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Conseils et bonnes pratiques

Comment éviter les inscriptions de dernière minute à vos événements de collecte de fonds

26 juillet 2022
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Encouragez vos participants à acheter leurs billets à l’avance à votre prochain événement de charité

Nous sommes tous passés par là. Vous envoyez les invitations à votre événement de collecte de fonds des semaines - voire des mois - à l'avance.

*Crickets*

Puis, soudainement, quelques jours avant la date limite d'inscription, vous commencez à recevoir un raz-de-marée d'inscriptions.

Sauf que le jour de l'événement approche, et vous devez maintenant adapter votre stratégie à toutes les nouvelles inscriptions que vous avez reçues. 

Alors, comment éviter les inscriptions de dernière minute et encourager les participants à acheter leurs billets à l’avance ? Examinons quelques moyens d'encourager l'inscription rapide des participants afin que vous disposiez de plus de temps pour planifier votre événement.

La méthode "triple M" pour augmenter le nombre d'inscriptions aux événements à but non lucratif.

Lorsque vous essayez d'augmenter les inscriptions précoces à votre événement à but non lucratif, n'oubliez pas les trois "M" : Motiver, commercialiser et mentionner.

Motiver

Le premier “M”, “motiver”, signifie que vous devez trouver des façons de pousser vos participants à l’action. Et cela peut prendre différentes formes

En fonction du budget alloué à votre événement, vous pouvez offrir différents avantages aux "lève-tôt" pour récompenser une inscription rapide. Donner à vos participants l’impression qu’ils vont passer à côté de quelques chose peut être un bon appel à l’action, mais ça ne doit pas être quelque chose de trop important. L’objectif n’est pas de contrarier les gens au point qu’ils refusent de participer à votre événement.
Voici quelques exemples de petites incitations que vous pourriez offrir :

  • Ajustement des prix : Offrir des réductions pour les inscriptions anticipées peut inciter les participants à s'inscrire à votre événement bien avant la date limite. Essayez de prévoir une période de quelques jours à une semaine pendant laquelle les participants pourront bénéficier de réductions pour s'inscrire à l'avance. D'autre part, vous pouvez augmenter le prix des billets de l'événement à l'approche de la date limite d'inscription grâce à un logiciel de vente de billets en ligne. Cela pourrait créer un sentiment d'urgence qui inciterait les participants à vouloir économiser de l'argent en s'inscrivant à l'avance.
  • Avantages exclusifs : Offrez aux participants qui s'inscrivent tôt des incitations uniques, comme un petit cadeau, l'accès à une rencontre ou à un cocktail exclusif, selon le type d'événement que vous organisez.
  • Lancement en douceur pour les participants de retour : Si votre événement est récurrent, vous pouvez faire un lancement privé pour ceux qui ont déjà participé à l'événement. Le sentiment d'exclusivité peut motiver les anciens participants à inscrire l'événement à leur calendrier (puisqu'ils l'ont tellement apprécié la dernière fois !).

Marché

La seule façon de recruter de nouveaux participants et de les encourager à s'inscrire à votre événement est d'en faire la promotion. Le deuxième "M" signifie donc "marketing".

Il existe de nombreuses façons de promouvoir votre événement et, heureusement, beaucoup d'entre elles sont gratuites ou peu coûteuses. Voici quelques idées sur la façon de promouvoir votre prochain événement de collecte de fonds :

  • Les médias sociaux : Vous voudrez créer un plan de médias sociaux pour promouvoir votre événement. Ne vous inquiétez pas, cela n'a pas besoin d'être trop compliqué ! Assurez-vous simplement de prévoir des dates de publication avant l'événement. Voici quelques idées de contenu que vous pouvez publier : une première annonce de l'événement, une notification de la mise en vente des billets et des messages de compte à rebours dans les jours précédant l'événement.
  • Publicité ciblée : Votre organisation à but non lucratif peut faire passer le mot sur le prochain événement à des publics pertinents lorsqu'ils effectuent des recherches et utilisent les médias sociaux. Google Ads, par exemple, propose un programme de subvention pour la publicité en ligne de certains organismes à but non lucratif. 
  • Affiches : Imaginez que vous vous rendiez dans votre magasin d'articles de sport préféré et que vous voyiez une affiche annonçant une course de 5 km destinée à collecter des fonds. Comme vous avez déjà l'intention de vous entraîner, ne seriez-vous pas plus enclin à participer à la course de 5 km ? En accrochant des affiches dans des lieux locaux susceptibles d'intéresser vos participants potentiels, vous pourriez élargir votre champ d'action.

Mentionnez

Les gens ont souvent besoin de rappels amicaux lorsque vous essayez de les inciter à inscrire un événement sur leur calendrier. Le troisième "M", et non des moindres, est donc mentionner.

Mentionner votre événement par le biais d'un suivi est un excellent moyen de rappeler aux participants potentiels qu'ils doivent terminer leur inscription :

  • Le courrier postal : On dit que l'écriture de lettres est un art perdu. Avec toute la communication numérique disponible au bout de nos doigts, envoyer des lettres par courrier est un excellent moyen de se démarquer. Envoyez des rappels sur votre événement par courrier afin de couper court au fouillis numérique. Vos donateurs ne manqueront pas de remarquer le rappel de votre événement lorsqu'il apparaîtra dans leur boîte aux lettres, comme une invitation personnelle !
  • Appels téléphoniques : Dans le doute, prenez le téléphone et commencez à appeler les donateurs. En contactant les participants potentiels à l'événement par téléphone, vous pouvez adopter une approche plus personnalisée et leur parler en tête-à-tête. De plus, vous pouvez répondre directement à toutes les questions qu'ils peuvent se poser sur l'événement. Appeler un grand nombre de donateurs ne doit pas non plus s'avérer trop fastidieux. Vous pouvez consacrer une journée de votre temps à contacter tout le monde en même temps. Si vous consacrez deux minutes par appel en moyenne, vous pouvez potentiellement toucher jusqu'à 250 personnes.
  • Les courriels : Si vous manquez de temps et de ressources et que vous devez atteindre plusieurs participants potentiels à la fois, l'envoi de courriers électroniques peut être la meilleure solution. L'un des avantages de l'envoi de rappels par courrier électronique est que vous pouvez fournir un lien vers le calendrier de votre événement, de sorte que les participants puissent voir immédiatement si l'événement est compatible avec leur emploi du temps. Vous pouvez le faire avec Mailchimp ou une autre solution.

Que faire après l'événement 

Une fois l'événement terminé, vous pouvez prendre de l'avance sur la planification du prochain en envoyant des enquêtes post-événement. En demandant littéralement aux gens ce qu'ils veulent, vous pouvez obtenir des informations importantes qui vous aideront à apprendre au fur et à mesure.

Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser aux participants dans votre enquête post-événement :

  1. Comment avez-vous entendu parler de cet événement ?
  2. Dans quelle mesure seriez-vous susceptible de participer à cet événement à l'avenir ?
  3. Les bénévoles de l'événement ont-ils été utiles ?
  4. Quelle est la chose que nous pouvons améliorer ?
  5. Quelle a été votre plus grande leçon ou votre expérience préférée lors de l'événement ?
  6. Dans quelle mesure est-il probable que vous recommandiez cet événement à un ami ?
  7. Quelle est la probabilité que vous deveniez un donateur récurrent pour notre association ?

Essayez d'être ouvert à toutes sortes de réactions. En fin de compte, les connaissances que vous acquerrez vous permettront d'organiser des événements plus fréquentés à l'avenir - et cela signifie plus de dons pour votre cause !

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