Comment rapprocher vos paiements Zeffy : un guide étape par étape pour la comptabilité mensuelle des associations à but non lucratif

Ce guide s'appuie sur le processus de rapprochement présenté par David Ducharme — trésorier d'une association à but non lucratif, planificateur financier et utilisateur de Zeffy — lors d'un webinaire Zeffy en direct. David occupe le poste de trésorier de l'association des anciens élèves de la Milton Hershey School depuis deux ans et utilise ce processus précis chaque mois.

Le virement de Zeffy est bien arrivé sur votre compte bancaire dans les délais prévus. Le montant total est correct. Mais votre comptable a besoin de savoir : quelle part de ce versement correspond aux recettes provenant de la vente de marchandises, quelle part aux dons sans affectation particulière, et quelle part au fonds d'urgence de votre programme pour les jeunes ?

Le rapport de paiement vous indique le « quoi ». Ce guide vous explique comment obtenir le « où » : une ventilation détaillée, prête à être intégrée au plan comptable, qui ne vous prendra qu'environ 20 à 30 minutes par mois, en utilisant uniquement Excel ou Google Sheets.

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Ce dont vous aurez besoin

• Accès à votre tableau de bord Zeffy (onglets « Finances » et « Paiements »)

• Excel ou Google Sheets

• Le plan comptable de votre organisation (ou une liste des catégories de fonds)

• Environ 20 à 30 minutes

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Étape 1 : Téléchargez votre relevé de paiement

Commencez par vous rendre dans Zeffy, puis cliquez sur l'onglet « Finances » dans le menu de gauche. Vous verrez alors la liste de tous les versements reçus par votre organisation.

Cliquez sur le paiement que vous souhaitez rapprocher pour ouvrir la page détaillée correspondante. Cliquez ensuite sur « Exporter » pour télécharger le rapport.

Ce rapport de versement vous offre une vue d'ensemble : chaque transaction incluse dans le versement, le nom du donateur, un identifiant de transaction et le montant total par transaction. Ce qu'il ne vous fournit pas, ce sont les détails de chaque ligne : si un donateur a acheté un t-shirt et ajouté un don de 20 $ lors du paiement, vous verrez un montant total, et non la ventilation des montants.

Gardez ce dossier à portée de main. Vous y reviendrez plus tard pour vérifier si vous avez droit à un remboursement.

Astuce de pro : utilisez le raccourci « Tout sélectionner → double-clic sur la bordure de la colonne » dans Excel pour ajuster automatiquement la largeur de toutes les colonnes. Cela facilite grandement la lecture des données.

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Étape 2 : Téléchargez votre relevé détaillé des paiements

Rendez-vous maintenant dans l'onglet « Paiements » de Zeffy. C'est là que se trouvent tous les détails.

Avant d'exporter les données, définissez une période plus large que ce dont vous pensez avoir besoin. Si vous effectuez le rapprochement d'un versement daté du 3 janvier, téléchargez les données de novembre à janvier. Les transactions effectuées fin novembre ou en décembre peuvent avoir été incluses dans ce versement, et vous souhaitez ne rien oublier.

Cliquez sur « Exporter » dans le coin supérieur droit. Lorsque vous êtes invité à choisir le type d'exportation, sélectionnez « Paiements détaillés » — et non le rapport de paiements standard. Il s'agit de la version qui décompose chaque transaction en lignes distinctes (le t-shirt, le don, le billet pour l'événement).

Sélectionnez les champs supplémentaires pertinents pour votre organisation : coordonnées des donateurs, questions personnalisées, modes de paiement, etc.

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Étape 3 : Filtrer les données de votre feuille de calcul

Ouvrez le fichier d'exportation des paiements détaillés dans Excel ou Google Sheets. Sélectionnez la ligne d'en-tête et appliquez des filtres (dans Excel : Données → Filtrer ; dans Google Sheets : Données → Créer un filtre).

Appliquez les trois filtres dans cet ordre :

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Filtre 1 : Mode de paiement

Supprimez tous les modes de paiement pour lesquels Zeffy n'effectue pas de versement. Désélectionnez les chèques, les espèces et les transactions gratuites. Ces éléments peuvent figurer dans vos données, mais ils ne font pas partie du versement électronique que vous êtes en train de rapprocher. Si quelqu'un vous a envoyé un chèque par la poste le mois dernier, celui-ci apparaît dans vos registres, mais pas dans ce dépôt.

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Filtre 2 : Date de paiement

Sélectionnez uniquement la date de paiement que vous souhaitez rapprocher. Si vous travaillez sur le paiement du 4 janvier, sélectionnez uniquement « 4/1 » (ou la date telle qu’elle apparaît dans votre fichier d’exportation). C’est pour cette raison que vous définissez une plage de dates large : le filtre se charge de la précision.

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Filtre 3 : Billets annulés

Désélectionnez toutes les lignes marquées comme annulées. Ceci est particulièrement important dans le cas des abonnements annuels récurrents, qui peuvent parfois générer deux entrées : une annulée et une validée. Si vous ne supprimez pas l'entrée annulée, vous comptabiliserez ce montant deux fois.

Une fois les trois filtres appliqués, votre feuille de calcul ne devrait afficher que les transactions comprises dans ce versement spécifique, en ne prenant en compte que les modes de paiement traités par Zeffy, et sans aucune entrée en double ou annulée.

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Étape 4 : Nettoyer et consolider vos données

C'est cette étape qui permet au tableau croisé dynamique de fonctionner. Votre objectif est de créer deux colonnes bien distinctes :

• Une colonne avec un titre pour chaque ligne (à quoi correspondait l'argent)

• Une colonne indiquant le montant en dollars pour chaque ligne (montant )

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Le défi : les formulaires de don et les formulaires de vente enregistrent les données dans des colonnes différentes.

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Pour les formulaires de vente (billets, produits dérivés, événements)

Ces éléments comportent déjà un intitulé (le nom de l'article) et un montant (le prix). Aucune modification n'est nécessaire.

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Formulaires de don

Les formulaires de don ne comportent ni intitulé de tarif ni montant par article, car aucun « article » n'est vendu. À la place, ces colonnes comportent des champs vides, le montant en dollars figurant dans la colonne « Montant admissible ».

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Voici comment y remédier :

• 1. Filtrez la colonne « Titre du taux » pour n'afficher que les cellules vides.

• 2. Regardez la colonne « Titre de la campagne » pour ces lignes : elle indiquera quelque chose comme « Don général pour soutenir l'association des anciens élèves ».

• 3. Copiez les titres des campagnes et collez-les dans la colonne « Titre du tarif » des lignes correspondantes. Chaque ligne porte désormais un nom.

• 4. Procédez de la même manière pour les montants : copiez le montant éligible dans la colonne « Montant de l'article » pour toutes les lignes où ce champ est vide.

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Formulaires pour les ventes aux enchères

Les articles mis aux enchères posent un problème particulier : le montant indiqué correspond au prix de départ, mais le donateur a payé un montant différent (généralement plus élevé) à l'issue des enchères. Filtrez les résultats par nom de campagne d'enchères, puis remplacez le montant de l'article par le montant total payé afin que vos chiffres reflètent les recettes réelles.

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Vérifiez votre total

Sélectionnez toutes les valeurs de la colonne « Montant des articles ». Vérifiez la somme affichée dans le coin inférieur droit d'Excel (ou utilisez la formule =SUM dans Google Sheets). Ce chiffre doit correspondre exactement au montant total de votre paiement Zeffy. Dans l'exemple de David, le paiement s'élevait à 925 $, et le total détaillé s'élevait également à 925 $.

Si les chiffres ne correspondent pas, il se peut qu'il manque un montant dans une ligne ou qu'une ligne superflue n'ait pas été filtrée. Revenez en arrière et vérifiez vos filtres.

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Étape 5 : Créer un tableau croisé dynamique

Maintenant que vos données sont nettoyées, il est temps de les synthétiser. Commencez par copier uniquement les données visibles (filtrées) dans une nouvelle feuille : vous obtiendrez ainsi une liste claire et continue que le tableau croisé dynamique pourra exploiter.

• 1. Sélectionnez toutes les données visibles dans votre feuille filtrée (Ctrl+A ou Cmd+A).

• 2. Copiez-le (Ctrl+C / Cmd+C).

• 3. Créez un nouvel onglet de feuille au bas de votre classeur.

• 4. Collez (Ctrl+V / Cmd+V). Vous devriez obtenir une liste claire et continue, sans lignes masquées.

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Créer le tableau croisé dynamique

• 1. Sélectionnez toutes les données de votre nouvelle feuille vierge.

• 2. Allez dans Insertion → Tableau croisé dynamique.

• 3. Conservez le paramètre par défaut pour l'insérer dans une nouvelle feuille de calcul.

• 4. Dans la liste des champs du tableau croisé dynamique située à droite de votre écran, sélectionnez les champs dans l'ordre suivant :
  • Titre de la campagne (ceci constituera votre niveau de regroupement supérieur)
  • Titre de l'évaluation (ce titre s'inscrit sous chaque campagne)
  • Montant de l'article (à saisir dans la zone « Valeurs »)

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Important : l'ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est important. Le titre de la campagne doit constituer la « poupée russe » la plus externe, les titres des tarifs devant être imbriqués à l'intérieur. Si la hiérarchie ne vous semble pas correcte, faites glisser les champs pour les réorganiser dans la zone Lignes.

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Vérifier le calcul de la valeur

Par défaut, le tableau croisé dynamique peut compter les éléments au lieu de les additionner. Si vous voyez « Nombre d'éléments » au lieu de « Somme des éléments » :

• 1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant située à côté du champ dans la zone « Valeurs ».

• 2. Sélectionnez « Paramètres du champ de valeur ».

• 3. Remplacer « Nombre » par « Somme ».

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Vous disposez désormais d'un relevé détaillé de vos paiements, classés par campagne et par ligne de budget.

Bonus : si vous souhaitez connaître le nombre d'articles vendus pour chaque produit (et pas seulement le montant total en dollars), faites glisser « Mode de paiement » dans la zone « Valeurs ». Cela permettra de compter le nombre de transactions, que vous pourrez renommer « Quantité ».

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Étape 6 : Vérifier les remboursements

Revenez au rapport de paiement que vous avez téléchargé à l'étape 1. Ajoutez un filtre et triez la colonne « Montant » du plus élevé au plus bas — ou filtrez les montants négatifs.

S'il n'y a pas de montants négatifs, vous n'avez pas de remboursement à craindre.

Si vous constatez un montant négatif, il s'agit d'un remboursement qui a été déduit de ce versement. Étant donné que les remboursements n'apparaissent pas dans le fichier d'exportation détaillé des paiements, vous devez les ajouter manuellement en tant que ligne distincte dans votre rapprochement. Notez le montant, la transaction à laquelle il se rapporte, ainsi que le fonds ou la campagne dont il doit être déduit.

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Étape 7 : Mappage vers votre plan comptable

C'est la « dernière étape » : traduire votre tableau croisé dynamique dans le langage de votre système comptable.

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Créez un petit tableau à côté de votre tableau croisé dynamique, comportant deux colonnes :

• Compte de produits (issu de votre plan comptable)

• Classification ou restriction (sans restriction, restriction temporaire, noms de fonds spécifiques, etc.)

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Passez en revue chaque ligne de votre tableau croisé dynamique et associez-la :

• Vente d'une plaque d'immatriculation personnalisée au prix de 75 $ → Recettes provenant de la vente d'articles dérivés, organisation mère

• Un don supplémentaire de 50 $ lors du paiement → Recettes provenant de dons sans affectation particulière

• Cotisation annuelle de 170 $ → Cotisations, Fonds général

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David recommande d'attribuer un code couleur à chaque ligne au fur et à mesure que vous les répertoriez : une fois que tout est mis en évidence, vous savez que chaque dollar a été pris en compte. Les totaux que vous avez répertoriés doivent correspondre au montant total des paiements.

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« Quand tous vos totaux concordent et que tout est classé par couleur, vous savez que tout est en ordre. Ça fera le bonheur de n’importe quel comptable. » — David Ducharme

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Assurez-vous que cela soit reproductible

La première fois que vous suivrez cette procédure, cela vous prendra le plus de temps — peut-être entre 45 minutes et une heure, le temps de définir vos filtres et de créer votre modèle de plan comptable. Par la suite, David estime que cela prendra entre 20 et 30 minutes par mois.

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Pour aller encore plus vite :

• Enregistrez votre modèle. Créez une feuille de calcul principale contenant déjà votre plan comptable et votre tableau de classification. Copiez-la chaque mois et collez-y les nouvelles données.

• Veillez à ce que vos filtres restent cohérents. Les trois mêmes filtres (mode de paiement, date de versement, billets annulés) s'appliquent à chaque fois.

• Effectuez vos rapprochements tous les mois, et non tous les trimestres. Il est plus rapide de rapprocher les paiements un par un que de démêler trois mois de données.

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Au-delà du mode manuel : options d'automatisation

Si 20 minutes par mois représentent encore plus de temps que vous ne souhaiteriez y consacrer, David a expliqué que son organisation avait automatisé certaines étapes de ce processus à l'aide des fonctionnalités VBA et Power Query intégrées à Excel. Il suffit de placer les deux fichiers d'exportation Zeffy dans un dossier dédié, de cliquer sur « Exécuter » et d'obtenir le résultat synthétique en une trentaine de secondes.

Pour les entreprises qui traitent des milliers de transactions chaque mois, une intégration plus avancée entre Zapier et QuickBooks est également possible — même si David a fait remarquer que la gestion de cette automatisation peut parfois demander autant d'efforts que d'effectuer le travail manuellement. Le niveau d'automatisation approprié dépend de votre volume de transactions et de la fréquence à laquelle de nouvelles campagnes sont créées.

Zeffy prévoit d'organiser un webinaire complémentaire consacré spécifiquement aux stratégies d'automatisation. Restez à l'écoute pour plus de détails.

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À venir : l'affectation des fonds dans Zeffy

Zeffy a annoncé le lancement d'une nouvelle fonctionnalité de désignation de fonds prévue pour début à mi-mars 2026. Cette fonctionnalité permettra aux donateurs de choisir directement le fonds qu'ils souhaitent soutenir sur les formulaires de don, ou aux organisations d'associer un formulaire à un fonds spécifique en arrière-plan. Les désignations de fonds seront intégrées à vos rapports, ce qui facilitera encore davantage la visualisation de la répartition des dons sans nécessiter d'étapes de rapprochement manuelles.

Questions fréquemment posées

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David Ducharme est membre du conseil d'administration et trésorier de l'Association des anciens élèves de la Milton Hershey School, ainsi que propriétaire d'une société spécialisée dans la gestion de placements et la planification financière. Ce guide s'inspire de la présentation qu'il a donnée lors d'un webinaire Zeffy consacré à la compréhension de vos versements.

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