Dans le premier webinaire Konect présenté en partenariat avec Una Buro et Phil, François de Kerret, cofondateur de Zeffy, évoque les moyens de faire face à l'annulation d'un événement en raison du COVID-19 ainsi que quelques bonnes tactiques de collecte de fonds pour la pandémie. Ces conseils sont basés sur l'expertise des organisations à but non lucratif qui utilisent les services de Zeffy.
Adapter vos événements caritatifs à la nouvelle norme COVID-19
L'organisation d'événements caritatifs ne va pas sans difficultés. Cependant, le COVID-19 est un défi auquel aucune organisation n'a pu se préparer. À l'heure actuelle, nous savons que tous les événements, du printemps à l'automne, ont été ou pourraient être touchés par la pandémie. Peu importe ce que vous faites pour adapter votre stratégie, vous devez tendre la main à votre communauté et garder la communication ouverte. Faites-leur savoir comment vous allez procéder pour les événements à venir. Seront-ils annulés, retardés, ou cela reste à déterminer ? Informez-les dès que possible et répondez à toutes leurs préoccupations.
Choisir la bonne stratégie
Report de votre événement caritatif
Le report de votre événement est une bonne option si l'événement est applicable à n'importe quel moment de l'année, ce qui signifie qu'il ne dépend pas de la météo, des autres événements que vous souhaitez organiser ou de tout autre facteur variable.
Maintenir votre événement caritatif
Surtout si votre événement est dans quelques mois, vous pouvez maintenir la date jusqu'à ce que vous ayez une meilleure idée de ce que sera la situation à cette date. Voici quelques conseils si vous décidez de conserver la même date :
- Fixez une date limite pour décider si l'événement aura lieu. De cette façon, il est clair pour vous et le reste de votre organisation qu'une décision sera prise ce jour-là. Cela vous permettra de continuer à vous préparer et donnera également des attentes à tous ceux qui dépendent de l'événement.
- Communiquez avec vos participants. Faites-leur savoir comment vous avancez dans le processus, ce que vous prévoyez et comment ils peuvent s'adapter.
- Donnez-leur la possibilité d'être remboursés. Il se peut que les participants ne veuillent pas assister à la conférence pour diverses raisons, vous devez donc vous montrer conciliant en cas d'annulation. Veillez à communiquer clairement que vous acceptez les annulations si vous choisissez de le faire.
Notre conseil : que vous mainteniez l'événement ou que vous le reportiez, vous pouvez remplacer l'inscription par une préinscription gratuite. Actuellement, les gens ne veulent pas payer quand ils ne savent pas si l'événement aura lieu. Cela donnera de la flexibilité à vos participants, mais permettra aussi de garder la date marquée dans leur calendrier.
Annulation de votre événement caritatif
Si vous devez annuler l'événement en raison du COVID-19, vous pouvez choisir parmi différentes options pour gérer la vente des billets :
- Convertissez les billets en dons. Par exemple, si vous annulez un gala dont les billets coûtent 200 $, proposez à vos invités de convertir le paiement en don et de fournir un reçu fiscal pour la valeur totale.
- Proposez un crédit pour un événement futur. De cette façon, vous conservez le financement et les invités peuvent se réjouir d'une entrée gratuite à votre futur événement.
- Annuler l'événement et rembourser le paiement.
Vous vous demandez peut-être quelle option est la meilleure pour votre organisation caritative. Découvrez-la en contactant les personnes qui étaient censées assister à votre événement. Appelez quelques participants clés pour savoir ce qu'ils pensent être le mieux et ce qu'ils préfèrent.
En général, 50 % des donateurs demanderont un remboursement, surtout les entreprises. Le bon côté des choses, c'est que l'autre moitié voudra convertir son billet en don !
Autres stratégies de lutte contre la pandémie pour votre organisation caritative
Il y a encore beaucoup de travail que vous pouvez faire dès maintenant, même si vos activités ont ralenti. Vous pouvez commencer à mettre en œuvre des moyens créatifs de collecte de fonds virtuels ou commencer à planifier l'avenir ! Voici quelques moyens de planifier à long terme.
Interagir avec vos donateurs
Avant de commencer à élaborer votre nouveau plan, vous devez faire des recherches sur ce que vous devez faire pendant cette période. Plus précisément, vous voulez savoir comment vos donateurs s'attendent à interagir avec votre organisation en ce moment. Pour le savoir, contactez directement 10 à 20 de vos plus grands donateurs. Prenez vraiment le temps de savoir comment ils se sentent et réagissent à la situation. Votre stratégie dépendra d'eux, vous devez donc le savoir avant de commencer à planifier de nouvelles activités de collecte de fonds. Par exemple, vous pourriez découvrir que vos donateurs ont plus de disponibilité et sont désireux de participer à votre organisme de bienfaisance en ligne. Vous saurez alors que vous pouvez vous concentrer sur les événements en ligne.
Commencez à penser à long terme
Vos activités se sont peut-être arrêtées parce que vous ne pouvez tout simplement pas faire votre programmation habituelle. C'est peut-être le moment de faire cette planification à long terme que vous avez toujours voulu faire, mais que vous n'avez jamais pu faire. Regardez 6 mois à 5 ans dans l'avenir. Où voulez-vous que votre organisation soit ? Combien de vies voulez-vous avoir touchées ? Une fois que vous avez une bonne idée de vos objectifs à long terme. Vous pouvez élaborer des étapes pour les atteindre progressivement. Il se peut que vous souhaitiez les ajuster :
#1 Votre stratégie de communication : vous pourriez y consacrer plus de temps ou commencer à utiliser une nouvelle technologie qui vous aidera à l'améliorer.
#2 Comment vous utilisez les données : analysez-vous le comportement des donateurs ? Ou qu'est-ce qui fait vraiment le succès de vos événements ? Prenez le temps de voir comment vous pouvez utiliser vos données pour obtenir de meilleurs résultats.
#3 Votre formulaire de don : Est-il le meilleur qu'il puisse être ? Recherchez les améliorations que vous pouvez apporter, par exemple :
- L'intégrer à votre site web
- Ajouter des explications claires et précises sur les raisons pour lesquelles les donateurs devraient donner (en utilisant des exemples avec des images et des chiffres !)
- Ajout d'un appel à l'action
- Remercier le donateur
Cela vous préparera pour les années à venir, de sorte que lorsque les choses recommenceront à aller mal, vous serez organisé et pourrez vous concentrer sur la remise en route.
Notre conseil : C'est peut-être aussi le moment idéal pour travailler avec des sociétés de conseil. Recherchez celles qui ont plus de temps et qui offrent des réductions pour les organisations à but non lucratif.
