Voici quelques éléments à prendre en compte pour que chacun de vos invités se sentent les bienvenus
Lorsque vous organisez des événements pour votre organisation à but non lucratif, vous espérez certainement obtenir un grand nombre de participants. Non seulement cela vous aidera à collecter des fonds pour votre cause et à renforcer votre mission, mais c'est aussi beaucoup plus amusant.
Alors, comment faire en sorte que tous vos invités se sentent les bienvenus lors de votre événement ? L'un des moyens les plus fondamentaux consiste à supprimer suffisamment d'obstacles pour que tous les invités, qu'ils aient ou non identifié un handicap auprès de vous, puissent vivre une expérience sans heurts.
Jetons un coup d'œil à quelques-unes des façons dont vous pouvez rendre vos événements à but non lucratif accessibles à tous les invités. N'oubliez pas qu'il ne s'agit en aucun cas d'un guide exhaustif. En cas de doute, la meilleure chose à faire - tant lors de la préparation que le jour de l'événement - est de demander aux invités comment vous pouvez les aider !
Sensibiliser votre organisation
Lorsque votre organisation tente de déterminer comment améliorer l'accessibilité pour les personnes handicapées lors des événements que vous organisez, l'une des premières mesures que vous pouvez prendre est de vous informer. Il existe non seulement d'innombrables ressources disponibles en ligne sur la manière de rendre vos événements à la fois accessibles et inclusifs, mais aussi de nombreux experts formés aux questions d'accessibilité. Vous pouvez collaborer régulièrement avec un professionnel de l'éducation aux handicaps afin que les membres de votre personnel et les bénévoles soient prêts à accueillir des invités handicapés.
Cet article de Forbes sur la façon de rendre les environnements de travail plus accueillants pour les personnes handicapées est un excellent point de départ pour envisager les changements que votre organisation peut apporter afin d'introduire des considérations d'accessibilité lors de vos événements et au-delà.
Invitations et billetterie
Lors de la mise en place de la vente de billets en ligne avec un logiciel ou de l'envoi des invitations, vous pouvez envisager d'ajouter des questions d'enquête qui vous aideront à identifier la meilleure façon d'accommoder vos invités. Encore une fois, la meilleure chose à faire est de demander aux invités s'ils ont besoin de considérations supplémentaires de la part de votre organisation. Voici quelques exemples de questions :
- Avez-vous des allergies alimentaires ou des restrictions diététiques ?
- Souhaitez-vous demander un transport accessible ?
- Souhaitez-vous demander des services d'interprétation ou des dispositifs d'écoute assistée ?
Il est également important de prendre en compte l'atmosphère et l'itinéraire de l'événement de collecte de fonds, et la manière dont ces éléments pourraient affecter les invités handicapés. Votre invitation doit également indiquer à vos invités si l'un des éléments suivants sera présent lors de votre événement ou en partie :
- Photographie au flash, images clignotantes ou lumières stroboscopiques
- Effets sonores ou musique bruyants
- les odeurs chimiques (comme celles produites par les machines à brouillard) ou les parfums
Choix du lieu
Lorsque vous choisissez le lieu de votre événement à but non lucratif, veillez à prendre en compte certains facteurs pour vous assurer que l'endroit sera accessible :
- Un parking proche de la salle et facilement accessible aux personnes se déplaçant en fauteuil roulant, en déambulateur ou avec d'autres aides techniques.
- Surfaces et chemins lisses, plats et pouvant être facilement débarrassés du câblage.
- Les portes sont faciles à ouvrir ou peuvent être laissées ouvertes.
- Des toilettes situées à proximité de l'action principale de l'événement et facilement accessibles aux personnes utilisant des appareils d'assistance.
- Un éclairage qui peut être réglé en fonction des sensibilités des invités.
- Bonne acoustique avec un minimum d'écho.
Lors de l'événement
La clé d'un événement de collecte de fonds réussi est la participation totale - et le fait de s'amuser, bien sûr ! Afin de permettre à tous les invités de participer aux activités que vous avez prévues, pensez à inclure les éléments suivants :
- Assistance disponible : Le jour de votre événement, désignez quelques bénévoles ou membres du personnel formés pour s'assurer que les voies restent dégagées et que toute personne ayant besoin d'aide puisse y accéder facilement.
- Animaux d'assistance : Les animaux d'assistance doivent également se sentir les bienvenus lors de l'événement. Veillez à leur fournir des bols d'eau pour qu'ils puissent se réhydrater et un accès facile à des zones où ils peuvent se soulager en cas de besoin.
- Mise en place : Lorsque vous vous installez sur le lieu de l'événement, assurez-vous que les tables sont à une hauteur permettant aux aides à la mobilité, comme les scooters et les fauteuils roulants, de passer dessous pour que les invités puissent s'asseoir confortablement. Veillez également à ce qu'il y ait suffisamment d'espace sur les allées et entre les tables et les chaises pour que les personnes à mobilité réduite et les animaux d'assistance puissent passer confortablement.
- Matériel de lecture et signalisation : Veillez à ce que les personnes malvoyantes puissent lire facilement la signalisation et tout autre matériel de lecture que vous proposerez lors de votre événement. Pour ce faire, imprimez la signalisation avec des polices de caractères qui sont à la fois grandes et faciles à lire.
- Repas : Même si vous pensez avoir pris en compte les allergies et restrictions alimentaires de chacun, veillez à étiqueter clairement les différentes options alimentaires proposées lors de votre événement, et à fournir la liste des ingrédients si possible. Vous devriez également fournir des pailles pliables et des tasses avec des poignées.
- Spectacles et présentations : Pour mieux répondre aux besoins des membres de la communauté sourde et des personnes malentendantes, assurez-vous d'avoir un traducteur en langue des signes lors de votre événement. En Amérique du Nord, l'American Sign Language (ASL) est couramment utilisé par les personnes faisant partie des communautés anglophones, et la Langue des Signes Québécoise (LSQ) par les personnes faisant partie des communautés francophones. Un autre conseil utile est de sous-titrer toutes les vidéos, les spectacles ou les présentations que vous pouvez afin qu'ils puissent lire en même temps.
- Alternative virtuelle : Vous pouvez ajouter une composante virtuelle à votre événement pour permettre aux personnes immunodéprimées, à leurs amis et à leur famille d'y assister à distance. Bien que le monde ait pratiquement rouvert ses portes, certaines personnes ne peuvent toujours pas se réunir. Assurez-vous d'inclure tous les partisans de votre cause dans votre événement de collecte de fonds.
Il est temps de commencer à rendre votre prochain événement de collecte de fonds accessible !
Maintenant, vous avez probablement un bon point de départ pour les considérations d'accessibilité à prendre en compte lors de la planification d'un événement à but non lucratif. N'oubliez pas le plus important : demandez à vos invités comment vous pouvez rendre votre événement plus accessible et donc plus confortable pour eux. Ainsi, tout le monde vivra une expérience agréable et sera prêt à revenir pour soutenir votre cause.
