Le guide ultime du plan comptable pour les organisations à but non lucratif avec un modèle gratuit

Le suivi de chaque dollar est essentiel au bon fonctionnement des organisations à but non lucratif. Votre organisation a besoin d'un moyen simple mais efficace de contrôler les fonds, de répondre aux exigences des donateurs et de montrer exactement comment les fonds soutiennent votre mission. 

C'est là que le plan comptable devient votre outil le plus précieux, car il offre une vue d'ensemble de la santé financière de votre organisation. Il s'agit d'une liste numérotée qui classe chaque transaction dans des catégories précises, depuis les dons reçus jusqu'aux dépenses liées aux programmes.

Dans ce guide, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur le plan comptable des organisations à but non lucratif, des concepts de base aux conseils pratiques. Nous avons également inclus des exemples et un modèle prêt à l'emploi pour vous aider à créer votre propre plan comptable.

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Table des matières :

Qu'est-ce qu'un plan comptable pour les organisations à but non lucratif ?

Objet d'un plan comptable

4 éléments essentiels d'un plan comptable

3 types de plans comptables pour les organisations à but non lucratif 

6 conseils pour maintenir votre plan comptable

Modèle de plan comptable pour les organisations à but non lucratif [Téléchargeable].

Dernières réflexions sur le plan comptable des organisations à but non lucratif

FAQ sur le plan comptable des organisations à but non lucratif

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Qu'est-ce qu'un plan comptable pour les organisations à but non lucratif ?

Un plan comptable est une liste de tous les comptes de votre organisation, organisée de manière à suivre chaque dollar qui entre et qui sort. Il offre une structure claire pour enregistrer et trier toutes les activités financières : dons, dépenses et frais.

Bien que chaque association puisse structurer son ACO différemment, il doit être conçu pour suivre à la fois les fonds non affectés et ceux qui font l'objet de restrictions de la part des donateurs, ce qui facilite la création de rapports et la gestion de la comptabilité.

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Objectif d'un plan comptable (PC)

• L'organisation financière : Un plan comptable sert de base à un contrôle financier efficace en organisant toutes les transactions en catégories claires et structurées.
• Une budgétisation efficace : Un plan comptable détaillé vous aide à établir des budgets de programme réalistes et à prévoir les besoins de trésorerie sur la base de modèles historiques.
• Une prise de décision éclairée : En offrant des informations financières détaillées, l'ACO vous permet de prendre des décisions éclairées sur les domaines dans lesquels vous devez investir davantage et maximiser l'impact de votre mission.
• Conformité réglementaire : Votre plan comptable vous permet de suivre séparément les dons déductibles de l'impôt, les revenus non liés à l'activité et les dépenses du programme, ce qui rend la déclaration d'impôt et les rapports financiers plus précis.
• Gestion des fonds et des subventions : L'ACO permet de suivre séparément les fonds affectés et les fonds non affectés, ce qui garantit que les fonds sont dépensés conformément aux exigences du donateur ou du bailleur de fonds.
• Processus d'audit simplifié : Un ACO organisé permet aux auditeurs d'examiner plus facilement les données financières et de s'assurer de la conformité lors d'un audit.

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4 éléments essentiels d'un plan comptable

1. Numéro de compte 

Chaque compte se voit attribuer un code numérique unique pour faciliter l'identification et le tri. Bien que tous les ACO utilisent une numérotation similaire pour éviter toute confusion, les organisations peuvent choisir leur propre système.

La plupart des organisations suivent les conventions de numérotation des GAAP (Generally Accepted Accounting Principles), qui facilitent la compréhension des états financiers par les auditeurs et les donateurs. Les GAAP utilisent généralement la gamme de numérotation suivante :

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2. Nom et prénom 

Chaque compte a besoin d'un nom clair et descriptif qui explique son objectif en un coup d'œil.

Par exemple, au lieu d'un nom générique comme "revenus", vous pouvez utiliser des noms spécifiques comme "dons individuels", "parrainages d'entreprises" ou "frais de service des programmes". Ces noms détaillés aident tous les membres de votre organisation à comprendre ce qui appartient à chaque compte.

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3. Type ou catégorie 

La plupart des plans comptables se répartissent dans les catégories suivantes :

• Actifs : Tout ce que votre association possède, y compris les liquidités sur les comptes bancaires, les fonds qui vous sont dus (comptes débiteurs), les stocks et les articles physiques tels que l'équipement et le mobilier.
• Le passif : Ce que votre association doit à d'autres, comme les prêts, les hypothèques et les congés payés des employés.
• Fonds propres ou actifs nets : Comprend les fonds qui sont divisés en catégories telles que les fonds non affectés (qui peuvent être utilisés à n'importe quelle fin), les fonds temporairement affectés, les fonds affectés de façon permanente et les dotations.
• Recettes : Tous les fonds que votre association reçoit
• Dépenses : Tous les fonds dépensés par votre association

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4. Description de l'activité

Chaque compte doit faire l'objet d'une explication claire de son objectif et de ce qu'il enregistre. Cette description aide les membres de votre équipe et les parties prenantes externes, comme les bailleurs de fonds, à comprendre les flux de fonds dans votre organisation.

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3 types de plans comptables pour les organisations à but non lucratif 

1. Plan comptable unifié 

Le plan comptable unifié (UCOA) est un cadre comptable commun aux États-Unis qui organise les informations financières à l'aide d'une liste structurée de codes de comptes. Il s'aligne sur les exigences du formulaire 990, ce qui simplifie la déclaration d'impôts. 

L'UCOA rationalise les rapports financiers, la budgétisation et l'analyse des performances au sein des organisations. Ce type de tableau garantit la conformité aux normes comptables et rend la préparation des états financiers plus efficace.

Bien que ce système contribue à la cohérence des rapports, sa structure détaillée peut être trop complexe pour les petites et moyennes organisations à but non lucratif, qui peuvent bénéficier de modèles plus simples.

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2. Plan comptable opérationnel 

Un plan comptable opérationnel aide les organisations à but non lucratif à gérer leurs activités financières quotidiennes. Il se concentre sur les transactions régulières, comme le suivi des recettes provenant des programmes et des subventions et des dépenses liées aux salaires du personnel, aux fournitures de bureau et aux services publics. 

Bien que ce tableau traite principalement des finances courantes, il peut inclure des prêts ou des achats d'équipement ayant une incidence directe sur les opérations. 

Ce type d'ACO aide les associations à contrôler les coûts de leurs programmes, à respecter leur budget et à prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources.

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3. Plan comptable du groupe 

Un plan comptable de groupe aide les organisations à but non lucratif ayant plusieurs sites ou divisions à gérer leurs finances dans le cadre d'un système unique. Il s'agit d'un schéma directeur (parent) qui définit la structure principale, tandis que chaque site ou programme peut avoir son propre schéma secondaire (enfant) pour répondre à des besoins spécifiques. 

Par exemple, si une organisation à but non lucratif gère des banques alimentaires dans différentes villes, chaque site peut suivre ses propres dépenses tout en suivant la structure comptable de l'organisation principale.

Ce tableau présente deux avantages majeurs. Tout d'abord, il assure la cohérence de l'enregistrement des informations financières dans l'ensemble de l'organisation. Deuxièmement, il simplifie la combinaison des rapports financiers de tous les sites pour obtenir une image complète des finances de l'organisation.

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6 conseils pour maintenir votre plan comptable

1. Utiliser les comptes principaux et secondaires de manière stratégique

Un plan comptable bien organisé doit comporter des comptes principaux et des sous-comptes. Les comptes principaux couvrent les grandes catégories financières, tandis que les sous-comptes suivent des éléments spécifiques au sein de ces catégories.

Par exemple, sous le compte principal "dépenses du programme", vous pouvez créer des sous-comptes tels que les fournitures du programme, les frais de déplacement du personnel, le matériel de formation, la location d'espaces pour les événements et l'équipement du programme. Cette structure permet de séparer les coûts généraux des dépenses spécifiques, ce qui facilite le suivi des dépenses pour chaque composante du programme. 

Lorsque vous créez ces comptes, concentrez-vous sur les informations financières dont vous avez besoin pour les rapports, les budgets et les exigences en matière de subventions.

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2. Rester simple et organisé

Ne créez que les catégories essentielles pour le reporting et le suivi, même si vous répartissez les fonds sur plusieurs comptes. Une complexité inutile rend la gestion financière plus difficile, et non plus facile.

Par exemple, au lieu d'avoir des comptes de dépenses distincts pour les programmes d'éducation des jeunes, le tutorat après l'école et autres, vous pouvez les combiner en un seul compte pour les programmes d'éducation des jeunes. 

Votre plan comptable doit être suffisamment détaillé pour présenter avec précision les activités financières de votre organisation, mais il ne doit pas être trop complexe pour être facile à utiliser.

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3. Concevoir avec souplesse 

Le plan comptable doit être flexible pour s'adapter à la croissance de l'association. Par exemple, si votre financement initial peut provenir de subventions et de dons individuels, votre plan comptable doit pouvoir intégrer des catégories supplémentaires, telles que les partenariats d'entreprise et les investissements, à mesure que vos sources de revenus se développent. 

Un plan comptable flexible vous permet de suivre avec précision l'évolution de la situation financière de votre organisation. Avant de créer un nouveau compte, vérifiez si l'activité correspond à une catégorie existante.

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4. Utiliser des noms de compte clairs 

Nommez chaque compte avec des titres spécifiques et descriptifs que tout le monde dans votre organisation peut comprendre. 

Par exemple, au lieu d'intituler un compte "coûts divers du programme" ou "autres dépenses de la communauté", utilisez des noms spécifiques tels que "fournitures pour le programme de mentorat des jeunes" ou "matériel pour les ateliers de la communauté". 

Une dénomination claire permet à votre équipe de trouver rapidement les bons comptes et d'éviter toute confusion dans l'enregistrement financier. Utilisez toujours le même style de dénomination pour des comptes similaires afin de maintenir la cohérence.

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5. Utiliser un logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif 

Vous pouvez commencer avec une feuille de calcul, mais les logiciels de comptabilité pour les organisations à but non lucratif facilitent la gestion de votre plan comptable. Des programmes comme QuickBooks ou Sage Intacct vous aident à organiser et à mettre à jour vos comptes et vous permettent de gérer toutes les tâches financières en un seul endroit - de l'enregistrement des transactions à la création de rapports. 

Recherchez un logiciel qui comprend des fonctions conçues pour les organisations à but non lucratif, telles que la comptabilité des fonds, la gestion des subventions, le suivi des dons, etc.

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6. Chercher une aide professionnelle 

Demandez l'aide d'un comptable, d'un aide-comptable ou d'un spécialiste des finances des organisations à but non lucratif lorsque vous établissez ou mettez à jour votre plan comptable. Ces professionnels connaissent les règles comptables des associations et peuvent vous aider à structurer vos comptes afin de répondre aux exigences en matière de rapports. 

Ils peuvent également revoir périodiquement votre plan comptable pour s'assurer qu'il continue à répondre aux besoins de votre organisation et qu'il est conforme aux pratiques comptables actuelles.

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Modèle de plan comptable pour les organisations à but non lucratif [Téléchargeable].

Vous pouvez commencer avec ce modèle de base de plan comptable pour les organisations à but non lucratif [Coming Soon]. Ajustez les catégories et les comptes en fonction des besoins de votre organisation, de ses programmes et de ses exigences en matière de rapports.

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Dernières réflexions sur le plan comptable des organisations à but non lucratif

Si la mise en place de votre plan comptable peut sembler difficile au départ, n'oubliez pas qu'il doit rester simple et adaptable aux besoins de votre organisation. Grâce à une structure claire et à des mises à jour régulières, votre plan comptable restera utile pour tous les rapports et activités comptables. 

Que vous choisissiez un cadre standard ou que vous créiez le vôtre, l'essentiel est de veiller à ce qu'il réponde aux besoins actuels de votre organisation tout en étant suffisamment souple pour évoluer avec elle.

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FAQ sur le plan comptable des organisations à but non lucratif