de bord permettent d'afficher clairement les données clés, ce qui facilite la visualisation des chiffres importants. De plus, la possibilité de partager et de programmer des rapports permet de tenir votre conseil d'administration et vos parties prenantes informés de vos progrès.
7. Gestion des donateurs et des bailleurs de fonds
Il est très important d'établir des relations solides avec les donateurs et les bailleurs de fonds.
Le logiciel doit vous aider à créer des profils pour chaque donateur et bailleur de fonds afin que vous puissiez facilement suivre vos interactions avec eux. Il doit également vous permettre de stocker des messages et des notes importants, ce qui peut vous aider à mieux gérer vos relations et à découvrir de nouvelles possibilités de subventions.
8. Intégrations
La véritable puissance d'un logiciel de gestion des subventions réside dans sa capacité à se connecter à vos outils et systèmes existants.
Les plateformes modernes doivent s'intégrer de manière transparente à votre logiciel de comptabilité pour assurer le suivi des subventions, se synchroniser avec votre CRM pour gérer les relations avec les bailleurs de fonds et se connecter aux systèmes de calendrier pour respecter les délais.
Recherchez un logiciel qui offre à la fois des intégrations natives avec des outils populaires pour les organisations à but non lucratif et un accès à l'API pour des connexions personnalisées.
9. Fonctionnalités de collaboration
Les outils de collaboration sont importants pour aider les membres de l'équipe à travailler ensemble sans heurts sur les demandes de subvention et les projets. Les espaces de travail partagés permettent à plusieurs utilisateurs d'accéder à des documents et de les modifier simultanément.
Les fonctions de communication, telles que la messagerie intégrée ou les forums de discussion, facilitent le travail d'équipe en permettant de poser des questions et de partager des informations.
10. Assistance à la clientèle
Une bonne assistance à la clientèle permet de résoudre rapidement les problèmes ; recherchez un logiciel qui offre des ressources de formation, comme des didacticiels et des guides, afin que votre équipe puisse apprendre à l'utiliser efficacement.
Une aide réactive est également importante ; choisissez un logiciel qui offre une assistance rapide en cas de besoin afin que votre équipe puisse tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.
Choisir le bon logiciel de gestion des subventions pour votre association
- Assister à une démonstration : Réservez une démonstration personnalisée pour explorer les capacités du logiciel en temps réel. Préparez des scénarios spécifiques de votre processus de subvention et évaluez dans quelle mesure la plateforme s'aligne sur votre flux de travail.
- Lisez les commentaires : Lisez les avis des utilisateurs sur des sites tels que Capterra ou G2. Ces avis vous donnent des indications sur les personnes qui ont utilisé le logiciel.
- Évaluer les fonctionnalités : Identifiez les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin, comme le suivi du budget et les rapports.
- Vérifiez les intégrations : Déterminez si le logiciel s'intègre bien aux outils que vous utilisez déjà, tels que votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou de comptabilité. Une intégration transparente permet de gagner du temps et d'éviter les pertes de données.
- Évaluez l'assistance : Examinez les options d'assistance à la clientèle disponibles et vérifiez si elles offrent un service de chat en direct, une assistance par courrier électronique ou une assistance téléphonique.
- Examinez la tarification : Comparez les plans tarifaires et assurez-vous qu'ils correspondent à votre budget tout en répondant à vos besoins.
- Impliquez votre équipe : Demandez l'avis des membres de l'équipe qui utiliseront le logiciel. Leurs commentaires peuvent mettre en évidence les fonctionnalités importantes dont ils ont besoin et les difficultés qu'ils prévoient.
Derniers mots sur les logiciels de gestion des subventions
Le choix du bon logiciel de gestion des subventions est un investissement crucial pour l'avenir de votre association, car il permet de rationaliser les opérations, d'améliorer la collaboration et d'obtenir davantage de fonds pour votre mission.
Que vous soyez une petite organisation à but non lucratif débutant son parcours dans le domaine des subventions ou une organisation bien établie cherchant à mettre à niveau ses systèmes, concentrez-vous sur la recherche d'un logiciel correspondant à vos besoins spécifiques et à votre trajectoire de croissance.
