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Gestion des NPO

4 façons simples de faciliter la transition numérique de votre organisation à but non lucratif

25 août 2022

Comment passer sans heurts des outils hors ligne aux outils numériques ? Le monde devient numérique. S'il peut sembler décourageant de devoir transférer tous les dossiers, données et contacts de votre organisation vers des formats numériques à l'aide d'outils technologiques, ce processus n'a pas à l'être.

Examinons quatre façons dont votre OBNL peut se lancer dans la technologie sans se faire dépasser. Promis, c'est plus simple que vous ne le pensez !

#1. Faites appel à des experts en technologie

La première mesure que vous pouvez prendre pour faciliter la transition de votre organisme sans but lucratif vers l'utilisation de la technologie est de faire appel à un expert en technologie. Attention, cela ne signifie pas nécessairement que vous devez engager un professionnel chevronné des TI, bien que cela puisse certainement vous aider.

Un expert en technologie peut simplement être un bénévole ou un membre du personnel de votre organisation qui s'y connaît vraiment en technologie. Quel que soit votre expert résident, demandez-lui s'il serait prêt à prendre l'initiative d'aider votre organisation à trouver de nouveaux outils technologiques et à importer des données dans des formats numériques.

#2. Élaborez une stratégie

L'un des aspects les plus intéressants de la transition de votre association vers les outils numériques est que vous n'avez pas besoin de vous lancer tout de suite. En adoptant une approche graduelle, vous éviterez de submerger le personnel, les bénévoles et les donateurs. Alors, par où commencer ? 

Commencez par vos points sensibles. Dressez une liste des domaines dans lesquels vous aimeriez que votre organisation rationalise ses processus, et commencez par des "gains rapides" qui vous aideront à avancer. Cela peut concerner la gestion des donateurs, la collecte de fonds, les tombolas, etc. Quoi qu'il en soit, il existe toute une série d'outils pour les organisations à but non lucratif qui peuvent vous faciliter la vie.

Dans l'ensemble, vous voudrez élaborer un plan pour effectuer la transition complète des outils en ligne que vous souhaitez commencer à utiliser. Fixez-vous des objectifs et des échéances, comme le transfert de tous les paiements de dons en ligne d'ici un an. Quelle que soit votre décision, la fixation de petits objectifs digestes vous aidera à rendre la transition beaucoup plus facile à gérer.

#3. Former le personnel et les bénévoles

Afin de garantir une transition numérique réussie et sans heurts, assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans votre organisation sont sur la même longueur d'onde dès le premier jour. Vous devrez peut-être consacrer un peu plus de temps à l'éducation et à la formation de votre personnel et de vos bénévoles en matière de technologie, mais vous vous rendrez compte qu'il est beaucoup plus facile d'opérer le changement avec une compréhension et une adhésion totales.

Assurez-vous de prévoir du temps pour la formation et l'éducation avec votre expert en technologie. Vous pouvez organiser un atelier technique pour le personnel et les bénévoles afin que chacun puisse se familiariser avec les nouveaux outils avant leur mise en œuvre.

#4. Préparez vos donateurs

Si vous êtes inquiets à l'idée de commencer à utiliser la technologie pour la collecte de fonds et la billetterie de peur d'aliéner vos donateurs les moins férus de technologie, vous n'êtes pas seul. De nombreuses organisations à but non lucratif doivent faire un choix entre l'efficacité et la sécurité offertes par les outils numériques et le fait de ne pas vouloir faire tellement de changements par peur de perdre des donateurs. 

Dans l'esprit d'une démarche progressive, vous pouvez assurer une transition en douceur en introduisant graduellement de nouveaux systèmes de collecte de fonds et de billetterie. Vous pouvez commencer par un modèle hybride dans lequel vous introduisez les nouveaux outils tout en continuant...

Il y a tant de raisons de passer au numérique. Êtes-vous prêt à franchir le pas ?

Il y a tellement de raisons valables de commencer à utiliser la technologie pour les organisations à but non lucratif. La première et la plus évidente est le passage au zéro papier, qui présente des avantages immédiats pour l'environnement, notamment la réduction de l'utilisation du papier et des déchets.

De plus, en passant au numérique, vous pouvez stocker toutes les données relatives à vos donateurs dans un endroit sécurisé où elles sont accessibles aux utilisateurs autorisés. À long terme, cela facilite le transfert de connaissances entre le personnel et les bénévoles, et évite que les documents papier ne soient endommagés ou perdus en cas de catastrophe inattendue. 

Le passage au numérique peut être considéré comme un investissement à long terme visant à sécuriser les données de votre organisation à but non lucratif et à rendre les processus plus efficaces. Comme pour tous les investissements à long terme, il se peut que vous deviez consacrer un peu plus de temps et d'énergie au début, mais votre organisation en verra les bénéfices à long terme.