L'organisation d'un événement caritatif est un excellent moyen de célébrer votre organisation. Avec 56% des donateurs dans le monde qui assistent régulièrement à des événements, non seulement les événements sensibilisent à votre cause, mais ils sont super efficaces pour collecter des fonds. C'est aussi l'occasion de réunir vos donateurs, les membres de votre conseil d'administration et vos bénévoles tout en invitant d'autres personnes à rejoindre votre communauté ! Jetons un coup d'œil à neuf façons de faciliter la gestion des événements caritatifs.
9 étapes pour organiser un événement caritatif mémorable
Étape 1 - Fixer l'objectif de l'événement
"Un objectif correctement fixé est à moitié atteint". -Zig Ziglar
Pour commencer, vous devez fixer un objectif de collecte de fonds. Basez-le sur ce que votre organisation essaie d'accomplir à l'avenir et sur la somme dont vous aurez besoin pour vos projets. Votre objectif ne doit pas seulement consister à créer des revenus. Votre événement est une excellente occasion de nouer des relations plus solides avec tous ceux qui contribuent à votre organisation et de mieux faire connaître votre mission.
Pensez-y comme à une fête célébrant tout ce que vous avez accompli et ce que vous comptez faire à l'avenir. Rédigez vos objectifs et utilisez-les tout au long du processus d'organisation de l'événement. Par exemple, utilisez-les pour souligner l'importance de votre événement lors de sa commercialisation. Un exemple de ceci pourrait être :
Aidez-nous à atteindre notre objectif de collecter 100 000 dollars, afin que nous puissions doubler le nombre de repas que nous fournissons en 2020.
Étape 2 - Définissez votre budget
Une fois que vous avez décidé d'un objectif, déterminez comment vous allez dépenser l'argent pour le réaliser. Pour ce faire, vous devrez établir un budget et le respecter. Pour vous aider à établir le budget, identifiez ce qui pourrait limiter vos dépenses. Il peut s'agir de la quantité de main-d'œuvre dont vous disposez pour organiser l'événement, du lieu choisi ou du nombre de participants que vous estimez.
Notre conseil : fixez votre budget à environ 30% de plus que ce que vous pensez payer, car des frais imprévus peuvent survenir !
Les coûts doivent inclure :
- Lieu
- Restauration
- Vendeurs
- Divertissement
- Marketing
- Décorations
Notre conseil : vous pouvez réduire les coûts en utilisant les activités de collecte de fonds comme divertissement. Faites preuve de créativité avec des idées qui permettront aux participants de se divertir tout en donnant ! Par exemple, au lieu d'engager un groupe, vous pouvez organiser une vente aux enchères en direct ou par écrit.
En utilisant la plateforme de billetterie de Zeffy, 100 % de ce que les participants paient va directement à votre organisation, nous ne prenons aucune part ni ne facturons de frais. Vous économiserez sur les frais de billetterie et de transaction en utilisant notre plateforme. À l'heure actuelle, il est difficile de connaître l'avenir des événements en personne en raison de la pandémie. C'est pourquoi il est important de planifier votre événement en ligne.
Étape 3 - Trouver des sponsors
Stimulez l'intérêt pour votre événement caritatif grâce à des sponsors. Ils peuvent donner de l'argent ou des marchandises pour aider à faire de votre événement un succès ! À qui s'adresser pour les parrainages :
- Entreprises locales
- Ceux qui ont des liens avec l'organisation
- Les partisans de votre cause
- Entreprises offrant quelque chose d'intéressant pour l'événement
Notre conseil : veillez toujours à vérifier que l'entreprise que vous choisissez d'approcher s'aligne sur vos valeurs et votre mission. Votre partenariat doit avoir un but précis, c'est-à-dire que vous soutenez tous deux fermement la mission de l'autre et souhaitez travailler ensemble pour la faire avancer. Par exemple, si une organisation travaille sur la recherche pour mettre fin au diabète juvénile, elle pourrait chercher à s'associer à des détaillants d'aliments sains.
Qu'est-ce qu'ils y gagnent ?
Les entreprises voudront un retour sur investissement, alors rédigez un courriel de vente expliquant que soutenir votre organisation ne consiste pas seulement à obtenir de la visibilité, mais aussi à contribuer à une cause qui touche la communauté. S'engager dans la responsabilité sociale est important pour les clients des entreprises, pour créer une bonne culture et pour attirer de futurs employés. Cela est particulièrement vrai pour les millennials, puisque 81 % d'entre eux attendent des entreprises qu'ils soutiennent qu'elles aient de bonnes pratiques sociales au sein de leur communauté (Forbes). La valeur que votre organisation peut apporter est abondante et vous devez le démontrer ! Présentez-la dans votre e-mail de vente en expliquant comment vous pouvez vous associer pour :
- Créer des opportunités de bénévolat pour les employés
- Développer ou compléter leur portefeuille de responsabilité sociale d'entreprise
- Créer des parrainages
- Attirer les consommateurs
- Attirer les meilleurs candidats
- Créer des opportunités de mise en réseau
Créer des paquets de parrainage
Vous devriez mettre en place des paquets de parrainage, en fonction de ce dont vous avez besoin pour l'événement. Ils doivent énumérer ce que vous offrez en échange du cadeau de parrainage. Si vous avez besoin d'un parrainage en espèces, créez un plan de parrainage offrant des avantages tels que : le logo du parrain sur toutes les publicités de l'événement, des billets VIP pour l'événement, une pièce de leur marketing distribuée à chaque invité. Fixez un prix pour chaque forfait. Plus il contient de publicité et d'avantages, plus le montant du parrainage doit être élevé.
Les parrainages ne doivent pas nécessairement se faire uniquement par des contributions monétaires. Des formules similaires peuvent être mises en place pour les parrainages en nature, c'est-à-dire les contributions en services ou en marchandises. Ces types de parrainages peuvent être particulièrement utiles car ils vous permettent d'économiser sur les dépenses. Ils peuvent l'être :
- Divertissement
- Impression et distribution pour la publicité de l'événement
- Séjours gratuits ou à prix réduit dans des hôtels proches de l'événement
- Equipement électronique pour l'événement
- Restauration
Identifiez les articles ou services pour lesquels vous devrez dépenser. Ensuite, sélectionnez les entreprises auprès desquelles vous pourriez les obtenir en tant que sponsors pour réduire vos coûts.
Étape 4 - Définissez votre public cible et un thème
Avant de choisir ce que sera votre événement, vous devez décider qui vous voulez cibler comme invités. Utilisez votre objectif et le budget de l'événement pour vous guider. Quel était votre objectif pour l'événement ? Décidez de qui vous avez besoin pour atteindre votre objectif. Il s'agit du groupe que vous voulez avoir lors de votre événement. En 2017, les Canadiens âgés de 65 ans et plus représentaient 42 % du total des dons du pays, et ils avaient également le montant total des dons le plus élevé par année (Statistique Canada). Dans le cas où vous avez pour objectif de collecter beaucoup d'argent, c'est peut-être le groupe que vous souhaitez cibler. Si vous avez un autre type d'objectif, par exemple attirer de jeunes supporters dans une nouvelle région, votre public pourrait être constitué de jeunes professionnels de cette région.
Si vous avez beaucoup de supporters, vous pouvez choisir de cibler un segment différent d'entre eux pour chaque événement que vous organisez. Par exemple, vous pouvez organiser un tournoi de golf pour vos donateurs de plus de 50 ans et une tournée des bars pour les étudiants donateurs.
Assurez-vous que votre cible correspond à votre budget. En utilisant vos données actuelles sur les dons, estimez le don moyen que vous recevrez de votre public cible. Multipliez-le par le nombre d'invités que vous prévoyez. Le total doit correspondre à toutes vos dépenses plus le montant que vous souhaitez collecter. Si le résultat est supérieur, c'est encore mieux.
Maintenant que vous avez votre cible, vous pouvez choisir votre thème. Utilisez les invités prévus pour décider du thème. Envoyez-leur une enquête sur le type d'événement qui les intéresserait, ou appelez directement les donateurs les plus importants. Compilez les idées et prenez une décision avec votre personnel, y compris votre conseil d'administration.
Étape 5 - Choisissez une date et un lieu
Une fois que vous aurez choisi votre thème, vous aurez besoin d'un lieu et d'une date. Ce que vous devez prendre en compte lors du choix du lieu :
- Taille et disposition
- Coût
- Accessibilité (pour le stationnement et les transports publics)
- Commodités (éclairage, son, wifi, etc.)
- Licences (alcool, ventes, loteries)
Une fois que vous avez trouvé le lieu qui répond à tous ces besoins, vous pouvez choisir une date. Cela dépendra de la disponibilité du lieu, donc une partie de la décision sera prise pour vous. Assurez-vous que la date convient à vos invités. Ne la fixez pas un soir de semaine, ni autour des vacances ou d'autres événements importants.
Étape 6 - Choisissez votre plateforme de billetterie en ligne
Choisissez une plateforme de billetterie en ligne adaptée à vos besoins. Avec Zeffy, la billetterie est simple et facile pour vous et votre donateur. Zeffy est entièrement gratuit, ce qui est formidable car nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de billetterie qui vous permet de réduire vos coûts. Vous devriez également choisir une plateforme qui dispose d'un système de communication automatisé avec les invités, ce qui est également le cas de Zeffy. Cela devrait inclure des reçus fiscaux automatiques, des tickets scannables et des rappels afin que vous n'ayez pas à passer du temps à gérer cela.
Étape 7 - Promouvoir votre événement
Le marketing de votre événement est crucial, car vous voulez faire passer le mot aux donateurs et aux participants potentiels. Mettez en place une stratégie de marketing en vous concentrant sur :
- Donner une image de marque à votre événement
- Créer une campagne de médias sociaux
- Publicité locale
- Envoi d'un courriel à
Créez une marque autour de votre événement. Donnez-lui un nom accrocheur, créez un logo et intégrez votre thème. Utilisez une palette de couleurs particulière, une police de caractères et quelques images qui le représentent bien.
En 2018, 43 % des personnes ont participé à des événements caritatifs parce qu'elles en avaient entendu parler sur les médias sociaux (Nonprofit Source). Utilisez le matériel que vous avez créé dans le cadre de la stratégie de marque pour réaliser des posts sur les médias sociaux et des affiches d'événements. Veillez à poster sur toutes les plateformes de médias sociaux, en programmant des posts fréquents à l'approche de la date. Créez des supports adaptés à instagram, facebook et autres, afin que les invités puissent les partager avec leurs followers et que vous puissiez vous appuyer sur votre communauté pour faire passer le message !
Contactez les entreprises locales pour qu'elles exposent vos affiches. Bien que la publicité en ligne soit formidable, votre public pourrait être plus réceptif à l'idée d'apprendre l'existence de votre événement en se rendant dans son café, sa bibliothèque ou son restaurant local, entre autres.
Le courrier électronique reste l'un des meilleurs outils de communication avec vos donateurs. Créez de grandes campagnes pour vos événements sur des applications de messagerie électronique comme MailChimp. Programmez des e-mails initiaux expliquant votre événement et montrant votre image de marque, ainsi que des suivis, des rappels et des mises à jour après l'événement. Il est également utile d'utiliser un CRM pour suivre la façon dont vos e-mails sont reçus, les réponses et plus encore. Le service de billetterie de Zeffy s'intègre facilement à n'importe quelle application d'envoi d'e-mails et à n'importe quel CRM et vous aidera à rendre vos campagnes d'e-mailing encore plus faciles !
Étape 8 - Se préparer aux défis
Les choses iront mal à un moment donné pendant la planification et l'exécution de votre événement caritatif. Attendez-vous à quelques difficultés afin de pouvoir vous préparer pendant la période précédant l'événement. Lorsque vous vous trouvez dans ces situations, assurez-vous de vous en tenir à ce que vous savez faire pour résoudre le problème. Prendre un risque n'est peut-être pas la meilleure solution. Veillez à communiquer clairement avec vos donateurs en cas de problème.
Voici quelques éléments auxquels vous devez faire attention :
- Faible vente de billets ou dépassement du budget
- Manque de personnel
- Manque de temps
Défi n° 1 - Les ventes de billets sont faibles
La baisse des ventes de billets et le dépassement du budget sont peut-être vos plus grandes craintes pour l'événement. Vous devrez éviter cela en planifiant bien dès le début. Soyez extrêmement modeste dans vos dépenses, surtout au début du processus de planification. Évitez d'apporter à l'événement des changements qui seraient coûteux. Veillez à stimuler la vente de billets dès le début. Vous pouvez créer un prix spécial "lève-tôt", en accordant un tarif réduit à ceux qui achètent tôt. Ce prix doit être nettement inférieur au prix normal du billet pour inciter vos invités à prendre leur décision immédiatement, mais pas trop bas pour ne pas générer suffisamment de revenus pour votre mission. Vous pouvez également contacter les personnes qui ont participé à vos événements par le passé et les inviter directement.
Veillez à bien cibler vos 100 supporters les plus dévoués. Lorsque les billets sont mis en vente, envoyez-leur un message personnel ou, mieux encore, appelez-les. Utilisez des messages du type :
Nous sommes impatients de vous voir à cet événement.
Nous avons besoin de votre soutien pour en faire un succès !
Une fois que vous aurez commencé à vendre des billets, de plus en plus de personnes voudront y assister grâce au bouche à oreille. Dans votre budget, sous-estimez le montant que les donateurs donneront. Si vous recevez finalement plus que prévu, ce sera une bonne surprise.
Défi n° 2 - Être en sous-effectif
Vous ne voulez pas vous retrouver à manquer de personnel le jour de l'événement. Pour éviter cela, assurez-vous de parler à tous les acteurs avec lesquels vous travaillez et de savoir exactement ce dont ils ont besoin. Par exemple, parlez aux personnes chargées de surveiller l'entrée. Demandez-leur de vous expliquer en détail ce qui doit être fait et d'établir exactement combien de personnes doivent travailler si le nombre maximum de participants se présente. Veillez à faire de même avec tous les autres groupes impliqués, qu'il s'agisse du traiteur, des animations, de la sécurité, de l'équipe de montage, etc. Prévoyez des personnes d'astreinte, au cas où.
Défi n°3 - Ne pas respecter le calendrier
Que ce soit avant ou pendant l'événement, le temps est important ! Vous ne voulez pas en manquer lors de l'organisation de votre événement. Vous ne voulez pas non plus manquer de temps pendant l'événement. Là encore, vous devez vous préparer à l'avance. Rédigez un calendrier détaillé plusieurs mois avant l'événement, décrivant quand vous vous occuperez de chacune des étapes énumérées ci-dessus. Partagez ce calendrier avec toutes les personnes impliquées dans l'organisation. Faites de même pour établir un calendrier de l'événement et veillez à ce qu'il soit respecté. Quelques minutes de retard après chaque partie de l'événement peuvent conduire à son dépassement !
Étape 9 - Communications post-événement
Une fois l'événement terminé, vous pouvez enfin souffler un peu. Félicitations ! Votre travail est presque terminé. N'oubliez pas d'assurer le suivi et d'envoyer des remerciements à tous ceux qui ont contribué à la réussite de l'événement. Cela signifie tous les participants, les bénévoles, les sponsors et le personnel. Joignez des photos et un bref résumé du déroulement de l'événement. Publiez sur les médias sociaux et incluez toutes les activités amusantes, les réactions et les photos. Et bien sûr, n'oubliez pas de vous réjouir de la somme récoltée et de la façon dont elle servira à faire avancer votre mission.
