À vos marques, prêts, partez! Comment organiser une marche ou une course de 5 km pour une œuvre de bienfaisance.

Du coup de sifflet de départ à la ligne d'arrivée, ce guide vous fournira les outils dont vous avez besoin pour planifier avec succès une collecte de fonds de 5 km.

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Organiser une course caritative : trouvez un coordinateur de course pour une œuvre de bienfaisance.

Vous n'avez pas besoin qu'on vous dise que les ressources du secteur à but non lucratif peuvent être très limitées, ce qui signifie que de nombreux rôles sont souvent remplis par des bénévoles. Cela signifie que la prochaine fois que vous planifierez une course de charité de 5 km, il serait utile de désigner quelqu'un pour être le coordinateur de la course. Le coordinateur idéal connaîtra bien les itinéraires de course locaux et aura des contacts au sein de l'administration locale pour l'aider à franchir la deuxième étape : les permis. Cependant, toute aide est préférable à l'organisation d'une course caritative. Si vos bénévoles font cela pour la première fois, ChatGPT peut être étonnamment utile pour comprendre comment organiser une marche ou une course caritative.

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Organiser une course caritative : choisissez un itinéraire et vérifiez-le auprès de la municipalité.

Le choix d'un itinéraire pour votre course de bienfaisance peut s'avérer délicat. Gardez à l'esprit que vous aurez probablement des marcheurs et des coureurs de tous âges et de tous niveaux d'activité, ce qui signifie qu'il faut trouver un itinéraire qui soit stimulant pour vos supporters les plus athlétiques, mais pas trop difficile (terrain accidenté, pentes raides, soleil direct, etc.) pour tous les autres. Vous devrez également vous coordonner avec les autorités locales, telles que le gouvernement et la police, pour faire approuver votre (vos) itinéraire(s), demander des permis pour les parcs, des licences pour la nourriture et les boissons, et pour vous assurer que le jour de votre course de bienfaisance est amusant et sûr. Chaque municipalité dispose de son propre ensemble de lois, de règles et de règlements. Demandez conseil à ChatGPT ou visitez le site web de votre municipalité.

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Organiser une course caritative : trouvez un ou deux sponsors.

Dès que vous commencez à organiser une course de charité, pensez aux sponsors. Les entreprises ou les gouvernements sponsors ne se contentent pas d'apporter une contribution financière, ils peuvent aussi alléger le travail de promotion de l'événement et de recherche de bénévoles. Lorsque vous avez un sponsor, son réseau devient le vôtre. Associer le nom de votre association à celui d'une entreprise locale bien connue ou appréciée peut attirer de nouveaux donateurs qui n'auraient peut-être jamais entendu parler de votre association auparavant.

Il existe également un autre type de sponsor : les athlètes professionnels ou semi-professionnels locaux. Ils peuvent contribuer à faire passer le message, à attirer la foule et à renforcer la crédibilité de votre course caritative. De plus, grâce à la puissance des médias sociaux, leur réseau devient votre réseau !

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Organiser une course caritative : choisissez un thème.

Les courses de couleur, les courses de boue, les courses de nuit, les courses de boules à neige en hiver, les courses de bière - il y a plus de deux façons d'organiser un 5 km pour une œuvre de bienfaisance. Faites preuve de créativité, trouvez une idée qui corresponde à votre cause, à votre base de donateurs, à votre emplacement et à vos objectifs. Plus l'idée est créative, plus elle est facile à vendre.

Les courses de charité à thème ont pour but d'offrir un exutoire à vos participants tout en les aidant à collecter des fonds pour votre cause. Essayez donc de choisir un thème qui correspond à votre mission et qui incitera les participants à revenir chaque année.

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Organiser une course caritative : recrutez des bénévoles.

Trouver, recruter et former des bénévoles n'est pas une tâche facile. Il faut donc s'y prendre tôt. Pour garantir le bon déroulement de votre course de charité, assurez-vous d'avoir toute l'aide nécessaire avant la collecte de fonds de 5 km et, surtout, un nombre suffisant de bénévoles le jour de la course. Le nombre de bénévoles dont vous aurez besoin dépendra de la taille de votre événement de collecte de fonds.

Voici quelques tâches qui nécessiteront l'intervention de bénévoles lors de votre événement : (la liste devient vite longue).

• Montage et démontage de la zone de l'événement.
• Mise en place et démontage de l'itinéraire.
• Aide aux sponsors.
• Patrouille des ordures.
• Inscription et enregistrement.
• Surveille et abreuve les personnes pendant la course.
• Les officiels enregistrent les temps sur la ligne d'arrivée.
• Zone de premiers secours/volontaires. (Souvent, les professionnels des premiers secours doivent être indemnisés).
• Nourriture. (BBQ ? Organisation d'un repas-partage ? Camions de nourriture ? Vente de billets ?)
• Stand d'information (à la fois pour la course de charité et pour votre association).
• Vente de billets de tombola. Vente aux enchères silencieuse.
• Présentation des finalistes.
• Bénévoles pour les toilettes.
• Parking.
• Gestion des médias sociaux.
• Photographe(s).

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Organiser une course caritative : les outils de collecte de fonds en ligne peuvent vous aider.

Ok, c'est l'heure de la publicité éhontée. L'internet a rendu beaucoup de choses plus faciles, y compris l'organisation d'une course de charité. Les plateformes de collecte de fonds en ligne comme Zeffy peuvent être utilisées pour créer des formulaires gratuits d'inscription en ligne et de collecte de fonds de pair à pair afin de permettre aux participants de s'inscrire facilement à votre course de charité de 5 km et de collecter des fonds pour votre organisation à but non lucratif.

Il existe de nombreuses plateformes, comme Eventbrite pour les organisations à but non lucratif ou Givebutter, mais elles ont toutes tendance à répercuter les frais de transaction du partenaire de paiement sur l'organisation à but non lucratif. Ainsi, lorsqu'il s'agit de choisir entre Zeffy et Eventbrite, nous avons un parti pris, mais Zeffy propose également des outils de collecte de fonds peer-to-peer et de billetterie d'événement 100% gratuits, et nous couvrons également le coût de vos frais de transaction.

Non vraiment, Zeffy est entièrement gratuit pour les organisations à but non lucratif et vous permet de recevoir chaque dollar promis par vos donateurs. Aucun frais de plateforme. Aucun frais mensuel. Pas de frais de carte de crédit.

Bon, assez parlé de nous. Revenons à votre événement.

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Organiser une course caritative : Faites la promotion de votre course de 5 km pour une œuvre de bienfaisance.

Faire connaître votre collecte de fonds de 5 km est une étape facilement négligée, mais importante. Bien entendu, si votre budget le permet, nous vous recommandons de faire passer le mot par le biais de la publicité locale dans les journaux, les magazines et à la radio. (La plupart des sociétés de médias proposent des tarifs spéciaux pour les organisations à but non lucratif ou peuvent même devenir sponsors de votre événement).

Si vous n'avez pas l'habitude de rouler en monnaie sonnante et trébuchante, faites-vous plaisir et répandez la bonne parole en.. :

• Accrocher des affiches dans toute la ville.
• Demander aux écoles d'ajouter votre événement à leurs annonces matinales.
• Organisez une série de micro-événements dans la ville pour sensibiliser les gens et aider les donateurs à se former en même temps.
• Organisez un coup d'éclat avec votre athlète semi-professionnel ou professionnel ou votre sponsor.
• Négocier des promotions et des contributions volontaires avec les entreprises locales.
• Utilisez les médias sociaux au maximum de leur potentiel. Tendez la main aux groupes de coureurs locaux et postez sur leurs pages, annoncez sans vergogne votre événement dans autant de posts sur autant de plateformes que vous le pouvez. Utilisez les followers de vos sponsors à votre avantage. Partagez des conseils de course et de marche. Partagez les promotions que vous avez négociées avec les entreprises locales.

Tout cela garantira que les amateurs de course et de marche de votre région découvriront votre événement et (je croise les doigts) s'inscriront pour soutenir votre cause.

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Organiser une course caritative 5K : commandez vos fournitures à l'avance.

Le jour de la course peut être très mouvementé, c'est pourquoi il est judicieux de commencer à planifier vos besoins en fournitures à l'avance. Lorsque vous saurez approximativement combien de participants seront présents à votre événement, vous aurez une bonne idée de la quantité de nourriture, d'eau, de marchandises, de trousses de premiers soins, etc. dont vous aurez besoin.

Gardez à l'esprit que chaque participant devra avoir accès à de l'eau (vous pouvez fournir des bouteilles d'eau réutilisables ou des gobelets compostables qu'ils pourront remplir le long du parcours de la course) et à de la nourriture, comme des en-cas emballés, des fruits ou un barbecue d'après-course. Les participants et leurs supporters achèteront probablement des t-shirts, des chapeaux, des chaussettes, des bouteilles d'eau, des sweatshirts, etc. pour soutenir votre cause. Veillez donc à ce qu'il y en ait suffisamment pour tout le monde.

Vous pouvez même vous arranger avec vos sponsors pour qu'ils vous aident à couvrir une partie des coûts initiaux.

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Organiser une course caritative : préparez et envoyez à l'avance des kits de course de bienfaisance.

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Chaque participant à votre course/marche de bienfaisance de 5 km doit recevoir un kit de course, idéalement quelques jours avant l'événement de collecte de fonds. Le contenu du kit peut varier, mais il comprend généralement une carte du parcours, un dossard numéroté, une puce de chronométrage et un t-shirt de marque. Vous pouvez également y inclure des articles promotionnels de vos sponsors, des collations pour le jour de la course, des informations sur votre association, des tickets de nourriture ou de boisson - tout ce qui contribuera à faire ressortir votre course de bienfaisance.

Les bénévoles seront également très utiles. Ils peuvent aider à distribuer les kits de course dans les commerces locaux et suivre les participants qui ont récupéré leur kit et ceux qui ne l'ont pas fait. La plateforme de collecte de fonds de Zeffy peut également aider à suivre ces informations.

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Organiser une course caritative : comment gérez les bénévoles le jour de la course.

À l'approche du jour de la course, chacun de vos bénévoles doit se voir assigner un rôle précis à jouer le jour de la course de charité de 5 km. Vous aurez besoin de bénévoles pour enregistrer les participants à leur entrée, pour distribuer de la nourriture et de l'eau le long du parcours, pour gérer le chronométrage à la ligne d'arrivée, pour aider à installer et à démonter le site, etc.

Si votre budget le permet, vous pouvez envisager d'engager un service de chronométrage le jour de la course afin d'externaliser le chronométrage de la course et de libérer des bénévoles pour d'autres postes. (Oui, il s'agit d'une entreprise qui existe).

C'est probablement une bonne idée de faire savoir à vos bénévoles ce qu'ils feront le jour de la course et de leur fournir à l'avance toutes les informations, l'équipement, etc. dont ils auront besoin afin qu'ils puissent se préparer. Si vos bénévoles savent ce qui les attend le jour de la course, tout se passera plus facilement.