Organiser un événement caritatif : 8 étapes pour les organisations à but non lucratif

Les événements caritatifs sont de puissants catalyseurs de changement, qui rassemblent les communautés pour les soutenir.

Mais la planification d'une collecte de fonds peut sembler insurmontable, surtout lorsque vous portez tous les chapeaux : gestion des programmes, gestion des bénévoles et tentative de collecte de fonds. La plupart des dirigeants d'organisations à but non lucratif avec lesquels nous nous entretenons n'ont jamais eu l'intention de planifier des événements... Pourtant, la réussite d'une collecte de fonds est essentielle à la réalisation de votre mission. 

Ce guide étape par étape a été conçu pour les petites équipes comme la vôtre, vous montrant exactement comment organiser un événement percutant qui amplifie votre portée, mobilise les donateurs et renforce l'impact de la communauté. 

De plus, nous vous montrerons comment Zeffy vous permet de garder chaque dollar pour votre cause - ce qui signifie que plus d'argent va aux bourses, à la nourriture, au loyer - et de faire tout cela sans vous épuiser. Chaque frais de 3% est une autre bourse perdue. Avec Zeffy, 100 $ collectés = 100 $ pour votre mission.

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8 étapes faciles pour planifier votre événement de collecte de fonds

• Étape 1 : Déterminer les objectifs et la mission

• Étape 2 : Évaluer vos ressources

• Étape 3 : Choisir une idée de collecte de fonds

• Étape 4 : Constituer une équipe

• Étape 5 : Sécuriser les sponsors 

• Étape 6 : Diffusion de l'information

• Étape 7 : Impliquer les participants

• Étape 8 : Assurer le suivi et remercier

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Étape 1 : Déterminer les objectifs et la mission

Il est essentiel de définir des objectifs mesurables pour planifier un événement caritatif réussi. Identifiez le but de l'événement et la façon dont il s'aligne sur la mission de votre association afin de créer une base solide pour vos efforts de planification.

Bien que la génération de revenus soit cruciale pour toute cause caritative, il convient de se demander si d'autres méthodes de collecte de fonds, telles qu'une collecte de vêtements, ne pourraient pas mieux servir votre mission. Adaptez votre projet d'événement caritatif aux besoins de votre association.

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L'organisation d'un événement caritatif répond généralement à cinq objectifs :

• Se concentrer spécifiquement sur la collecte de fonds

• Demander des dons sous des formes non monétaires

• Attirer l'attention et les bénévoles sur la cause

• Apprécier et remercier les sympathisants

• Établir des contacts et des relations avec de nouveaux donateurs

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Étape 2 : Évaluer vos ressources

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"Nous avons perdu 0,50 $ sur chaque vente de hot-dogs en raison des frais. - Bénévole-parent arnaqueur

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Avant de vous lancer dans la planification d'un événement de collecte de fonds, vous devez évaluer ce que vous avez à votre disposition :

• Un budget détaillé : Tenez compte de l'argent dont vous disposez pour financer cet événement. Pour réduire les coûts, optez pour un repas à plat unique au lieu d'un buffet ou offrez des rafraîchissements légers, et limitez les cadeaux à de petits articles peu coûteux pouvant être achetés en grandes quantités, tels que des sous-verres, des stylos et des porte-clés. Vous pouvez également trouver quelqu'un dans votre réseau ou parmi vos bénévoles qui donnera de son temps pour proposer des divertissements en direct, comme de la musique.
  

• Personnel : Demandez-vous si vous disposez ou non d'une main-d'œuvre suffisante pour organiser l'événement avec succès. Si ce n'est pas le cas, vous devrez peut-être recruter des bénévoles ou des membres du conseil d'administration.
  

• Outils : Évaluez les types d' outils dont vous disposez ou dont vous pourriez avoir besoin. Il peut s'agir d'une plateforme de dons, d'un outil de billetterie pour les événements, ou même d'un CRM ou d'une base de données de donateurs pour organiser toutes les activités de don.

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Vous en avez assez de passer d'une feuille de calcul à l'autre, de PayPal à Mailchimp ? Zeffy combine la billetterie, les dons et l'enregistrement des invités en un seul endroit, sans facturer de frais.

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