La stabilité financière est cruciale pour l'avenir de toute organisation à but non lucratif, et un suivi efficace des dons joue un rôle essentiel pour y parvenir. Sans un suivi approprié, les dépenses peuvent devenir incontrôlables et entraîner des difficultés financières.
Un système efficace de suivi des dons peut faire toute la différence et vous permettre de maintenir une situation financière saine.
Dans cet article, nous décrirons deux méthodes de suivi des dons, en nous concentrant sur les feuilles de calcul en tant que source principale d'enregistrement. En adoptant la bonne approche, vous pourrez gérer efficacement les contributions, améliorer la transparence et obtenir les fonds nécessaires pour soutenir votre mission.
Table des matières
7 avantages de l'utilisation d'un modèle de suivi des dons
Comment utiliser le modèle de suivi des dons de Zeffy ?
Téléchargez notre modèle gratuit de feuille de calcul Excel pour les dons
Derniers mots sur le suivi des dons pour les organisations à but non lucratif
7 avantages de l'utilisation d'un modèle de suivi des dons
1. Tenue d'un registre
Un outil de suivi des dons enregistre toutes les informations pertinentes relatives à vos donateurs. Vous pouvez noter des détails tels que le nom du donateur, ses coordonnées et les dates de ses dons, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble de vos contributions.
Pour mener des conversations personnalisées, pensez à ajouter leurs centres d'intérêt et des informations sur leur famille, ce qui peut vous aider à établir des liens plus forts et à adapter vos communications. Ce niveau de détail renforce votre engagement auprès des donateurs et favorise chez eux un sentiment de communauté et d'appartenance.
2. La santé financière
Les dons sont souvent la principale source de revenus des organisations à but non lucratif, d'où la nécessité d'en assurer un suivi efficace. En surveillant le calendrier des dons et en comptabilisant les contributions, vous pouvez élaborer des budgets financiers précis qui reflètent les besoins et les objectifs de votre organisation.
Cette approche proactive peut également préparer votre organisation à faire face à des défis imprévus, tels que des ralentissements économiques ou des dépenses inattendues, ce qui vous permettra d'être mieux équipé pour surmonter les obstacles financiers potentiels et maintenir la stabilité.
3. Conformité fiscale
La tenue de registres est l'une des meilleures pratiques pour produire des reçus fiscaux en temps voulu, ce qui est essentiel pour maintenir la conformité et établir la confiance avec vos donateurs.
La connaissance des montants et des modèles de collecte de fonds vous permet de préparer des rapports complets qui répondent aux exigences légales et aux normes de l'organisation.
Des dossiers organisés peuvent rationaliser le processus d'audit et vous permettre d'être prêt à répondre à toute demande de renseignements de la part des organismes de réglementation, ce qui, en fin de compte, renforce la crédibilité de votre organisation.
4. Analyse des performances
Le contrôle régulier des contributions vous permet d'évaluer l'efficacité de vos stratégies de collecte de fonds et de vos sources de financement.
Une meilleure compréhension des données relatives aux donateurs vous permet d'identifier des tendances et des modèles qui serviront de base aux campagnes futures. Ces informations vous aident à planifier des stratégies d'engagement ciblées qui entretiennent des relations à long terme avec vos donateurs, en veillant à ce qu'ils se sentent valorisés et impliqués dans votre mission.
5. Possibilité de personnalisation
Avec un modèle de suivi des dons, vous pouvez facilement suivre les différents dons en fonction du type de campagne de collecte de fonds. Cette flexibilité vous permet de classer les contributions en fonction d'objectifs spécifiques, tels que les dépenses opérationnelles ou le financement de projets.
Cette personnalisation vous permet d'analyser l'efficacité des différentes campagnes, ce qui vous aide à prendre des décisions éclairées sur les futures initiatives de collecte de fonds et à allouer les ressources de manière plus efficace.
6. Rapports
Un modèle de suivi des dons bien organisé peut être un outil puissant pour préparer des présentations ou des rapports en vue de réunions avec des parties prenantes ou des conseils d'administration. En ayant une meilleure compréhension de vos données, vous pouvez présenter des récits convaincants démontrant l'impact et la santé financière de votre organisation.
Cette clarté peut également améliorer vos demandes de subvention, car les bailleurs de fonds recherchent souvent des informations détaillées sur la manière dont les dons sont gérés et alloués, ce qui rend vos propositions plus compétitives.
7. Gestion des donateurs
L'établissement de relations solides avec les donateurs les plus importants nécessite une gestion réfléchie et un engagement constant. Une base de données complète vous aide à entretenir ces relations grâce à une communication personnalisée, à des mises à jour opportunes sur leur impact et à des remerciements significatifs.
Une gestion régulière renforce la fidélité des donateurs et encourage un soutien continu, créant ainsi des partenariats durables qui font avancer votre mission.
Comment utiliser le modèle de suivi des dons de Zeffy ?
Pour reprendre le modèle de Zeffy :
- Commencez par saisir le nom du donateur et son adresse
- 48% des donateurs préfèrent la communication par courrier électronique, ajoutez donc des informations sur l'adresse électronique dans la section "contact".
- Vous pouvez également personnaliser le modèle en y ajoutant un numéro de téléphone pour les appels et les messages textuels.
- Organisez le suivi de vos dons en inscrivant dans le modèle les dates auxquelles les dons ont été effectués.
- Pour faire le total, utilisez notre onglet automatisé "Fonds donnés" en inscrivant le montant donné par les donateurs.
- Indiquez la campagne pour laquelle vous avez collecté des fonds afin de personnaliser les courriels adressés aux donateurs à l'avenir.
- Noter le mode de paiement peut vous aider à organiser les états financiers et vous en dire long sur les préférences du donateur.
- Pensez-vous qu'un donateur particulier sera intéressé par une autre campagne ? Indiquez un oui ou un non dans la section "Suivi" et ajoutez une date de suivi provisoire.
💡Protip : Vous pouvez également personnaliser le modèle en ajoutant des "notes de suivi" pour vous rappeler pourquoi vous vouliez contacter les donateurs au départ.
Téléchargez notre modèle gratuit de feuille de calcul Excel pour les dons
Il ne sert à rien d'avoir un tracker si vous ne pouvez pas vous souvenir de l'état de la communication. Utilisez le modèle Zeffy téléchargeable pour inclure des rappels de suivi et gérer les campagnes de collecte de fonds.
Téléchargez notre modèle (100% gratuit) de suivi des dons pour bénéficier de ces avantages [Prochainement].
Derniers mots sur le suivi des dons pour les organisations à but non lucratif
Bien que les tableurs puissent aider à suivre les informations de base sur les dons, ils sont souvent insuffisants lorsque votre association grandit. Le suivi manuel prend du temps, est sujet à des erreurs et limite l'analyse des habitudes des donateurs. Un système de gestion des donateurs spécialisé offre une solution plus puissante.
Les logiciels modernes de gestion des donateurs automatisent la saisie des données, génèrent des rapports instantanés et fournissent des informations plus approfondies sur les habitudes de don. Il rationalise la conformité fiscale, simplifie la communication avec les donateurs et aide votre équipe à travailler plus efficacement. Ces outils transforment la manière dont les organisations à but non lucratif gèrent les relations avec leurs donateurs et suivent les contributions.
Utilisez le logiciel de gestion des donateurs 100% gratuit de Zeffy pour aller au-delà des feuilles de calcul et faire passer le suivi de vos dons à la vitesse supérieure.
