Comment organiser une tombola en ligne : 11 étapes faciles pour les collecteurs de fonds

Les tombolas sont une excellente activité de collecte de fonds pour les associations caritatives, les écoles, les clubs et les groupes à but non lucratif. Elles attirent de nouveaux donateurs, font connaître votre association et permettent de collecter rapidement des fonds.

Les tombolas en ligne sont de plus en plus populaires aujourd'hui, certaines collectivités locales autorisant même la vente et le tirage de billets de tombola en ligne.

Mais avant d'aller plus loin, définissons les différences entre une tombola en ligne et une bonne vieille tombola en personne.

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Qu'est-ce qu'une tombola en ligne ?

Une tombola en ligne est similaire à une tombola traditionnelle, mais au lieu de se dérouler en personne avec des billets physiques, elle se déroule, vous l'avez deviné, en ligne. Dans une tombola en ligne, les participants achètent des billets électroniques par l'intermédiaire d'une plateforme de collecte de fonds ou de tombola en ligne pour avoir une chance de gagner.

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Les avantages de la vente de billets de tombola en ligne sont les suivants :

• Vous pouvez créer des billets de tombola en ligne sans vous soucier des coûts d'impression.

• Vous pouvez atteindre un public plus large.

• Les billets de tombola numériques sont faciles à conserver.

• Un événement de collecte de fonds en ligne permet d'atteindre plus de donateurs et d'augmenter le nombre de billets achetés.

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Comment organiser une tombola en ligne en 11 étapes faciles

La meilleure façon d'organiser une tombola sur l'internet est de commencer. Mais, comme pour la plupart des choses, le plus difficile est de savoir comment commencer (et non pas de vendre des billets). (Heureusement, nous sommes là pour vous aider.

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Étape 1 : Connaître les lois sur les tombolas en vigueur dans votre région

Avant d'organiser une tombola, nous vous recommandons de vérifier la législation en vigueur dans votre province ou votre État. La plupart des juridictions autorisent les organisations à but non lucratif et les organismes de bienfaisance à organiser des tombolas pour collecter des fonds au profit de leur cause, mais elles ne sont pas aussi nombreuses à les autoriser à organiser des tombolas en ligne.

Nous avons commencé une série d'articles sur les règles et réglementations relatives aux tombolas et aux loteries dans chaque province du Canada et dans chaque État des États-Unis. (Il s'agit d'un travail en cours ! Si votre province ou votre état n'y figure pas, faites-le nous savoir et nous nous mettrons au travail).

Vous pouvez également consulter les règles de la tombola américaine par État.

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Étape 2 : Assurez-vous que votre association est éligible

Au Canada et aux États-Unis, les provinces et les États qui autorisent l'organisation de tombolas ne le font généralement que pour les organisations à but non lucratif ou les organismes de bienfaisance enregistrés ayant le statut 501(c)3, etc.

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Il vaut la peine de vérifier auprès de votre gouvernement local si votre organisme sans but lucratif est admissible. Cependant, les exigences légales dans la plupart des provinces et des États sont les suivantes :

• Vous pouvez commencer si votre association a le statut 501(c)3 ou est un organisme de bienfaisance enregistré au Canada (T3010).

• Si vous êtes un organisme à but non lucratif enregistré dans votre État ou votre province sans le statut 501(c)3 ou T3010, vous êtes probablement en règle, mais cela vaut la peine de vérifier à nouveau.

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Étape 3 : Choisissez le type de collecte de fonds par tirage au sort que vous souhaitez organiser

En fonction de votre public, vous pouvez choisir votre stratégie de collecte de fonds en tant qu'organisation à but non lucratif. Si les gens connaissent bien votre mission, vous voudrez peut-être maximiser vos revenus pour faire avancer votre mission, et donc opter pour une tombola. Si vous souhaitez atteindre des personnes motivées principalement par le prix, il est préférable d'organiser une tombola 50-50!

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Quelques facteurs à prendre en compte :

• Comment allez-vous principalement vendre des billets ?

• Y aura-t-il plusieurs prix ?

• Les billets groupés sont-ils une option pour vous aider à collecter des fonds ?

• Quelle plateforme de tombola peut faciliter l'organisation de votre événement de collecte de fonds ?

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Étape 4 : Remplir et soumettre tous les formulaires requis et inclure toutes les informations et frais supplémentaires.

Il n'y a pas grand-chose à ajouter à cette section, mais nous vous recommandons de lire l'intégralité de la demande avant de commencer à la remplir. Lisez ou regardez le guide pratique si votre province ou votre État en possède un.

Si c'est la première fois que vous faites une demande, il est également conseillé de prendre contact avec votre administration locale. Elles pourront peut-être vous donner quelques conseils ou même vous aider à remplir le formulaire de demande.

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Étape 5 : Attendez votre confirmation 

Ce point est important. Les États qui exigent une licence ou un permis pour organiser une tombola ne plaisantent pas. Demandez donc votre licence ou votre permis bien à l'avance. La plupart des États exigent un délai de 30 jours, certains de 60 jours et quelques-uns de 90 jours.

Quoi qu'il en soit, n'organisez pas votre tombola avant d'avoir obtenu votre licence ou votre permis. (Soyez particulièrement attentif au nombre, à la taille et au type de tombola que votre permis ou votre licence vous autorise à organiser.

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Étape 6 : Contacter les entreprises locales pour leur demander des prix et des sponsors

Pour organiser une tombola réussie, vous aurez besoin de sponsors et de prix de qualité ! Nous vous recommandons de contacter les donateurs actuels et les entreprises locales.

Lorsque vous tendez la main, présentez l'opportunité comme une collaboration en mettant l'accent sur ce qu'elle apporte à l'entreprise. Vous faites de la publicité gratuite pour l'entreprise ; elle n'a plus qu'à offrir un prix !

Tous les prix ne doivent pas être des marchandises - il peut s'agir de services, d'expériences, de cartes-cadeaux ou de paniers-cadeaux à thème !

Lorsque vous cherchez des lots pour une tombola, il est important de faire preuve de créativité et de faire appel à l'ensemble de votre communauté - plus les lots sont excitants, plus les gens voudront participer.

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Étape 7 : Créer un site web de tirage au sort en ligne

Il existe quelques plateformes payantes de collecte de fonds qui peuvent vous aider à organiser votre tombola en ligne.

Même si votre province ou votre État ne vous autorise pas à vendre des billets de tombola en ligne, la plupart d'entre eux peuvent vous aider à suivre les billets vendus, à envoyer des courriels et des bulletins d'information, à afficher les règles et les règlements, à présenter vos prix, etc.

Mais il n'existe qu'une seule plateforme de tombola en ligne 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif: Zeffy.

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Étape 8 : Veillez à ce que vos billets de tombola virtuels contiennent les bonnes informations

La plupart des provinces et des états ont des exigences minimales en ce qui concerne les éléments devant figurer sur vos billets en ligne. La solution de tombola en ligne de Zeffy génère automatiquement des billets de tombola que vous pouvez facilement personnaliser.

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En général, il est bon d'inclure :

• Espace réservé au nom et à l'adresse postale du détenteur du billet.

• L'adresse web où vous afficherez le(s) numéro(s) gagnant(s).

• La période de temps pendant laquelle le numéro gagnant sera affiché.

• Un numéro de téléphone que les détenteurs de billets peuvent appeler pour vérifier le numéro gagnant.

• Votre numéro de licence.

• Le numéro du billet.

• Le nom de votre organisation à but non lucratif tel qu'il figure sur votre licence.

• La date, l'heure et le lieu du tirage au sort.

• Le prix des billets. (Le coût des billets individuels et des paquets de billets).

• Une description du ou des prix principaux et des articles de la tombola.

• Date(s) d'augmentation ou de diminution du prix du billet.

• Le mot "tombola".

• Imprimez sur chaque billet une mention indiquant que le détenteur du billet n'a pas besoin d'être présent pour gagner le prix.

• Toutes les règles internes.

• N'oubliez pas d'ajouter les logos des sponsors !

Ce modèle est un excellent exemple. N'hésitez pas à vous en inspirer pour créer le vôtre, et consultez notre article sur la création de billets de tombola!

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Étape 9 : Commencer à vendre et à distribuer les billets de tombola

De nos jours, la vente en ligne et en personne est un excellent moyen de faire passer le message. (N'oubliez pas que chaque billet a besoin d'un numéro de série, ce qui signifie que si vous voulez une loterie avec un mélange de billets en ligne et de billets papier, les billets doivent être numérotés dans l'ordre).

Zeffy propose des formulaires de billetterie pour les tombolas et les loteries, faciles à utiliser et 100 % gratuits, qui vous permettent de personnaliser et de vendre davantage de billets de tombola. L'utilisation de la plateforme Zeffy vous permet de créer un formulaire de billetterie personnalisé pour la vente de billets en ligne et/ou de billets imprimés séparés. Vous pouvez également intégrer les données des acheteurs que vous collectez lors des ventes en personne et connecter votre profil Zeffy à d'autres applications ou services que vous utilisez.

En fonction des règles établies par votre organisme de réglementation, vous pouvez être autorisé à vendre vos billets de tombola uniquement en ligne et hors ligne ou, dans certains cas, uniquement hors ligne.

Zeffy peut vous aider avec toutes ces options ! Nous pouvons générer et envoyer des billets de tombola aux participants, ou vous pouvez simplement utiliser la plateforme pour aider les gens à acheter des billets. Tout dépend de la réglementation en vigueur dans votre province et du type de tombola que vous organisez.

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Étape 10 : Faites la promotion de vos tirages au sort en ligne

Une fois que vous avez tout mis en place, vous devez trouver des personnes pour participer !

• Contactez les donateurs actuels et passés.

• Ciblez des groupes au sein de votre communauté qui pourraient être intéressés à s'impliquer davantage dans votre cause.

• Contactez les entreprises locales pour promouvoir vos collectes de fonds par tirage au sort.

• Partagez la tombola sur les plateformes de médias sociaux. (Facebook, sur votre site web, etc.)

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Et, comme toujours, les histoires vraies sont très appréciées. Ainsi, si vous avez organisé des tombolas ou des loteries dans le passé, suscitez l'enthousiasme des gens en partageant les histoires des anciens gagnants ! Racontez ce qu'ils ont fait de leurs lots et comment l'argent récolté a été utilisé pour réaliser la mission de votre organisation.

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Étape 11 : Soumettre le rapport de tombola de votre association après la fin de la tombola

Nous savons que la dernière chose que l'on souhaite, c'est un surcroît de paperasserie. Mais la plupart des provinces et des États exigent des organisations à but non lucratif qu'elles soumettent des formulaires d'enregistrement spécifiques et qu'elles conservent tout ce qui a trait aux tombolas pendant au moins trois ans.

En particulier si vous utilisez un générateur de nombres aléatoires pour sélectionner les numéros de billets gagnants, veillez à saisir toutes les informations dont vous aurez besoin.

La plupart des plateformes de tombola en ligne vous permettent de suivre les ventes de billets, les noms, les adresses, les prix, etc. Ainsi, même si votre État n'autorise pas la vente de billets de tombola en ligne, c'est toujours une bonne idée de vous équiper d'une plateforme ou d'un site web de tombola pour vous aider dans vos efforts de collecte de fonds.

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Les 3 meilleures plateformes de tombola en ligne

Votre plateforme de tombola en ligne peut vous aider à créer une expérience d'achat de billets et à partager des prix alléchants depuis les médias sociaux jusqu'à votre site web. Nous allons dresser ici la liste de nos plateformes préférées (à part Zeffy, évidemment). (Mis à part Zeffy, évidemment.) Ce qu'il faut garder à l'esprit lors du choix de votre solution de billetterie en ligne pour les événements et les tombolas :

• La tarification (creusez pour trouver les frais cachés)

• Les caractéristiques

• Les solutions (s'agit-il uniquement d'une tombola ou pouvez-vous l'utiliser pour toutes vos activités de collecte de fonds ?)

• Législation sur les tombolas (Est-il facile de rester en conformité ?

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Zeffy : La seule solution de tombola en ligne 100% gratuite pour les organisations à but non lucratif

Vous savez que nous aimons Zeffy. Et vraiment, qu'est-ce qu'il y a à ne pas aimer ? Il est 100% gratuit pour les organisations à but non lucratif - nous couvrons même les frais de transaction par carte de crédit. De plus, notre plateforme de tombola gratuite peut aider votre association à planifier vos événements de tombola en ligne.

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Nos fonctions de tirage au sort facilitent l'organisation de votre tirage au sort en ligne :

• Créez un formulaire simple à ajouter à votre site web de tombola.

• Générer et envoyer automatiquement des billets de tombola en ligne.

• Acceptez tous les types de paiement sans payer aucun frais.

• Personnalisez les formulaires et les billets de tombola de votre association.

• Restez en contact avant, pendant et après votre événement.

• Exporter des rapports.

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Zeffy ne se contente pas d'offrir une solution de tombola ; nous sommes une plateforme de collecte de fonds en ligne entièrement gratuite et complète qui offre :

• Billetterie

• Dons

• Campagnes pair-à-pair

• Gestion des donateurs

• eCommerce

• Membres et adhésions

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Givesmart peut vous aider à inspirer et à engager vos donateurs

Givesmart est une autre excellente option pour les organisations à but non lucratif à la recherche d'une plateforme complète de collecte de fonds.

L'inconvénient : La tarification de Givesmart n'est pas très transparente. Ils facturent des frais de transaction (3,5 - 4 % + 0,30 $ / transaction), mais leur plateforme et leurs paiements mensuels ne sont pas rendus publics.

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Givebutter a aidé des organisations à but non lucratif à collecter plus d'un milliard de dollars.

Givebutter a connu une croissance rapide au cours des deux dernières années. Sa liste de solutions est impressionnante et, si vos donateurs sont généreux, elle peut vous coûter moins cher que d'autres plateformes payantes.

Les inconvénients : Givebutter prétend être gratuit, mais certains frais cachés peuvent vous surprendre.

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La tarification : Si les pourboires optionnels sont activés, l'option de base ne comporte pas de frais de plateforme. Si les conseils optionnels sont désactivés, Givebutter facture :

• 1% Formulaires de don

• 3 % Page de collecte de fonds

• 5% Evénement/enchère

• 2,9 % + 0,30 $ par transaction

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Givebutter Plus offre une tarification basée sur les contacts à partir de 29 $ par mois, plus les frais de 2,9 % + 0,30 $ par transaction.

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Exemple de tombola en ligne

Vous n'êtes toujours pas convaincu que la solution de tombola en ligne de Zeffy est adaptée à votre association ? Les Grands Frères et Grandes Sœurs de St. Thomas-Elgin utilisent la solution de tirage au sort de Zeffy depuis plus d'un an et ont déjà économisé 1 791 $ en ne payant pas de frais.

Ils ont été tellement satisfaits de Zeffy qu'ils utilisent chaque année davantage de nos solutions gratuites de collecte de fonds.

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Questions fréquemment posées : Vente de billets de tombola

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