Du coup de sifflet de départ à la ligne d'arrivée, ce guide vous donnera les outils nécessaires pour organiser avec succès votre prochaine collecte de fonds de 5 km
Étape 1 : Désigner un coordinateur de course
Les ressources dans le secteur sans but lucratif sont assez limitées, et les rôles clés sont souvent remplis par des bénévoles. Afin de maximiser l'efficacité de la planification de votre collecte de fonds de 5 km, essayez de désigner une personne qui sera votre coordinateur de course. Le coordinateur de course idéal aura une connaissance des itinéraires de course locaux, et peut-être des contacts dans le gouvernement local pour vous aider avec l'étape deux, ci-dessous. Si vous étendez votre événement de marche/course à une nouvelle communauté, il serait peut-être préférable de choisir un coordinateur de course qui soit de la région et qui puisse vous aider à tracer le parcours et à établir des contacts locaux.
Étape 2 : Choisir un itinéraire et vérifier auprès de votre municipalité
Lorsque vous choisissez un parcours pour votre course, n'oubliez pas que vous aurez des marcheurs et des coureurs de tous âges et de tous niveaux d'activité. Vous voudrez choisir un itinéraire qui ne présente pas de terrain difficile, de fortes pentes ou d'autres dangers. Vous devrez également vous coordonner avec les ressources publiques locales, telles que le gouvernement local et la police, afin de vous assurer que votre itinéraire est approuvé et que les activités du jour de la course sont réglementées et sécurisées.
Étape 3 : Trouver un co-animateur et des sponsors
Avant de commencer à planifier votre course de bienfaisance, essayez de trouver un co-organisateur ou un sponsor. Les co-organisateurs ou les commanditaires d'entreprise n'apportent pas seulement une contribution financière, mais ils peuvent aussi alléger une partie du travail fastidieux de promotion de l'événement et de recherche de bénévoles. Lorsque vous avez un sponsor d'entreprise, son réseau devient votre réseau. Associer le nom de votre organisme sans but lucratif à celui d'une entreprise bien connue peut également avoir pour avantage d'attirer de nouveaux donateurs qui n'ont peut-être jamais entendu parler de votre organisme sans but lucratif auparavant. Une idée bonus serait de collaborer avec un athlète professionnel ou semi-professionnel local pour aider à faire passer le message. Une fois de plus, leur réseau devient votre réseau !
Étape 4 : Choisir un thème
Vous avez probablement entendu parler des courses en couleur, des courses dans la boue, des courses lumineuses (organisées la nuit), des courses avec boule à neige en hiver, des courses à la bière et de bien d'autres types de courses sur route de 5 km. Ces types de courses à thème permettent aux participants de s'amuser tout en vous aidant à collecter des fonds pour votre cause. Essayez de choisir un thème qui s'aligne sur votre mission et qui donne envie aux participants de revenir année après année.
Étape 5 : Recrutez des bénévoles
Vous devez vous assurer d'avoir suffisamment de bénévoles le jour de la course et dans les jours précédant l'événement. L'idéal est d'avoir un bénévole pour 20 participants inscrits. Ainsi, tous les coureurs et marcheurs auront un accès adéquat à l'aide et aux ressources lorsqu'ils en auront besoin.
Étape 6 : Exploitez les outils de collecte de fonds en ligne
Créez des pages d'inscription en ligne et des pages de collecte de fonds par les pairs pour permettre aux participants de s'inscrire à l'événement et de collecter des fonds pour votre organisation à but non lucratif. Il existe de nombreux outils gratuits qui vous permettront de tirer le meilleur parti des dons que vous recevrez pour votre événement. Zeffy, par exemple, fournit des outils de billetterie d'événement et de collecte de fonds de pair à pair 100 % gratuits que vous pouvez utiliser pour votre prochain événement. En outre, Zeffy est l'outil de collecte de fonds en ligne pour les organisations à but non lucratif dont les coûts de plateforme et les frais de transaction sont nuls.
Étape 7 : Promouvoir l'événement
Faites connaître votre événement en exploitant des ressources gratuites comme les médias sociaux. Si votre budget le permet, vous pouvez également envisager de faire passer le mot par le biais de publicités locales, comme dans les journaux et les magazines, à la radio et à la télévision. Vous pouvez même envisager de contacter directement les donateurs réguliers par téléphone, par e-mail ou par courrier afin de les impliquer dans votre course caritative de 5 km. Une autre bonne façon de faire passer le message est d'accrocher des affiches dans les gymnases locaux et les magasins de sport et de santé. Ainsi, les amateurs de course et de marche de votre région découvriront votre événement et seront enclins à s'inscrire pour soutenir votre cause.
Étape 8 : Planifiez vos besoins en fournitures le jour de la course
Le jour de la course peut être assez mouvementé, il est donc préférable de commencer à planifier vos besoins en fournitures bien à l'avance. Une fois que vous saurez combien de participants assisteront à votre événement, vous pourrez avoir une meilleure idée de la quantité de nourriture, d'eau et d'autres articles, comme le matériel de course, que vous devrez avoir à disposition. Essayez d'imaginer que chaque participant devra avoir accès à de l'eau (vous pouvez fournir des bouteilles d'eau réutilisables ou des gobelets compostables qu'ils pourront faire remplir le long du parcours), ainsi qu'à des aliments tels que des collations emballées, des fruits, etc. Les participants et leurs spectateurs peuvent également vouloir se souvenir de l'événement en achetant des t-shirts, des sweat-shirts et d'autres articles. Vous devrez vous assurer qu'il y en a assez pour tout le monde. Vous pouvez probablement vous coordonner avec vos sponsors pour que certains de ces articles vous soient offerts.
Étape 9 : Organiser et distribuer les paquets de course
Chaque participant à votre course/marche de 5 km devrait recevoir un dossier de course, idéalement dans les jours ou les semaines précédant l'événement. Le dossier de course comprend généralement un plan du parcours, un dossard numéroté, une puce de chronométrage et un t-shirt. Vous pouvez également y inclure d'autres éléments, tels que des articles promotionnels de votre sponsor ou des collations pour le jour de la course. Vous aurez besoin de volontaires qui s'inscrivent pour distribuer les paquets de course dans un lieu local et qui garderont la trace des participants qui ont récupéré leurs paquets.
Étape 10 : Gérez les bénévoles le jour de la course
Vous devez vous assurer que chacun de vos bénévoles a un rôle précis à jouer dans la collecte de fonds globale du 5 km. Le jour de l'événement, vous aurez besoin de certains bénévoles pour enregistrer les participants à leur entrée, d'autres pour distribuer de la nourriture et de l'eau le long du parcours, et d'autres encore pour gérer le chronométrage à la ligne d'arrivée. Si votre budget le permet, vous pouvez envisager d'engager un service de chronométrage le jour de la course pour externaliser le chronométrage et libérer des bénévoles pour d'autres postes.
