Résumé du webinaire : Comprendre vos paiements Zeffy — Une méthode simple pour la comptabilité mensuelle

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Vos paiements Zeffy arrivent toujours à temps, sans exception — mais que se passe-t-il lorsque le trésorier de votre conseil d'administration vous demande précisément où chaque dollar a été dépensé ? Dans ce webinaire, David Ducharme, trésorier d'une association à but non lucratif, vous explique étape par étape la procédure que son organisation utilise pour rapprocher les paiements Zeffy et les intégrer dans une comptabilité détaillée, prête à être enregistrée dans le plan comptable. L'ensemble du processus prend environ 20 à 30 minutes par mois et ne nécessite que l'utilisation d'Excel ou de Google Sheets. Aucune API, aucune automatisation, aucune compétence technique requise.

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Présentation de l'intervenant

David Ducharme siège au conseil d'administration de l'association des anciens élèves de la Milton Hershey School depuis trois ans, dont les deux dernières années en tant que trésorier. En dehors de son engagement bénévole, il est propriétaire et dirige une société de gestion d'investissements et de planification financière. Il évolue à la croisée des systèmes financiers et des opérations concrètes des organisations à but non lucratif — et le processus qu'il a partagé découle directement de cette expérience.

« Ce dont je vais vous parler aujourd’hui découle directement de cette expérience. Il s’agit d’un processus concret et reproductible qui devrait fonctionner dans la pratique. En tout cas, ça marche pour nous. » — David Ducharme

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Les 5 points à retenir

• 1. Le versement est toujours correct — la question, c'est la répartition. Zeffy assure des versements clairs et fiables. Le défi est d'ordre interne : il s'agit de savoir comment répartir ces fonds entre les différents fonds, programmes et campagnes pour votre comptabilité.

• 2. Considérez cela comme un « rapport sur la dernière étape ». À l'instar de la logistique de livraison, acheminer les fonds jusqu'à la dernière étape est la partie la plus facile. C'est lors de la dernière étape — la ventilation d'un versement en postes détaillés à l'intention de votre conseil d'administration, de votre comptable ou de votre système comptable — que ce processus prend tout son sens.

• 3. L'ensemble du processus prend entre 20 et 30 minutes par mois. Cinq étapes, deux exportations Zeffy (rapport de paiements + rapport détaillé des paiements), un tableau croisé dynamique, et votre rapprochement est terminé.

• 4. Il vous suffit d'utiliser Excel ou Google Sheets. Pas d'intégration d'API, pas d'outils tiers, pas de connaissances techniques autres que les fonctions de filtrage de base et les tableaux croisés dynamiques.

• 5. Une fonctionnalité permettant de désigner un fonds sera disponible sur Zeffy en mars 2026. Les donateurs pourront bientôt choisir leur fonds directement sur les formulaires de don, et ce choix apparaîtra dans vos rapports, ce qui simplifiera encore davantage ce processus.

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Pourquoi ce webinaire a-t-il été organisé ?

Zeffy remplit parfaitement sa mission : collecter des dons, gérer les inscriptions et verser les fonds sur votre compte bancaire. Pour de nombreuses associations à but non lucratif — surtout au début —, le récapitulatif des versements est amplement suffisant.

Mais comme l'a expliqué David, le moment où les choses commencent à paraître plus complexes est généralement bon signe. Cela signifie que votre organisation est en pleine croissance.

« Vous avez peut-être commencé par un simple formulaire de don. Puis, au fil du temps, vous avez ajouté une boutique de produits dérivés. La vente d’un t-shirt soutient un fonds de lutte contre le cancer, celle d’un autre, un programme de logement d’urgence. Vous proposez également une option de don supplémentaire lors du paiement. Du côté des versements, tout arrive correctement sous la forme d’un seul virement. Mais quand on regarde le récapitulatif, ces montants sont tous regroupés. » — David Ducharme

La question n'est plus « Le paiement a-t-il été reçu ? », mais « Comment répartir les fonds reçus ? »

David a qualifié cela de « reporting du dernier kilomètre », en empruntant cette expression au domaine de la logistique de livraison. Recevoir les dons sur votre compte bancaire n'est pas le plus difficile. C'est cette dernière étape qui consiste à ventiler un versement avec le niveau de détail requis par votre comptable, votre conseil d'administration ou vos parties prenantes.

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Le processus de rapprochement en 5 étapes

David a expliqué chaque étape en direct, en s'appuyant sur un versement réel de 925 $ effectué par son organisation. Voici à quoi ressemble le processus :

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Étape 1 : Téléchargez votre relevé de paiement

Accédez à l'onglet « Finances » dans Zeffy, cliquez sur le versement concerné, puis exportez le rapport détaillé. Vous obtiendrez ainsi une vue d'ensemble comprenant les identifiants des transactions, les noms des donateurs et les montants totaux par transaction, mais sans les détails des postes individuels.

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Étape 2 : Téléchargez votre relevé détaillé des paiements

C'est là que vous allez approfondir votre analyse. Dans l'onglet « Paiements », exportez le rapport détaillé des paiements. David recommande de choisir une plage de dates plus large que ce dont vous pensez avoir besoin — par exemple, si vous examinez un paiement daté du 3 janvier, téléchargez les données de novembre à janvier afin de ne manquer aucun paiement tardif.

« Il est généralement recommandé de ratisser large. Cela vous permettra de vous assurer que toutes les transactions ont bien été prises en compte, y compris celles effectuées jusqu’à la date de paiement. » — David Ducharme

L'étape cruciale : lors de l'exportation, sélectionnez l'option « Paiements détaillés » (et non le simple rapport sur les paiements). Vous obtiendrez ainsi le détail des postes.

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Étape 3 : Filtrer les données

À l'aide du rapport détaillé sous Excel ou Google Sheets, David a appliqué trois filtres clés :

• Mode de paiement : excluez les chèques, les espèces et les articles gratuits — si Zeffy ne les a pas payés, ils n'ont pas leur place dans ce rapprochement.

• Date de paiement : sélectionnez uniquement la date de paiement spécifique que vous êtes en train de rapprocher.

• Billets annulés : supprimez les entrées annulées pour éviter les doublons (ce qui est particulièrement fréquent avec les abonnements annuels renouvelables).

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Étape 4 : Nettoyer et consolider

Les formulaires de don et les formulaires de vente se comportent différemment lors de l'exportation. Les formulaires de vente comportent un titre de tarif et un montant par article. Les formulaires de don peuvent comporter des champs vides, car il n'y a pas d'« article vendu ».

L'approche de David : filtrer les titres de tarifs vides, puis copier le titre de la campagne dans la colonne « Titre du tarif » afin que chaque ligne porte un nom. Procéder de la même manière pour les montants : copier le montant éligible dans la colonne « Montant de l'élément ».

Pour les formulaires d'enchères : le montant de l'article et le montant de l'enchère gagnante ne correspondent pas. Filtrez par nom de campagne d'enchères et remplacez le montant de l'article par le montant total payé.

L'objectif : obtenir deux colonnes bien distinctes — l'une contenant les intitulés des éléments, l'autre les montants en dollars — dont la somme correspond au montant total de votre paiement.

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Étape 5 : Créez un tableau croisé dynamique et faites correspondre les données à votre plan comptable

Sélectionnez toutes les données validées, insérez un tableau croisé dynamique, puis organisez les données par titre de campagne → titre du taux → somme des montants des éléments. Vous obtiendrez ainsi une ventilation détaillée de chaque dollar du paiement.

David place ensuite un tableau du plan comptable à côté du tableau croisé dynamique, répertoriant les comptes de recettes et les classifications des fonds issues du système comptable de l'organisation. Il fait correspondre chaque ligne du tableau croisé dynamique au compte approprié, en utilisant un code couleur au fur et à mesure pour s'assurer que tout est bien pris en compte.

« À la fin, vous disposerez d'un document qui vous indiquera non seulement comment saisir cette transaction dans votre système comptable, mais aussi quel montant transférer à chaque section, fonds ou programme. » — David Ducharme

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Gestion des cas limites

David a abordé les situations les plus courantes qui posent problème aux organisations à but non lucratif :

Remboursements : les remboursements n'apparaissent pas dans le rapport de paiements exporté. Vérifiez si le rapport des versements comporte des montants négatifs, puis ajoutez manuellement les écritures de remboursement à votre rapprochement.

Paiements échoués : ceux-ci n'apparaîtront pas du tout dans le relevé de paiement (puisqu'aucun transfert d'argent n'a eu lieu) ; vous pouvez donc les ignorer sans crainte. Ils peuvent apparaître dans les données si vous ne filtrez pas par date de paiement, mais ils n'auront aucune incidence sur votre rapprochement.

Abonnements annuels renouvelables : ceux-ci peuvent générer des lignes de commande en double — l'une annulée, l'autre validée. Le filtrage des tickets annulés permet d'éliminer ce problème.

Articles mis aux enchères : le montant de l'article (prix de départ) et le montant final payé (enchère gagnante) ne correspondent pas. Indiquez toujours le montant effectivement payé.

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Bonus : tableaux croisés dynamiques pour les rapports au niveau des donateurs

Au cours de la séance de questions-réponses, David a montré que ce même processus de tableau croisé dynamique pouvait être utilisé pour analyser les données au niveau des donateurs. Au lieu de classer les données par titre de campagne, classez-les par nom de donateur afin de visualiser le montant total des contributions de chaque personne — ce qui s'avère utile pour vérifier la conformité aux exigences de l'IRS, identifier les personnes non éligibles ou générer des récapitulatifs de fin d'année pour les donateurs.

« Vous pourriez dresser une liste des personnes exclues ou les trier par nom de famille. Si nous savons que Bridget fait partie des personnes exclues et que nous devons satisfaire à certains critères chaque année, cela nous permettrait de l'identifier très facilement. » — David Ducharme

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Nouveauté : désignation de fonds (disponible en mars 2026)

Zeffy a annoncé qu'il allait développer une fonctionnalité permettant de désigner un fonds spécifique dans les formulaires de don. Une fois cette fonctionnalité disponible, les donateurs pourront choisir le fonds qu'ils souhaitent soutenir directement dans le formulaire de don, ou les organisations pourront associer un formulaire à un fonds spécifique en arrière-plan.

Les sélections de fonds apparaîtront dans les rapports de paiement et de versement, ce qui simplifiera encore davantage le processus de rapprochement décrit dans ce webinaire.

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Points forts de la séance de questions-réponses

Puis-je voir un code de référence correspondant à mon relevé bancaire ?Le rapport détaillé des versements comprend un identifiant de transaction pour chaque opération, ainsi que le nom du donateur et le montant. Bien que le rapport des paiements ne comporte pas d'identifiant de transaction, vous pouvez vérifier à quelles opérations correspond chaque versement en filtrant par date de versement et en vérifiant que les totaux concordent.

Zeffy peut-il générer des reçus fiscaux pour les dons effectués par chèque ?Oui. Utilisez le bouton « Ajouter un paiement » sur l'écran « Paiements ». Saisissez les détails du paiement, sélectionnez « chèque » ou « espèces » comme mode de paiement, et Zeffy générera et enverra un reçu fiscal, soit immédiatement, soit dans le cadre du récapitulatif des transactions de fin d'année.

Comment savoir à quelle opération mes éléments de paiement se rapportent ?Si vous avez besoin de détails au niveau de la campagne, le rapport de paiement indique le titre de la campagne pour chaque transaction. Si vous avez besoin de détails au niveau des éléments (par exemple, plusieurs éléments au sein d'une même campagne), la procédure détaillée présentée dans ce webinaire est la solution qu'il vous faut.

Puis-je obtenir les coordonnées à partir de mon rapport de paiement ?Les coordonnées ne figurent pas dans le rapport de paiement, mais elles sont disponibles dans le rapport détaillé des paiements. Lors de l'exportation, cochez les cases correspondant aux champs dont vous avez besoin : prénom, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail, questions personnalisées, etc.

Qu'en est-il des organisations disposant de plusieurs comptes bancaires ou de plusieurs sections ?Zeffy effectue un virement vers un seul compte bancaire par organisation. Ce processus de rapprochement vous aide à déterminer avec précision le montant à transférer chaque mois à chaque section, groupe de jeunes ou sous-compte.

Qu'en est-il de l'intégration avec QuickBooks et de l'automatisation via Zapier ?L'entreprise de David utilise les fonctionnalités VBA et Power Query intégrées à Excel pour automatiser le rapprochement : il suffit de placer les deux fichiers d'exportation dans un dossier, de cliquer sur un bouton « Exécuter » et d'obtenir le résultat récapitulatif en une trentaine de secondes. Une option plus avancée, consistant à utiliser Zapier pour transférer directement les données vers QuickBooks, est également possible. Compte tenu du vif intérêt manifesté par le public, un webinaire de suivi sur l'automatisation est en cours de préparation.

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Ce webinaire était animé par Julia Manoukian, directrice de marque chez Zeffy. Zeffy est 100 % gratuit pour les associations à but non lucratif : pas de frais de plateforme, pas de frais de transaction, pas d'abonnement mensuel. Créez votre compte gratuit →

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