Les organisations à but non lucratif sont confrontées à des défis complexes qui nécessitent une planification et une exécution minutieuses. Qu'il s'agisse de campagnes de collecte de fonds ou de programmes de sensibilisation de la communauté, chaque projet exige une approche stratégique pour garantir un impact maximal. C'est là que la gestion de projet entre en jeu.
En tirant parti de logiciels de gestion de projets à but non lucratif spécialisés et de techniques éprouvées, vous pouvez accroître votre efficacité et votre efficience. Ce guide explore le monde de la gestion de projets à but non lucratif, en abordant les étapes essentielles, les principaux avantages et les meilleures pratiques.
Nous présenterons également sept puissants outils logiciels conçus pour rationaliser les processus, favoriser la collaboration et obtenir des résultats.
Table des matières
Qu'est-ce que la gestion de projet pour les organisations à but non lucratif ?
Les 5 étapes de la gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
Pourquoi les organisations à but non lucratif ont-elles besoin d'outils de gestion de projet ?
Les 7 meilleurs logiciels de gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
Meilleures pratiques de gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
Derniers mots sur la gestion de projets à but non lucratif
FAQ sur la gestion de projets à but non lucratif
Qu'est-ce que la gestion de projet pour les organisations à but non lucratif ?
La gestion de projet consiste à faire en sorte que les choses soient faites de manière efficace. C'est l'art de guider une équipe pour qu'elle atteigne des objectifs spécifiques dans des délais et des budgets déterminés. Il s'agit de guider une équipe pour qu'elle atteigne des objectifs spécifiques dans le cadre de contraintes définies, telles que le temps, le budget et le champ d'application.
Pour les organisations à but non lucratif, une gestion de projet efficace est essentielle à la réussite de leur activité. Elle aide les associations à concrétiser leurs idées, en veillant à ce que chaque projet fasse avancer leur mission et profite aux communautés qu'elles servent.
Les 5 étapes de la gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
1. La conception
La première étape consiste à transformer une idée en une vision claire. Elle implique un brainstorming, des études de faisabilité et la définition des résultats que vous souhaitez atteindre. Votre association doit déterminer pourquoi elle entreprend ce projet et en quoi il lui sera bénéfique.
Au cours de cette première étape, les objectifs du projet sont définis en même temps que l'étendue des travaux et les résultats souhaités.
2. Planification
La phase suivante consiste à créer un plan directeur qui servira de feuille de route pour vous guider tout au long du projet. Il s'agit de décomposer votre projet en tâches gérables et de les placer dans un ordre logique. Vous définissez les budgets du projet et élaborez un plan global.
Les chefs de projet présentent souvent leurs plans à l'aide d'un diagramme de Gantt. Celui-ci offre une représentation visuelle de l'ensemble du calendrier et de la portée du projet. Certains diagrammes de Gantt peuvent automatiquement mettre en évidence les tâches les plus critiques qui ont un impact direct sur le calendrier du projet.
3. Lancement
La phase de lancement est celle où l'on donne le coup d'envoi du projet et où l'on se met au travail. Au cours de cette phase, les gestionnaires de projet peuvent être amenés à réaffecter des ressources ou à ajuster le temps ou les tâches en fonction des besoins. Ils identifient et atténuent également les risques, relèvent les défis éventuels et supervisent l'exécution.
4. Le contrôle
Cette phase consiste à suivre les performances du projet par rapport au plan afin de s'assurer que le calendrier est respecté. Le chef de projet surveille également les progrès de chaque personne ou équipe.
5. Clôture
Enfin, votre projet arrive à son terme et vous remettez les produits finaux. Au cours de cette phase finale, vous reconnaissez le soutien et les efforts de tous les membres de l'équipe. Il est bon de procéder à une analyse rétrospective du projet. Cela permet d'identifier les meilleures pratiques et les erreurs, et de tirer des leçons pour les projets futurs.
Pourquoi les organisations à but non lucratif ont-elles besoin d'outils de gestion de projet ?
1. La planification stratégique
Le principal avantage d'une solution de gestion de projet est qu'elle permet d'automatiser la planification et l'ordonnancement. Alimentées par l'IA, ces solutions fournissent des informations sur les délais, les défis et les livrables des projets.
Vous pouvez créer un plan stratégique pour votre événement de collecte de fonds dans un délai et un budget précis. Des outils de gestion de projet vous permettront de mettre à jour vos plans et de suivre les progrès réalisés par rapport à votre base de référence.
2. Amélioration de la transparence
Les organisations à but non lucratif comptent des centaines de pièces mobiles, et l'équipe de direction a besoin d'un moyen de suivre plusieurs initiatives à la fois. Les solutions de gestion de projet offrent la transparence nécessaire pour gérer facilement les projets essentiels.
Grâce à des fonctionnalités telles que l'affichage d'un portefeuille ou d'un résumé, les organisations à but non lucratif peuvent améliorer la transparence au sein de l'équipe et réduire les allers-retours inutiles.
3. Amélioration de la collaboration au sein de l'équipe
Un autre grand avantage de l'utilisation d'un système de gestion de projet est qu'il offre aux équipes un excellent moyen de collaborer. Il permet de centraliser toutes les communications relatives à un projet. Vous pouvez accéder à des informations telles que le calendrier du projet, l'avancement des tâches et les mises à jour de l'état d'avancement. Il vous permet également de partager des informations, de coordonner et de discuter des tâches en temps réel.
4. Simplification de l'accès aux fichiers et de leur partage
Les solutions de gestion de projet offrent un espace de stockage pour tous les fichiers essentiels. Les membres de l'équipe peuvent apporter des modifications, laisser des commentaires et annoter les documents.
5. Rapports faciles à établir
Vos principaux donateurs et parties prenantes veulent des preuves de l'impact de leur investissement. Les systèmes de gestion de projet offrent des fonctions de reporting qui génèrent automatiquement des rapports d'impact détaillés pour les donateurs.
Les 7 meilleurs logiciels de gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
1. Asana
Idéal pour : Les organisations à but non lucratif à la recherche d'un outil complet de gestion des tâches et des projets
Asana offre une plateforme polyvalente permettant aux organisations à but non lucratif de jongler avec plusieurs projets, quelle que soit leur taille ou leur complexité.
Avec Asana, vous pouvez créer différents tableaux pour divers programmes, tels que les campagnes de collecte de fonds, l'organisation d'événements et la gestion des subventions. Au sein de chaque tableau, définissez différentes tâches, attribuez des responsabilités, fixez des échéances et surveillez la progression.
Asana vous donne une longueur d'avance sur vos projets grâce à des modèles personnalisés. Vous recevez des mises à jour en temps réel sur l'état de chaque projet, ce qui vous permet de résoudre toute erreur éventuelle. Le logiciel vous permet de créer des règles d'automatisation pour rationaliser les flux de travail.
Par exemple, vous pouvez mettre en place une règle pour assigner automatiquement des tâches prioritaires à des membres spécifiques de l'équipe lors de la gestion d'une campagne de dons importants.
Avantages et inconvénients
Tarifs
Les organisations à but non lucratif éligibles au titre de l'article 501(c)(3) bénéficient d'une remise de 50 % de la part d'Asana.
- Personnel : Version gratuite ; convient aux particuliers et aux petites équipes
- Starter : 10,99 $ ; adapté aux équipes en pleine croissance pour suivre leurs progrès et respecter les délais.
- Avancé : 24,99 $ ; adapté aux grandes organisations
2. Notion
Idéal pour : Les organisations à but non lucratif à la recherche d'un espace de travail tout-en-un pour gérer les tâches, les projets et les informations.
Notion est un outil tout-en-un qui permet à votre équipe de rester connectée et organisée. Il vous permet de créer, de gérer et de collaborer sur divers contenus, notamment des notes, des documents, des listes de tâches et bien plus encore.
Grâce à ses capacités d'IA, Notion vous permet de créer plus rapidement des documents de projet de meilleure qualité. Vous pouvez créer la première version d'un projet en quelques secondes ou demander à l'IA de rendre votre plan plus efficace. La fonctionnalité d'IA de Notion suggère les prochaines étapes et recommande des solutions. Elle automatise les tâches fastidieuses liées aux projets afin d'optimiser les résultats.
Avantages et inconvénients
Tarifs
Les organisations à but non lucratif 501(c)(3) bénéficient d'une réduction de 50 % sur le plan Plus de Notion. D'autres plans sont disponibles :
- Gratuit : Inviter jusqu'à 10 utilisateurs
- Plus : 4 $ au lieu de 8 $ par mois et invitation de 100 utilisateurs
- Entreprises : 15 $ par mois et 250 utilisateurs invités
- Entreprise : Contactez l'équipe de vente pour connaître les tarifs
3. Lundi.com
Le meilleur pour : Les organisations à but non lucratif qui ont besoin d'un outil de suivi de projet flexible et visuel
Monday est un outil de gestion de projet simple et polyvalent qui convient à un large éventail de projets. Grâce à des modèles conviviaux et personnalisables, vous pouvez planifier, suivre et organiser facilement les collectes de fonds.
Votre organisation peut visualiser l'ensemble de son pipeline de dons. Elle montre où vont les dons et automatise les textes et les courriels personnalisés de collecte de fonds. La plateforme est également une excellente option pour recruter des bénévoles et leur assigner des tâches. Vous pouvez intégrer des formulaires de recrutement, attribuer des équipes de bénévoles et visualiser leur disponibilité et leur capacité.
Avantages et inconvénients
Tarifs
- Plan gratuit : Pour les organisations à but non lucratif comptant jusqu'à 10 membres d'équipe
- L'entreprise : Pour les organisations à but non lucratif à la recherche d'un contrôle et d'une assistance de niveau entreprise. Les prix sont disponibles sur demande.
4. Trello
Idéal pour: Les petites organisations à but non lucratif à la recherche d'un outil simple et visuel pour la gestion de projets
Trello est un logiciel de gestion de projet gratuit conçu pour les équipes à la recherche d'une solution simple. Semblable à un tableau Kanban, il présente les tâches sous forme de cartes personnalisables avec des dates d'échéance, des étiquettes, des destinataires et des pièces jointes. Grâce à une fonction intuitive de glisser-déposer, Trello facilite la création de tableaux, de listes et de cartes.
Trello offre un support dédié à la gestion des subventions. Ses champs personnalisés vous permettent d'identifier les types et les tailles de subventions et de les gérer de la planification à l'exécution.
Avantages et inconvénients
Tarifs
Trello propose des réductions spéciales (jusqu'à 75 %) pour les organisations à but non lucratif et les établissements d'enseignement.
- Plan gratuit : Pour les équipes ou les individus souhaitant organiser un projet
- Standard : 5 $ par mois pour les petites équipes qui ont besoin de gérer leur travail et d'améliorer la collaboration.
- Premium : 10 $ par mois pour les équipes qui ont besoin de suivre et de visualiser de nombreux projets
- Entreprise : 17,50 $ par mois pour un maximum de 50 utilisateurs ; pour plus, le prix varie.
5. ClickUp
Idéal pour : Les organisations à but non lucratif à la recherche d'un outil de gestion de projet personnalisable
ClickUp est connu pour son interface personnalisable et sa flexibilité. Elle vous permet d'adapter la plateforme à vos besoins spécifiques et à vos préférences. Vous disposez de plus de 15 vues de projet pour répondre aux besoins de votre projet. Ces vues incluent des tableaux Kanban pour une organisation simple des tâches et des diagrammes de Gantt pour un suivi détaillé des étapes.
La plateforme propose des documents, un assistant d'écriture IA, une gestion de budget, un suivi des objectifs et même une boîte de réception.
Avantages et inconvénients
Tarifs
Les organisations à but non lucratif peuvent demander une réduction sur les plans payants en soumettant un formulaire sur le site web ClickUp.
- Plan gratuit : Idéal pour un usage personnel
- Illimité : 7 $ ; idéal pour les petites équipes
- Entreprises : 12 $ ; idéal pour les équipes de taille moyenne
- Entreprise : Idéal pour les grandes équipes - contactez l'équipe de vente pour un devis
6. Ruche
Idéal pour : Les organisations à but non lucratif à la recherche d'un outil de gestion de projet et de campagne tout-en-un
Les fonctionnalités de Hive permettent aux organisations à but non lucratif de s'attaquer simultanément à plusieurs projets complexes. Son interface intuitive facilite la définition et le suivi des étapes, garantissant que votre équipe reste alignée sur les objectifs de l'organisation.
Vous pouvez vous aligner sur les membres de l'équipe à part entière et les bénévoles à temps partiel pour réfléchir à des initiatives en équipe et participer à un appel Zoom avec Hive.
Hive offre des vues de projet flexibles, notamment Kanban, Gantt, Table View et Portfolio. Chaque membre de l'équipe peut choisir de visualiser les projets dans le type de graphique qu'il préfère.
Avantages et inconvénients
Tarifs
Hive offre aux organisations à but non lucratif des réductions de 10 % sur ses plans.
- Plan gratuit : Jusqu'à 10 membres de l'espace de travail pour la gestion de projets légers
- Starter : Pour 5 $/année, avec jusqu'à 10 utilisateurs d'espace de travail pour une gestion d'entrée de gamme.
- Équipes : Pour 12 $/an, avec jusqu'à 50 membres de l'espace de travail, sans limite de fonctionnalités et de personnalisation.
- Entreprise : Contacter l'équipe de vente pour connaître les tarifs
7. Wrike
Idéal pour : Les grandes organisations à but non lucratif ayant des besoins complexes en matière de gestion de projets
Wrike est un logiciel de gestion de projet doté de fonctionnalités avancées. Il peut aider les gestionnaires de projets à but non lucratif à rationaliser les flux de travail, à automatiser les tâches et à prévoir les risques. Vous pouvez également créer des diagrammes de Gantt et des tableaux de bord personnalisables pour visualiser l'avancement du projet et les obstacles.
Le logiciel propose des modèles de projets complexes qui permettent de diviser les projets les plus importants en étapes gérables. Il permet également aux utilisateurs d'assigner des tâches et de suivre les progrès réalisés. Vous pouvez personnaliser Wrike pour répondre aux différents besoins du projet et de l'équipe.
Avantages et inconvénients
Tarifs
- Gratuit : Pour une gestion simple des projets et des tâches
- Équipe : 9,80 $ par mois et par utilisateur pour les équipes en expansion
- Entreprises : 24,80 $ par mois et par utilisateur pour toutes les équipes d'une organisation
- Entreprise : Les prix sont disponibles sur demande
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre organisation à but non lucratif ?
1. Caractéristiques et exigences
Les logiciels de gestion de projet varient du plus simple au plus complexe, offrant des fonctionnalités telles que des listes de tâches ou des tableaux Kanban. Évaluez vos besoins en fonction de la taille du projet, de la taille de l'équipe et de la méthode préférée.
Pour des fonctions détaillées telles que la structure de répartition du travail et la budgétisation, choisissez un outil comme Asana. Pour visualiser les tâches sur un tableau Kanban, optez pour Trello.
2. Tenir compte du budget et des coûts
Tenez compte de votre budget lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de projet, car il existe à la fois des outils gratuits et des options plus onéreuses dotées de fonctionnalités supplémentaires. En tant qu'organisation à but non lucratif, vous pouvez rechercher des logiciels avec différents plans tarifaires, des réductions pour les organisations à but non lucratif ou des options gratuites.
Un outil de gestion de projet gratuit de base permet de créer des listes de contrôle, d'attribuer des tâches et de suivre l'avancement des travaux. Une version payante offre des fonctionnalités avancées telles que la budgétisation et l'automatisation du flux de travail.
3. Facilité d'utilisation
Certains systèmes de gestion de projet peuvent être compliqués à utiliser et nécessiter plusieurs jours de formation pour que votre équipe apprenne à bien les utiliser. Toutes les organisations à but non lucratif n'ont pas besoin d'outils aussi complexes, en particulier celles qui ont de petites équipes. Dans ce cas, vous devriez rechercher une interface simple avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.
4. Intégration avec les outils
Assurez-vous que le logiciel de gestion de projet s'intègre aux autres outils utilisés par votre association. Il peut s'agir d'un logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif comme QuickBooks et d'outils de communication comme Gmail et Google Drive.
Meilleures pratiques de gestion de projet pour les organisations à but non lucratif
1. Aligner les projets sur votre mission
Avant de lancer une initiative, posez-vous la question suivante "Comment ce projet fait-il avancer notre mission ?" Faites en sorte que ce lien soit clair pour toutes les parties prenantes. Lorsque les projets s'alignent étroitement sur l'objectif de votre association, vous constaterez un engagement accru et de meilleurs résultats.
2. Établir un calendrier de communication cohérent
Une communication claire et ouverte est essentielle dans la gestion de projets à but non lucratif, que ce soit avec les parties prenantes ou avec votre équipe. Sans elle, la collaboration et la confiance peuvent en pâtir. Veillez à établir un calendrier pour une communication efficace pendant que vous travaillez sur votre projet.
Votre plateforme de gestion de projet doit également favoriser la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Elle doit proposer des fonctionnalités telles que des forums de discussion, des chats et le partage de fichiers. Cela permettra à votre équipe de limiter la confusion et de garder tout le monde au courant.
3. Préparer et planifier les marges de recul potentielles
Dans un monde idéal, votre projet sera achevé dans les délais impartis. En réalité, même les plans les mieux conçus connaissent des revers, et vous devez donc vous préparer à l'inattendu. Vous devez donc vous préparer à l'imprévu. Vous devez adopter une approche flexible de la gestion de projet qui permette de faire face aux changements imprévus.
4. Consigner les enseignements tirés
Il est essentiel de noter les leçons apprises pour améliorer continuellement la gestion des projets à but non lucratif.
Après chaque phase ou étape du projet, prévoyez une brève réunion d'équipe pour discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné. Consignez ces informations dans un format partagé et facilement accessible.
Inclure à la fois les succès et les défis, ainsi que des recommandations spécifiques pour les projets futurs. Cette pratique permet d'éviter les erreurs répétées, favorise le transfert de connaissances entre les équipes et contribue à la croissance et à l'efficacité à long terme de votre organisation.
Derniers mots sur la gestion de projets à but non lucratif
Au fur et à mesure que votre organisation se développe et s'attaque à des initiatives plus complexes, vous aurez probablement besoin de solutions intégrées qui vont au-delà de la gestion de projet. Envisagez d'explorer des plateformes complètes qui combinent la gestion de projet avec des capacités de collecte de fonds et de gestion des donateurs. Cette approche holistique peut rationaliser les opérations et maximiser votre impact, vous permettant de vous concentrer davantage sur votre mission et moins sur les tâches administratives.
Une gestion de projet efficace est l'épine dorsale des initiatives à but non lucratif réussies. En mettant en œuvre les stratégies et les outils présentés dans ce guide, vous serez mieux équipé pour mener à bien des projets complexes, maximiser les ressources et conduire des changements significatifs.
La gestion de la croissance peut être un défi pour les organisations à but non lucratif, et c'est là que des outils efficaces deviennent essentiels pour gérer les besoins accrus en matière de collecte de fonds et de gestion des donateurs. Zeffy, une plateforme 100% gratuite, offre aux organisations à but non lucratif des outils complets sans ajouter de fardeau financier. Combinez les fonctions de gestion de projet avec la plateforme de collecte de fonds de Zeffy pour réduire les frais administratifs et consacrer plus d'énergie à votre mission principale.
FAQ sur la gestion de projets à but non lucratif
