En tant que fondateur d'une organisation à but non lucratif, votre première réunion du conseil d'administration peut vous sembler insurmontable. Il ne s'agit pas simplement d'organiser une réunion, mais de jeter les bases juridiques et opérationnelles de l'avenir de votre organisation. Décomposons ce processus crucial en étapes gérables et bien expliquées.
Pourquoi cette réunion est-elle différente des autres ?
La première réunion de votre conseil d'administration n'est pas une simple formalité. Il s'agit d'un événement juridiquement important au cours duquel vous établirez les règles et les structures fondamentales qui régiront votre association. Considérez cela comme la construction du système d'exploitation de votre organisation - tout le reste fonctionnera sur la base de ce que vous aurez créé ici.
Préparation essentielle avant la réunion
Rédaction des statuts
Avant la réunion, vous devez rédiger une version solide de vos statuts. Il ne s'agit pas de n'importe quel règlement, mais du manuel d'instructions de votre organisation.
Vous trouverez ici un modèle de statuts que vous pourrez adapter aux spécificités de votre association.
Organisation de la réunion
Si les membres du conseil d'administration ne se trouvent pas dans la même région, il est tout à fait possible de procéder par appel vidéo (Zoom, Meet, etc.) :
- Accessible à tous les membres du conseil d'administration
- Propice à une discussion sérieuse
- Équipé d'une documentation appropriée
Organiser la réunion : Un guide détaillé
1. Des procédures d'ouverture qui comptent
La façon dont vous commencez donne le ton. Voici comment le faire correctement :Ouverture de la réunion :
- Prendre les présences de manière formelle
- Confirmez que le quorum est atteint (expliquez ce qui constitue le quorum selon vos statuts).
Si cela n'a pas été fait auparavant, nommer les dirigeants :
- Un président temporaire pour diriger la réunion
- Un secrétaire temporaire pour rédiger les procès-verbaux
- Expliquez que ces rôles peuvent changer après les élections officielles.
2. Révision et adoption des règlements
C'est le cœur de votre réunion. Accordez-lui le temps qu'il mérite :
Processus de présentation :
- Mettre des copies à la disposition de tous les membres
- Examiner attentivement chaque grande section
- Encourager les questions et la discussion
- Documenter tous les changements proposés
Domaines clés sur lesquels se concentrer :
- 1. Structure du conseil d'administration
- Expliquez le nombre de membres du conseil d'administration et pourquoi.
- Discuter de la limitation des mandats et de leur importance
- Définir la procédure d'ajout ou de retrait de membres du conseil d'administration
- 2. Postes d'officiers
- Détailler les responsabilités de chaque agent
- Expliquer le processus d'élection/de nomination
- Discuter de la planification de la succession
- 3. Exigences de la réunion
- Fixer la fréquence des réunions
- Définir les procédures de réunions spéciales
- Établir des exigences en matière de notification
3. Décisions organisationnelles critiques
Après l'approbation des statuts, plusieurs décisions cruciales doivent être prises (tous ces points sont couverts par notre modèle de procès-verbal, voir ci-dessous):
Fondation financière :
- Désigner les dates de l'exercice fiscal (expliquer pourquoi cela est important)
- Désigner les personnes habilitées à ouvrir les comptes bancaires et les lieux où ces comptes ont été ouverts
- Déterminer qui peut signer les chèques et les documents financiers
- Fixer les paramètres initiaux du budget
Sélection des dirigeants :
- Organiser les élections des membres du bureau
- Définir le pouvoir de signature
- Mettre en place des comités initiaux si nécessaire
Documentation : Votre bouclier juridique
Une documentation correcten'est pas seulement une question de bureaucratie, c'est une protection.
Voici ce dont vous avez besoin pour cette réunion :
- Procès-verbal signé de la réunion résumant les principales décisions (obtenez notre modèle ici)
- Déclaration de conflit d'intérêts signée (obtenez notre modèle ici)
Après la réunion : Les prochaines étapes essentielles
Votre travail n'est pas terminé lorsque la réunion se termine. Voici ce qui doit se passer ensuite :
- 1. Classement des documents
- Créer des fichiers numériques et physiques organisés
- Conserver les procès-verbaux dans un endroit sûr et accessible
- Faire des copies de tous les documents signés
- 2. Exigences juridiques
- La plupart des États exigent une certaine forme de rapport initial ou d'enregistrement après la constitution de la société. Il peut s'agir de
- 1. Rapport annuel
- 2. Déclaration d'information
- 3. Enregistrement initial
- 4. Enregistrement d'une organisation caritative
- 5. Publication dans les journaux
- La forme, le délai et les frais varient d'un État à l'autre. A titre d'exemple :
- 1. Californie exige :
- 1. un formulaire SI-100 dans les 90 jours suivant la constitution de la société
- 2. un formulaire CT-1 dans les 30 jours suivant la réception de votre première donation
- 2. La Pennsylvanie exige :
- 1. soumettre votre déclaration d'information au département d'État dans les 90 jours suivant la constitution de la société
- 2. s'enregistrer auprès du Bureau des organisations caritatives de Pennsylvanie dans les 30 jours suivant le versement de 25 000 dollars de contributions nationales brutes
- 3. publier l'avis de constitution dans deux journaux (un journal de grande diffusion et un journal juridique) de votre comté
- 3. Le Texas n'exige pas de rapport initial ni d'enregistrement (sauf si vous dirigez une organisation d'anciens combattants).
- Dans tous les États, il est également important de remplir le rapport "Beneficial Ownership Information" (BOI) auprès du FinCEN. Cette nouvelle exigence fédérale s'applique à toutes les sociétés depuis cette année. Il s'agit d'une procédure simple, et cette courte vidéo peut vous guider.
- Renseignez-vous sur les obligations légales en vigueur dans votre pays afin de vous assurer que votre organisation démarre sur des bases solides.
- 3. Configuration opérationnelle
- Mettre en œuvre les décisions prises lors de la réunion
- Mettre en place des systèmes d'archivage
- Programmer des réunions régulières du conseil d'administration
- Créer un système de communication au sein du conseil d'administration
Votre prochain chapitre
Auterme de votre première réunion du conseil d'administration, vous avez établi plus que des structures organisationnelles - vous avez créé une rampe de lancement pour une action significative.
Le temps que vous avez investi dans une bonne gouvernance n'est pas seulement une question de conformité - il s'agit de créer une organisation résiliente qui peut servir durablement sa mission. Au fur et à mesure que vous avancerez, vous constaterez que ces éléments fondamentaux soutiennent chaque programme que vous lancez, chaque subvention que vous obtenez et chaque vie que vous touchez par votre travail.
L'attention que vous avez portée à ces premières étapes témoigne du type de leadership réfléchi dont ont besoin les organisations à but non lucratif efficaces. Maintenant que votre cadre de gouvernance est en place, vous pouvez concentrer votre énergie sur ce qui vous a poussé à entreprendre ce voyage : faire une réelle différence dans votre communauté.
