Formulaire W-9 pour les organisations à but non lucratif : Un guide complet sur la conformité et la déclaration

Il arrive que votre association travaille avec d'autres entreprises ou individus pour remplir sa mission - comme lorsqu'un refuge pour animaux s'associe à une clinique vétérinaire pour des services médicaux.

Les organisations peuvent même solliciter l'expertise de votre association, par exemple lorsqu'un district scolaire vous demande des conseils sur les pratiques durables. Ces partenariats s'accompagnent d'exigences spécifiques en matière de rapports, et l'une d'entre elles est le formulaire W-9 de l'IRS - un document simple que votre association doit soit remplir, soit demander à vos partenaires commerciaux.

Dans ce blog, nous examinerons en détail ce qu'est le formulaire W-9, y compris les instructions étape par étape pour le remplir correctement. 

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Table des matières

Qu'est-ce que le formulaire W-9 et pourquoi les organisations à but non lucratif en ont-elles besoin ?

Quand les organisations 501(c)(3) doivent-elles remplir un formulaire W-9 ?

Procédure en 7 étapes pour remplir un formulaire W-9 pour votre organisation à but non lucratif

Comment soumettre le formulaire W-9

Dernières réflexions sur le formulaire W-9

FAQ sur le formulaire W-9 pour les organisations à but non lucratif

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Qu'est-ce que le formulaire W-9 et pourquoi les organisations à but non lucratif en ont-elles besoin ?

Le formulaire W-9, officiellement appelé "Request for Taxpayer Identification Number and Certification" (demande de numéro d'identification du contribuable et de certification), aide les organisations à but non lucratif à collecter les numéros d'identification fiscale (NIF) des entrepreneurs et des entreprises avec lesquels elles travaillent. Les organisations à but non lucratif utilisent ces informations pour remplir le formulaire 1099, qui déclare les revenus divers à l'IRS. 

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Le formulaire W-9 est conservé en interne par votre organisation et n'est pas soumis à l'IRS. Il sert à prouver que vous avez recueilli des informations exactes sur le contribuable, nécessaires à l'établissement du formulaire 1099, et constitue une vérification légale des détails fournis.

Par exemple, si vous engagez un graphiste pour les campagnes de marketing de votre association et que vous lui versez plus de 600 $ par an, vous aurez besoin d'un formulaire W-9 dûment rempli pour établir le formulaire 1099-NEC lors de la déclaration d'impôts.

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Quand les organisations 501(c)(3) doivent-elles remplir un formulaire W-9 ?

1. Vous travaillez avec un entrepreneur

Lorsque vous travaillez avec un entrepreneur et que vous lui versez plus de 600 dollars, vous devez lui demander un formulaire W-9 au lieu de le remplir vous-même. Ce formulaire contient des informations telles que le NIF et l'adresse postale de l'entrepreneur - informations que vous devrez inclure dans le formulaire 1099, ainsi que le montant que vous lui avez versé. 

Avant de demander unformulaire W-9, consultez les"Instructions pour le demandeur du formulaire W-9" afin de déterminer quand vous devez collecter le TIN d'un entrepreneur.

Si vous travaillez avec cet entrepreneur depuis longtemps, vous pouvez continuer à utiliser le formulaire W-9 qu'il vous a précédemment soumis. Il est important de vérifier régulièrement si ses informations sont toujours exactes - en cas de changement d'adresse ou de TIN, vous devrez obtenir un nouveau formulaire W-9 de sa part.

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2. Vous travaillez en tant qu'entrepreneur 

Si votre association fournit des services à d'autres organisations, celles-ci peuvent vous demander un formulaire W-9. 

Par exemple, si votre association environnementale offre aux entreprises locales des services de formation rémunérés sur les pratiques durables, ces entreprises auront besoin de votre formulaire W-9. Remplissez et renvoyez le formulaire dans les plus brefs délais afin qu'elles aient le temps de remplir le formulaire 1099.

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Procédure en 7 étapes pour remplir un formulaire W-9 pour votre organisation à but non lucratif

1. Inscrivez votre nom officiel 

Il y a deux façons d'indiquer le nom de votre association dans le formulaire W-9 :

• Nom de l'entité/du particulier: Indiquez votre nom officiel tel qu'il apparaît sur vos documents de fondation (tels que les statuts).
• Nom commercial/nom de l'entité ignorée: n'indiquez le nom de votre organisation, "doing business as" (DBA), que s'il diffère du nom officiel figurant dans vos statuts. Sautez cette section si votre organisation n'a pas de nom d'entreprise distinct.

Par exemple, si votre organisation est constituée en société sous le nom de Youth Environmental Education Foundation of California mais est communément connue sous le nom de Youth Eco Foundation, vous devez écrire "Youth Environmental Education Foundation of California" dans la case 1 et "Youth Eco Foundation" dans la case 2.

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2. Précisez la classification fiscale de votre organisation

Le formulaire W-9 vous demande ensuite de sélectionner votre classification fiscale fédérale. Il propose les options suivantes :

• Particulier/indépendant :
  Entreprise à propriétaire unique déclarant ses revenus sur sa déclaration d'impôts personnelle.
• Société C :
  Entité juridique distincte imposée au niveau de la société.
• S Corporation :
  Société dotée d'un statut fiscal spécial permettant de transférer les revenus aux actionnaires.
• Partenariat :
  Entreprise détenue par plusieurs personnes partageant les mêmes obligations fiscales
• Fiduciaire/État :
  Entité juridique gérant des actifs avec des obligations fiscales spécifiques
• Société à responsabilité limitée (SARL) :
  Les SARL peuvent être imposées comme des entreprises individuelles (à un seul membre), des sociétés de personnes (à plusieurs membres) ou des sociétés de capitaux, en fonction des choix qu'elles ont effectués auprès de l'IRS.
• Autres :
  Classifications uniques, y compris les organisations exonérées d'impôt

Si vous êtes constitué en société à but non lucratif en vertu de l'article 501(c), sélectionnez "C Corporation". Pour les autres organisations à but non lucratif exonérées d'impôt, cochez "Autre" et indiquez votre code d'exonération fiscale spécifique, tel que 501(c)(3).

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3. Vérifiez votre code de bénéficiaire exonéré 

Le code du bénéficiaire exonéré indique si les paiements sont soumis à la retenue à la source. Il s'agit notamment de

• Paiements d'intérêts et de dividendes
• Opérations de courtage
• Opérations de troc
• Dividendes de mécénat

Les organisations à but non lucratif relevant de la section 501(a) de l'IRS sont exemptées de la retenue à la source. Bien que vous puissiez laisser cette section vide, il est conseillé de vérifier les exigences en matière de retenue à la source pour votre cas particulier.

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4. Indiquez votre adresse et celle du demandeur.

Le formulaire W-9 comporte deux cases pour indiquer votre adresse. Dans la case 5, inscrivez le nom de la rue de votre organisation, le numéro de la rue et le numéro de l'appartement ou de la suite. Dans la case 6, indiquez votre ville, votre état et votre code postal.

Le formulaire comprend également un espace pour le nom et l'adresse du demandeur. Bien que facultative, cette section permet de savoir quelles organisations détiennent les informations relatives à votre association, en particulier si vous soumettez des formulaires W-9 à plusieurs entrepreneurs.

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5. Indiquer le numéro de compte 

Votre organisation contractante peut utiliser un système numéroté pour suivre les paiements qu'elle effectue à ses différents partenaires. Si elle a attribué à votre association un numéro de compte spécifique pour son suivi interne, indiquez ce numéro sur le formulaire. Laissez cette section vide si aucun numéro de compte ne vous a été attribué.

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6. Mentionner le numéro d'identification du contribuable (Partie I)

Contrairement aux entrepreneurs individuels qui utilisent leur numéro de sécurité sociale, les organisations à but non lucratif doivent utiliser leur numéro d'identification d'employeur (EIN).

Si vous n'avez pas encore reçu votre EIN, inscrivez "demandé" dans la section TIN - et dans les 60 jours qui suivent, envoyez votre EIN mis à jour.

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7. Remplissez votre attestation W-9 (partie II)

Dans la dernière section, vous devez certifier que les informations que vous avez fournies sont véridiques. Vous devez confirmer que :

• Vous n'êtes pas soumis à la retenue à la source
• Vous êtes un citoyen américain ou une autre personne américaine (y compris les résidents étrangers, les sociétés de personnes, les sociétés de capitaux ou les associations créées ou organisées aux États-Unis, les successions nationales et les fiducies nationales telles que définies par les réglementations de l'IRS).
• Vos codes FATCA, le cas échéant, sont corrects

Lisez attentivement toutes les informations avant de signer et d'envoyer votre formulaire W-9.

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Comment soumettre le formulaire W-9

L'envoi du formulaire W-9 varie selon que l'on demande le formulaire ou que l'on vous demande de le remplir. Voici ce qu'il faut faire dans les deux cas :

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Lorsque vous répondez à une demande W-9

Si un entrepreneur demande le formulaire W-9 à votre association, vous devez le remplir et le renvoyer dès que possible, idéalement dans la semaine qui suit la réception de la demande. Cela ne prendra pas beaucoup de temps, sauf si vous devez demander un EIN, ce qui prend du temps.

Après avoir reçu votre formulaire, le demandeur utilisera vos informations pour remplir votre formulaire 1099 et vous l'envoyer avant la date limite du 31 janvier.

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Lorsque vous demandez un formulaire W-9

Si votre association demande le formulaire à une autre organisation, précisez comment vous souhaitez recevoir le formulaire signé, que ce soit par télécopie, par courrier électronique ou par des services de documents en ligne. 

Une fois que vous avez reçu le formulaire W-9 signé, vous pouvez remplir le formulaire 1099-MISC et l'envoyer à l'organisation contractante et à l'IRS.

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Dernières réflexions sur le formulaire W-9

Le formulaire W-9 est essentiel à la conformité fiscale des organisations à but non lucratif, car il constitue un lien vital entre les organisations, les entrepreneurs et l'IRS. Le formulaire recueille des informations essentielles, notamment le nom, le numéro d'identification du contribuable, l'adresse postale et le statut de la retenue à la source.

Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs, demandez le formulaire W-9 avant d'entamer la relation et vérifiez que toutes les informations sont complètes et exactes. Conservez ces formulaires en lieu sûr et mettez-les à jour pour tenir compte de tout changement dans les informations relatives à l'entrepreneur au cours de votre collaboration avec lui.

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FAQ sur le formulaire W-9 pour les organisations à but non lucratif